Datenschutzerklärung & Datenschutz im Handwerk

Datenschutz im Handwerk: Wie Sie als Handwerksbetrieb die Herausforderungen der DSGVO erfolgreich meistern

Fachlich geprüft von: Rechtsanwalt Sören Siebert Rechtsanwalt Sören Siebert
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Das Wichtigste in Kürze

  • Verarbeiten Sie in Ihrem Handwerksbetrieb personenbezogene Daten, sind Sie als Inhaber in der Pflicht und müssen datenschutzrechtliche Vorkehrungen treffen.
  • Die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung gelten für alle Arten von Handwerksbetrieben.
  • Betreiben Sie eine Website für Ihren Handwerksbetrieb ohne Datenschutzerklärung, drohen Abmahnungen mit empfindlichen Bußgeldern.

Worum geht's?

Die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind für Handwerksbetriebe ein nicht nur lästiges, sondern auch unausweichliches Thema. Mit Inkrafttreten der DSGVO sind Handwerksunternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, in der Pflicht, das Datenschutzrecht in ihrem Handwerksbetrieb umzusetzen. Dies gilt unabhängig von der Größe Ihres Betriebs und der Mitarbeiterzahl. Wie Sie die Hürden der Bürokratie erfolgreich meistern und dem unterschätzten Thema Datenschutz im Handwerk gerecht werden, erfahren Sie im folgenden Artikel.

1. Was sind personenbezogene Daten und wann werden diese in einem Handwerksbetrieb verarbeitet?

Informationen, die einer bestimmten Person zugeordnet werden können, sind personenbezogene Daten. Zu den allgemeinen Personendaten zählen beispielsweise Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Im Handwerk kann zwischen internen und externen Personendaten unterschieden werden. Denn nicht nur bei der Annahme von Aufträgen von Kunden kommt es zu einer Erfassung und Speicherung von Daten, wie Name und Anschrift, in Ihrem Unternehmen. Die DSGVO Vorgaben gelten auch für Ihre Mitarbeiter. Deren Mitarbeiterdaten werden unter anderem im Rahmen der Personalverwaltung und Lohnabrechnung verarbeitet.

Beispiel: In Ihrem Handwerksbetrieb beschäftigen Sie fünf weitere Mitarbeiter. Zu Beginn der Tätigkeit haben Sie von diesen mittels Personalfragebogen Daten wie Anschrift, Krankenkasse und Steuernummer erhoben und auf dem PC gespeichert. Auch hier liegt eine Verarbeitung personenbezogener Daten vor, sodass die Vorschriften der DSGVO Anwendung finden.

Weitere Beispiele sowie eine Abgrenzung zu nicht personenbezogenen Daten finden Sie in unserem Artikel “Was sind personenbezogene Daten”.

2. Wann brauchen Handwerksunternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

Einen Datenschutzbeauftragten müssen Sie in Ihrem Betrieb benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Wenn die Verarbeitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegt, müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten unabhängig von der befassten Personenanzahl benennen.

Beispiel: In Ihrem Handwerksunternehmen beschäftigen Sie 22 MitarbeiterInnen in der Personal- und Kundenverwaltung. Fünf der Beschäftigten arbeiten in einem Teilzeitverhältnis. Da auch Teilzeitangestellte zu den mit Verarbeitungstätigkeiten befassten Personen zählen, brauchen Sie in diesem Fall einen Datenschutzbeauftragten.

3. Datenschutz für Handwerksbetriebe: Was ist eine Datenschutzerklärung und warum brauche ich sie?

In Zeiten der Digitalisierung hat die DSGVO im Handwerk an Bedeutung gewonnen. Der Umgang mit Kundendaten und der Betrieb einer Website bringen zusätzliche Bürokratie in die Betriebe. Wie Sie die Anforderungen des Datenschutzes erfüllen und welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten, erfahren Sie jetzt.

Die DSGVO sieht Informationspflichten beim Umgang mit personenbezogenen Daten vor. Erfolgt eine Datenverarbeitung, sind die betroffenen Personen über Zweck, Rechtsgrundlage und Dauer der Verarbeitung zu informieren. Betreibt Ihr Unternehmen eine Website, sind diese Informationen zwingend in einer Datenschutzerklärung bereitzustellen.

Nach der Datenschutzgrundverordnung sind Website-Betreiber verpflichtet, eine Datenschutzerklärung bereitzustellen. Betreibt Ihr Handwerksbetrieb eine Website, so sind auch Sie in der Pflicht, aktuelle DSGVO Vorgaben umzusetzen. Tun Sie dies nicht, drohen Bußgelder und Abmahnungen.

Sören Siebert
Sören SiebertRechtsanwalt

In Ihrer Datenschutzerklärung müssen Sie neben dem Grund für die Verarbeitung auch über die Weiterverarbeitung, sowie über die Speicherung und Löschung von Daten aufklären. In unserem Artikel “Datenschutzerklärung - Was sind die wichtigsten Inhalte” haben wir Ihnen noch mehr Informationen zu den Inhalten einer rechtskonformen Datenschutzerklärung zusammengestellt.

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4. Welche Besonderheiten muss ich bei einer Datenschutzerklärung für Handwerksbetriebe beachten?

Die Datenschutzerklärung sollte sämtliche Verarbeitungstätigkeiten in Ihrem Betrieb erfassen.

Beispiel: Interessenten können über das Kontaktformular auf Ihrer Webseite mit Ihrem Betrieb in Kontakt treten. Werden Name und E-Mail- Adresse mit dem Formular übermittelt, handelt es sich um eine Datenverarbeitung. Auch diese Verarbeitungstätigkeit muss in Ihrer Datenschutzerklärung aufgeführt werden.

WICHTIG

Stellen Sie auf der Webseite Ihres Handwerksbetriebs ein Kontaktformular zur Verfügung, sollten Sie diesem einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung beifügen.

5. Wo muss die Datenschutzerklärung auf der Webseite eingebunden werden?

Informationen zum Datenschutz müssen ständig einsehbar, gut verständlich und leicht erreichbar zur Verfügung gestellt werden. Eine Datenschutzerklärung ist dann leicht erreichbar, wenn sie per Link von jeder Unterseite Ihrer Webseite ohne Suchen erreicht werden kann. Der Link muss eindeutig beschriftet sein und darf nicht von anderen visuellen Elementen verdeckt werden.

AUFGEPASST

Nach der Zwei-Klick-Rechtsprechung sollte eine Datenschutzerklärung jederzeit mit maximal zwei Klicks erreichbar sein.

Gängige Praxis ist eine Verlinkung der Datenschutzerklärung im Footer der Webseite neben dem Link zum Impressum.

erecht24 datenschutzerklaerung

6. Handwerksbetriebe in der Pflicht: Datenschutzerklärung per Muster oder Generator?

Begibt man sich im Internet auf die Suche nach Informationen zum Thema Datenschutz und Einhaltung von DSGVO-Vorgaben, so wird man schnell fündig. Zahlreiche Websites bieten Vorlagen für die Erstellung einer Datenschutzerklärung an. Aber sollten diese einfach ungeprüft übernommen werden? Nein, denn nicht nur fehlende, sondern auch fehlerhafte Datenschutzerklärungen können zu Bußgeldern und Abmahnungen führen. Vorlagen laden regelmäßig dazu ein, diese mit den eigenen Daten auszufüllen und unpassende Passagen zu löschen. Dieses Vorgehen ist besonders fehleranfällig, da Verarbeitungstätigkeiten von Betrieb zu Betrieb variieren. Daher sollten Sie beim Thema Datenschutz auf den richtigen Ansprechpartner setzen.

Wir von eRecht24 ermöglichen Ihnen mit unserem kostenlosen Datenschutz Generator die Erstellung einer Datenschutzerklärung im Handumdrehen.

Denn Datenschutzverletzungen können nicht nur ein teures Nachspiel haben, sondern auch einen Imageschaden für Ihr Unternehmen bedeuten.

Unser Datenschutz Generator wird ständig an rechtliche Entwicklungen angepasst, sodass sich Ihre Datenschutzerklärung auf aktuellstem Stand befindet. Anders als bei einer Vorlage können Sie bei einem Generator durch das Auswählen einzelner Inhalte die Datenschutzerklärung speziell auf Ihr Unternehmen und die durchgeführten Datenverarbeitungen ausrichten.

Die mit dem Datenschutz Generator erstellte Datenschutzerklärung wird Ihnen als pdf und als html Quellcode zur Verfügung gestellt.

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LESE-TIPP

Weitere Informationen zu den Anwendungen und Tools, die der Generator erfasst, finden Sie in unserem Artikel “Datenschutzerklärung erstellen - Generator vs. Mustervorlagen”.

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7. Datenschutz: Handwerksbetriebe und Social Media

Social Media Plattformen dienen heutzutage nicht nur der Kommunikation, sondern auch der Darstellung von Leistungen und der Verbreitung von Angeboten. Dass für Social Media Auftritte rechtliche Vorgaben gelten, ist an vielen Nutzern nicht vorbei gegangen. Aber welche Vorgaben gelten für Betriebe und kann die Datenschutzerklärung auf der Unternehmenswebsite nicht auch für den Social Media Auftritt genutzt werden?

Auch hier gilt, dass die Datenschutzerklärung speziell an den Social Media Auftritt angepasst werden muss. Die Datenschutzerklärung Ihrer Unternehmenswebsite ist dafür nicht ausreichend.

Im eRecht24 Premium Bereich können Sie mit unserem Projektmanager schnell und einfach eine umfangreiche Datenschutzerklärung für Ihren Social Media Auftritt erstellen.

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8. FAQ: Weitere Fragen zum Thema Datenschutz im Handwerk

1. Was muss ich zum Thema Datenschutz im Handwerk noch beachten?

Die Datenschutzgrundverordnung sieht für Unternehmen wie Handwerksbetriebe die Pflicht zum Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses vor. Dieses müssen Sie auf Anfrage den Aufsichtsbehörden vorlegen. Das Verzeichnis soll Transparenz- und Informationspflichten erfüllen.

Weiterhin besteht die Verpflichtung, mit externen Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge abzuschließen.

2. Wann brauche ich eine Einwilligung zur Datenverarbeitung und wann nicht?

Die DSGVO fordert für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten eine rechtliche Grundlage. Verarbeitungstätigkeiten sind unter anderem dann zulässig, wenn

  • die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages notwendig ist,
  • die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist,
  • die betroffene Person in die Verarbeitung eingewilligt hat.

Beispiel: Ihr Handwerksbetrieb erhält für die Durchführung eines Auftrages Anschrift und E-Mail Adresse eines Kunden. Diese werden unter anderem für Terminplanung und Rechnungserstellung in Ihre Systeme eingetragen. 

Für diese Art der Datenverarbeitung brauchen Sie keine Einwilligung des Kunden, da die Verarbeitung zur Durchführung des Auftrages erforderlich ist. 

Wollen Sie dem Kunden im Rahmen einer Rabattaktion Angebote per E-Mail zukommen lassen, müssen Sie zuerst eine Einwilligung des Kunden einholen.

Das sollten Sie jetzt tun:

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Katharina Steinröder
Katharina Steinröder
Volljuristin

Katharina Steinröder unterstützt seit 2023 das eRecht24 Redaktionsteam als Volljuristin. Als Legal Writerin ist sie für die webgerechte Aufbereitung von juristischen Sachverhalten verantwortlich. Hierbei steht für sie die verständliche und praxisnahe Darstellung im Vordergrund.

Rechtsanwalt Sören Siebert
Sören Siebert
Rechtsanwalt und Gründer von eRecht24

Rechtsanwalt Sören Siebert ist Gründer von eRecht24 und Inhaber der Kanzlei Siebert Lexow. Mit 20 Jahren Erfahrung im Internetrecht, Datenschutz und ECommerce sowie mit mehr als 10.000 veröffentlichten Beiträgen und Artikeln weist Rechtsanwalt Sören Siebert nicht nur hervorragende Fach-Expertise vor, sondern hat auch das richtige Gespür für seine Leser, Mandanten, Kunden und Partner, wenn es um rechtssichere Lösungen im Online-Marketing und B2B / B2C Dienstleistungen sowie Online-Shops geht. Neben den zahlreichen Beiträgen auf eRecht24.de hat Sören Siebert u.a. auch diverse Ebooks und Ratgeber zum Thema Internetrecht publiziert und weiß ganz genau, worauf es Unternehmern, Agenturen und Webdesignern im täglichen Business mit Kunden ankommt: Komplexe rechtliche Vorgaben leicht verständlich und mit praktischer Handlungsanleitung für rechtssichere Webseiten umsetzen.


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