Worum geht's?
Die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind für Handwerksbetriebe ein nicht nur lästiges, sondern auch unausweichliches Thema. Mit Inkrafttreten der DSGVO sind Handwerksunternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, in der Pflicht, das Datenschutzrecht in ihrem Handwerksbetrieb umzusetzen. Dies gilt unabhängig von der Größe Ihres Betriebs und der Mitarbeiterzahl. Wie Sie die Hürden der Bürokratie erfolgreich meistern und dem unterschätzten Thema Datenschutz im Handwerk gerecht werden, erfahren Sie im folgenden Artikel.
1. Was sind personenbezogene Daten und wann werden diese in einem Handwerksbetrieb verarbeitet?
Informationen, die einer bestimmten Person zugeordnet werden können, sind personenbezogene Daten. Zu den allgemeinen Personendaten zählen beispielsweise Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Im Handwerk kann zwischen internen und externen Personendaten unterschieden werden. Denn nicht nur bei der Annahme von Aufträgen von Kunden kommt es zu einer Erfassung und Speicherung von Daten, wie Name und Anschrift, in Ihrem Unternehmen. Die DSGVO Vorgaben gelten auch für Ihre Mitarbeiter. Deren Mitarbeiterdaten werden unter anderem im Rahmen der Personalverwaltung und Lohnabrechnung verarbeitet.
Beispiel: In Ihrem Handwerksbetrieb beschäftigen Sie fünf weitere Mitarbeiter. Zu Beginn der Tätigkeit haben Sie von diesen mittels Personalfragebogen Daten wie Anschrift, Krankenkasse und Steuernummer erhoben und auf dem PC gespeichert. Auch hier liegt eine Verarbeitung personenbezogener Daten vor, sodass die Vorschriften der DSGVO Anwendung finden.
Weitere Beispiele sowie eine Abgrenzung zu nicht personenbezogenen Daten finden Sie in unserem Artikel “Was sind personenbezogene Daten”.
2. Wann brauchen Handwerksunternehmen einen Datenschutzbeauftragten?
Einen Datenschutzbeauftragten müssen Sie in Ihrem Betrieb benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Wenn die Verarbeitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegt, müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten unabhängig von der befassten Personenanzahl benennen.
Beispiel: In Ihrem Handwerksunternehmen beschäftigen Sie 22 MitarbeiterInnen in der Personal- und Kundenverwaltung. Fünf der Beschäftigten arbeiten in einem Teilzeitverhältnis. Da auch Teilzeitangestellte zu den mit Verarbeitungstätigkeiten befassten Personen zählen, brauchen Sie in diesem Fall einen Datenschutzbeauftragten.
3. Datenschutz für Handwerksbetriebe: Was ist eine Datenschutzerklärung und warum brauche ich sie?
In Zeiten der Digitalisierung hat die DSGVO im Handwerk an Bedeutung gewonnen. Der Umgang mit Kundendaten und der Betrieb einer Website bringen zusätzliche Bürokratie in die Betriebe. Wie Sie die Anforderungen des Datenschutzes erfüllen und welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten, erfahren Sie jetzt.
Die DSGVO sieht Informationspflichten beim Umgang mit personenbezogenen Daten vor. Erfolgt eine Datenverarbeitung, sind die betroffenen Personen über Zweck, Rechtsgrundlage und Dauer der Verarbeitung zu informieren. Betreibt Ihr Unternehmen eine Website, sind diese Informationen zwingend in einer Datenschutzerklärung bereitzustellen.
Nach der Datenschutzgrundverordnung sind Website-Betreiber verpflichtet, eine Datenschutzerklärung bereitzustellen. Betreibt Ihr Handwerksbetrieb eine Website, so sind auch Sie in der Pflicht, aktuelle DSGVO Vorgaben umzusetzen. Tun Sie dies nicht, drohen Bußgelder und Abmahnungen.
In Ihrer Datenschutzerklärung müssen Sie neben dem Grund für die Verarbeitung auch über die Weiterverarbeitung, sowie über die Speicherung und Löschung von Daten aufklären. In unserem Artikel “Datenschutzerklärung - Was sind die wichtigsten Inhalte” haben wir Ihnen noch mehr Informationen zu den Inhalten einer rechtskonformen Datenschutzerklärung zusammengestellt.
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4. Welche Besonderheiten muss ich bei einer Datenschutzerklärung für Handwerksbetriebe beachten?
Die Datenschutzerklärung sollte sämtliche Verarbeitungstätigkeiten in Ihrem Betrieb erfassen.
Beispiel: Interessenten können über das Kontaktformular auf Ihrer Webseite mit Ihrem Betrieb in Kontakt treten. Werden Name und E-Mail- Adresse mit dem Formular übermittelt, handelt es sich um eine Datenverarbeitung. Auch diese Verarbeitungstätigkeit muss in Ihrer Datenschutzerklärung aufgeführt werden.
WICHTIG
Stellen Sie auf der Webseite Ihres Handwerksbetriebs ein Kontaktformular zur Verfügung, sollten Sie diesem einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung beifügen.
5. Wo muss die Datenschutzerklärung auf der Webseite eingebunden werden?
Informationen zum Datenschutz müssen ständig einsehbar, gut verständlich und leicht erreichbar zur Verfügung gestellt werden. Eine Datenschutzerklärung ist dann leicht erreichbar, wenn sie per Link von jeder Unterseite Ihrer Webseite ohne Suchen erreicht werden kann. Der Link muss eindeutig beschriftet sein und darf nicht von anderen visuellen Elementen verdeckt werden.
AUFGEPASST
Nach der Zwei-Klick-Rechtsprechung sollte eine Datenschutzerklärung jederzeit mit maximal zwei Klicks erreichbar sein.
Gängige Praxis ist eine Verlinkung der Datenschutzerklärung im Footer der Webseite neben dem Link zum Impressum.
6. Handwerksbetriebe in der Pflicht: Datenschutzerklärung per Muster oder Generator?
Begibt man sich im Internet auf die Suche nach Informationen zum Thema Datenschutz und Einhaltung von DSGVO-Vorgaben, so wird man schnell fündig. Zahlreiche Websites bieten Vorlagen für die Erstellung einer Datenschutzerklärung an. Aber sollten diese einfach ungeprüft übernommen werden? Nein, denn nicht nur fehlende, sondern auch fehlerhafte Datenschutzerklärungen können zu Bußgeldern und Abmahnungen führen. Vorlagen laden regelmäßig dazu ein, diese mit den eigenen Daten auszufüllen und unpassende Passagen zu löschen. Dieses Vorgehen ist besonders fehleranfällig, da Verarbeitungstätigkeiten von Betrieb zu Betrieb variieren. Daher sollten Sie beim Thema Datenschutz auf den richtigen Ansprechpartner setzen.
Wir von eRecht24 ermöglichen Ihnen mit unserem kostenlosen Datenschutz Generator die Erstellung einer Datenschutzerklärung im Handumdrehen.
Denn Datenschutzverletzungen können nicht nur ein teures Nachspiel haben, sondern auch einen Imageschaden für Ihr Unternehmen bedeuten.
Unser Datenschutz Generator wird ständig an rechtliche Entwicklungen angepasst, sodass sich Ihre Datenschutzerklärung auf aktuellstem Stand befindet. Anders als bei einer Vorlage können Sie bei einem Generator durch das Auswählen einzelner Inhalte die Datenschutzerklärung speziell auf Ihr Unternehmen und die durchgeführten Datenverarbeitungen ausrichten.
Die mit dem Datenschutz Generator erstellte Datenschutzerklärung wird Ihnen als pdf und als html Quellcode zur Verfügung gestellt.
LESE-TIPP
Weitere Informationen zu den Anwendungen und Tools, die der Generator erfasst, finden Sie in unserem Artikel “Datenschutzerklärung erstellen - Generator vs. Mustervorlagen”.
7. Datenschutz: Handwerksbetriebe und Social Media
Social Media Plattformen dienen heutzutage nicht nur der Kommunikation, sondern auch der Darstellung von Leistungen und der Verbreitung von Angeboten. Dass für Social Media Auftritte rechtliche Vorgaben gelten, ist an vielen Nutzern nicht vorbei gegangen. Aber welche Vorgaben gelten für Betriebe und kann die Datenschutzerklärung auf der Unternehmenswebsite nicht auch für den Social Media Auftritt genutzt werden?
Auch hier gilt, dass die Datenschutzerklärung speziell an den Social Media Auftritt angepasst werden muss. Die Datenschutzerklärung Ihrer Unternehmenswebsite ist dafür nicht ausreichend.
Im eRecht24 Premium Bereich können Sie mit unserem Projektmanager schnell und einfach eine umfangreiche Datenschutzerklärung für Ihren Social Media Auftritt erstellen.
8. FAQ: Weitere Fragen zum Thema Datenschutz im Handwerk
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