E-Mail-Signatur - geschäftlich Mails verschicken

Geschäftliche E-Mails: Signatur, Impressum und DSGVO-Pflichtangaben

Fachlich geprüft von: Rechtsanwältin Annika Haucke Rechtsanwältin Annika Haucke
(117 Bewertungen, 3.86 von 5)

Das Wichtigste in Kürze

  • Bei Kontaktanfragen per Mail müssen Sie den Anfragenden informieren, wie Sie seine personenbezogenen Daten verarbeiten – ein Verweis auf die Datenschutzerklärung reicht nicht aus.
  • Ein E-Mail-Impressum müssen Sie nur im geschäftlichen E-Mail-Verkehr einfügen.
  • Enthalten Ihre geschäftlichen E-Mails nicht die erforderlichen Informationen, kann das Registergericht ein Zwangsgeld von maximal 5.000 Euro festsetzen.

Worum geht's?

Müssen E-Mails eine Signatur enthalten? Gehört ein Impressum zwingend in geschäftliche E-Mails? Schreibt die DSGVO bestimmte Pflichtangaben in einer Nachricht vor? Drohen hier teure Bußgelder oder Abmahnungen, wenn diese Vorgaben nicht eingehalten werden? Wir erklären, was Sie zum Thema E-Mail-Signatur und DSGVO wissen müssen.

 

1. Impressum, Signatur und Erstkontakt nach der DSGVO bei E-Mails

Formal gelten E-Mails seit 2007 als Geschäftsbriefe. Daher müssen auch geschäftliche Mails Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören: Angaben zum Versender der Mail, der Firma von der die E-Mail stammt,  Vertrauchlichkeits-Disclaimer oder Ausführungen zur DSGVO.

Oft finden sich diese Hinweise unterhalb der E-Mail mit verschiedenen weiteren Angaben wie die Unternehmensform, die Anschrift und der Unternehmenssitz. Außerdem sind oft Kontaktdaten wie E-Mail und Telefon enthalten. Wollen Sie eine E-Mail-Signatur erstellen, kann unser Beispiel als Muster dienen.

Beispiel einer E-Mail-Signatur:

 

mail signatur

Wozu dient eine solche E-Mail-Signatur?

Die Signatur am Ende der E-Mail erleichtert die Kontaktaufnahme. Deutsche Firmen gingen in den 90er Jahren dazu über, an das Ende ihrer E-Mails ihre Anschrift sowie die Telefon- und Faxnummer zu setzen. Mit zunehmendem E-Mail-Verkehr verankerte der Gesetzgeber für bestimmte Unternehmensformen eine dahingehende Pflicht.

Eine E-Mail-Signatur ist also nichts anderes als ein abgetrennter Bereich unterhalb der eigentlichen E-Mail. Die Signatur enthält oft auch ein Impressum. Dieses ist auch auf der Website von Unternehmen enthalten. Ein E-Mail-Impressum enthält weitergehende Angaben - der Umfang richtet sich nach verschiedenen Faktoren wie der Rechtsform des Unternehmens.

Beispiel eines E-Mail-Impressums:

mail impressum
Kontaktiert Sie ein Nutzer per E-Mail, sollten Sie bei einem Erstkontakt in der Antwort-E-Mail darstellen, wie Sie mit den personenbezogenen Daten des Anfragenden umgehen.

Auszug aus den Pflichtinformationen:

pflichtinfo
In den nachfolgenden Ausführungen klären wir Sie darüber auf, welche Pflichtinformationen Sie bei einem Erstkontakt mit einem Nutzer aufführen müssen. Sie erfahren auch, welche Angaben in eine E-Mail-Signatur und in ein E-Mail-Impressum gehören.

2. Pflichtinformationen nach der DSGVO

Seitenbetreiber und Firmen müssen ihre E-Mail-Kommunikation datenschutzrechtlich absichern. Das schreibt die DSGVO vor. Nimmt ein Nutzer Kontakt zu Ihnen auf, müssen Sie ihm in der Antwort-E-Mail mitteilen, wie Sie seine personenbezogenen Daten verarbeiten. Passen Sie hier zusätzlich Ihre Datenschutzerklärung auf der Webseite an und nehmen Sie einen Passus zur E-Mail-Kommunikation auf.

Achtung: Es reicht nicht aus, wenn Sie in der E-Mail auf die Datenschutzerklärung Ihrer Website verweisen.

Sie müssen dem Anfragenden bei einem Erstkontakt per E-Mail verschiedene Pflichtinformationen nach DSGVO zur Verfügung stellen. Sie teilen dem Nutzer mit, dass Sie personenbezogene Daten nur verarbeiten, soweit Sie ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der Daten haben, dies für die Erfüllung eines Vertrags notwendig ist oder der Nutzer in die Datenverarbeitung einwilligte. Außerdem müssen Sie dem Nutzer weitere Informationen mitteilen.

Jetzt informieren

Praxis-Tipp:

Einen Generator für das schnelle Erstellen der DSGVO Pflichtangaben in E-Mails finden Sie in eRecht24 Premium:

Jetzt informieren

3. E-Mail-Impressum: Was ist hier verpflichtend?

Am 1. Januar 2007 trat das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) in Kraft. Dieses fasste die Impressumspflicht neu. Selbstständige, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen nun bei Geschäftsbriefen formale Anforderungen beachten. Die EU-Richtlinie 2003/58/EG beinhaltet die Formulierung „gleichviel welcher Form“: Damit berücksichtigt sie die wachsende Bedeutung moderner Kommunikationsmittel. Ihre E-Mails müssen demzufolge also auch ein Impressum enthalten.

a) E-Mail-Impressum: Nur im Geschäftsverkehr notwendig?

Ein E-Mail-Impressum müssen Sie nur im geschäftlichen E-Mail-Verkehr einfügen. Es muss sich also um einen „Geschäftsbrief“ bzw. eine „geschäftsmäßige E-Mail“ handeln. Eine solche E-Mail liegt vor, wenn:

  • es sich um eine - nach außen gerichtete - schriftliche Mitteilung handelt,
  • und die Mitteilung einen geschäftsbezogenen Inhalt hat.

Eine „geschäftsmäßige E-Mail“ liegt vor, wenn Sie die E-Mail an einen oder mehrere Empfänger richten. Es reicht aus, wenn die E-Mail sich an einen Geschäftspartner richtet oder eine Angebotskalkulation beinhaltet. Es liegt keine „geschäftsmäßige E-Mail“ vor, wenn:

  • die Kommunikation unternehmensintern erfolgt,
  • oder sich die E-Mail an einen unbestimmten Personenkreis richtet (anonyme Werbung oder Lieferscheine).

Sie müssen weder eine Signatur noch ein Impressum führen, wenn bereits eine Geschäftsbeziehung besteht: Hier kennen sich Absender und Empfänger der E-Mail ohnehin. Die E-Mail-Pflichtangaben in der Signatur wären dann eine entbehrliche Wiederholung bekannter Kontaktdaten.

b) Gelten für alle Selbstständigen die gleichen Anforderungen?

Die Anforderungen an ein E-Mail-Impressum richten sich danach, ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht. Bei den folgenden Gesellschaftsformen bestehen für das E-Mail-Impressum rechtliche Anforderungen:

  • Einzelunternehmer, die in das Handelsregister eingetragen sind
  • Offene Handelsgesellschaft (OHG)
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG)
  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Genossenschaft (Gen)

Manchmal schreibt die jeweilige Berufsordnung vor, dass Sie ein E-Mail-Impressum für die Firma einrichten müssen.

c) Pflichtangaben: Was gilt für die jeweiligen Unternehmen?

Das E-Mail-Impressum einer GmbH gleicht der einer Unternehmergesellschaft. Ein Rechtsanwalt benötigt lediglich eine ladungsfähige Anschrift, während Einzelkaufleute ihren Rechtsformzusatz angeben müssen. Es kommt also immer darauf an, was für eine Rechtsform vorliegt.

Unsere folgende Tabelle bietet Ihnen einen Überblick:

Rechtsform

Paragraph

Angaben für die E-Mail-Signatur

Einzelkaufleute

§ 37a I HGB

  • Firmenangabe wie Eintragung im Handelsregister
  • Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“ (oder „e. K.“)
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer

GmbH & UG

§ 35a GmbHG

  • Firma
  • Rechtsform der Gesellschaft
  • Sitz
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
  • Geschäftsführer mit Vor- und Nachnamen
  • Aufsichtsratsvorsitzender, falls vorhanden
  • Freiwillig: Angaben über das Gesellschaftskapital (nur in Verbindung mit Stammkapital)*

OHG & KG

§§ 125a, 177a HGB

  • Firma
  • Rechtsform
  • Sitz
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer

AG

§ 80 AktG

  • Firma
  • Rechtsform
  • Sitz
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
  • Vorstandsmitglieder (inkl. Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden)
  • freiwillig: Angaben über das Gesellschaftskapital (nur in Verbindung mit Stammkapital)*

Genossenschaft

§ 25a GenG

  • Firma
  • Rechtsform
  • Sitz
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
  • Vorstandsmitglieder (inkl. Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden)

*bei nicht vollständig eingezahlten Geldeinlagen, ausstehenden Gesamtbetrag der Einlagen angeben

Achtung: Für Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag gibt es keine Pflicht, eine E-Mail-Signatur zu führen. Wir raten Ihnen dazu, dass Sie Ihre E-Mails dennoch mit einer ladungsfähigen Anschrift versehen. Manche Berufsordnungen verpflichten Freiberufler dahingehend. Viele Geschäftspartner betrachten den Namen und die Anschrift des Gewerbetreibenden bei E-Mails ohnehin als selbstverständlich.

4. E-Mail: Wie bauen Sie Signatur und Impressum grafisch auf?

Wie Sie die Pflichtangaben in eine E-Mail einbringen, bleibt prinzipiell Ihnen selbst überlassen. Die meisten Gewerbetreibenden greifen auf vorformulierte Signaturen zurück. Diese sind empfehlenswert, weil Sie die Pflichtangaben dann nicht vergessen. Bringen Sie die Pflichtangaben direkt in die E-Mail ein. Verlinken Sie nicht auf Ihre Unternehmenswebseite – eine Verlinkung reicht nicht aus.

Achten Sie darauf, dass sich die Pflichtangaben vom Rest der E-Mail absetzen. Verstecken Sie die Pflichtangaben nicht im „Kleingedruckten“. Die Angaben in einer geschäftsmäßigen E-Mail dienen dazu, dass das Gegenüber Sie identifizieren kann. Deshalb sind weitere Informationen wie die Adresse der Webseite, E-Mail-Adresse, Fax und Telefonnummer nicht erforderlich. Gleiches gilt für die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Es handelt sich hier um rein freiwillige Angaben.

Sören Siebert
Sören SiebertRechtsanwalt

5. Pflichtangaben in einer E-Mail: Welche Strafen drohen?

Ihre E-Mails enthalten nicht die erforderlichen Informationen? Dann drohen Ihnen verschiedene Sanktionen. Das Registergericht könnte ein Zwangsgeld gegen Sie festsetzen. Nach § 14 HGB beträgt das Zwangsgeld maximal 5.000 Euro. Die tatsächliche Höhe legt das Registergericht nach eigenem Ermessen fest. Bei Zuwiderhandlung setzt das Registergericht das Zwangsgeld wiederholt fest. Wesentlich kostenintensiver ist es, wenn ein Mitbewerber Sie abmahnt. Wehren Sie sich mit einem Rechtsanwalt gegen unrechtmäßige Abmahnungen.

6. Checkliste

Sie möchten Ihre geschäftsmäßigen E-Mails abmahnsicher gestalten?
Dann beachten Sie die folgenden Punkte:
  • Nutzen Sie bei geschäftlichen E-Mails eine Signatur.
  • Binden Sie die Angaben zu Ihrem Unternehmen (Impressum) ein. Nutzen Sie dafür einfach unseren Impressum-Generator.
  • Fügen Sie nach einem Erstkontakt per E-Mail die Pflichtinformationen nach der DSGVO ein. Dafür können Sie den DSGVO-E-Mail Generator von eRecht24 Premium nutzen.

Nutzen Sie auch den eRecht24 Projekt Planer auf eRecht24 Premium, um Ihr Webprojekt rechtssicher zu halten.

Sören Siebert
Sören SiebertRechtsanwalt

  

7.  Die 6 wichtigsten Fragen zur E-Mail-Signatur nach der DSGVO:

Müssen Sie geschäftsmäßige E-Mails verschlüsseln?

Nein, eine generelle Verschlüsselungspflicht für alle E-Mails sieht die DSGVO nicht vor.

E-Mail-Signatur: Sieht die DSGVO Pflichtangaben für Unternehmer vor?

Nein, die DSGVO regelt keine spezielle "Impressumspflicht" in für E-Mail-Signaturen. Aber indirekt gibt es eine solche Pflicht über das Handelsrecht. Deshalb empfehlen wir, bei geschäftlicher Kommunikation ein Impressum in E-Mails aufzunehmen.

Welche Angaben gehören in ein E-Mail-Impressum/ eine E-Mail Signatur?

Die Angaben richten sich nach Ihrer Rechtsform und Ihrer Tätigkeit. Sie sollten den Angaben im Impressum Ihrer Webseite entsprechen. Nutzen Sie dafür einfach unseren Impressum-Generator.

Wie gestalten Sie die Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur?

Fertigen Sie die E-Mail-Signatur vor und hängen Sie diese über die entsprechende Funktion automatisch an jede E-Mail an. Grenzen Sie die E-Mail-Signatur vom Rest der E-Mail ab und achten Sie auf leicht auffindbare und gut leserliche Angaben.

Drohen Abmahnungen durch Mitbewerber?

Dies ist durchaus möglich, aber an bestimmte Voraussetzungen gebunden. Viele Abmahnungen sind unzulässig. Überprüfen Sie Abmahnungen gemeinsam mit einem Rechtsanwalt auf ihre Rechtmäßigkeit.

Sind Strafen möglich?

Das Registergericht kann bei fehlenden Pflichtangaben eine Geldstrafe in Höhe von bis zu 5.000 Euro verhängen.

Rechtsanwalt Sören Siebert
Sören Siebert
Rechtsanwalt und Gründer von eRecht24

Rechtsanwalt Sören Siebert ist Gründer von eRecht24 und Inhaber der Kanzlei Siebert Lexow. Mit 20 Jahren Erfahrung im Internetrecht, Datenschutz und ECommerce sowie mit mehr als 10.000 veröffentlichten Beiträgen und Artikeln weist Rechtsanwalt Sören Siebert nicht nur hervorragende Fach-Expertise vor, sondern hat auch das richtige Gespür für seine Leser, Mandanten, Kunden und Partner, wenn es um rechtssichere Lösungen im Online-Marketing und B2B / B2C Dienstleistungen sowie Online-Shops geht. Neben den zahlreichen Beiträgen auf eRecht24.de hat Sören Siebert u.a. auch diverse Ebooks und Ratgeber zum Thema Internetrecht publiziert und weiß ganz genau, worauf es Unternehmern, Agenturen und Webdesignern im täglichen Business mit Kunden ankommt: Komplexe rechtliche Vorgaben leicht verständlich und mit praktischer Handlungsanleitung für rechtssichere Webseiten umsetzen.

Rechtsanwältin Annika Haucke
Annika Haucke
Rechtsanwältin

Annika Haucke ist Rechtsanwältin und Journalistin (Freie Journalistenschule). Als Fachredakteurin von eRecht24 bereitet sie Beiträge verständlich auf und gibt praxisnahe Handlungsempfehlungen. Rechtsanwältin Haucke ist auf Medienrecht spezialisiert und hat darüber hinaus mehrjährige redaktionelle Erfahrung in weiteren Rechtsgebieten, z.B. Steuer-und Medizinrecht. Seit 2013 veröffentlichte sie eine Vielzahl von Artikeln und Ratgebern, u. a. bei Stiftung Warentest, Tagesspiegel Background und Computerwoche.

Frank Stephan
Nachdem ich mir sämtliche Kommentare durchgelesen habe… bin ich weniger schlau als am Anfang dieses Artikels.
Reicht es nun, in der Signatur auf meine Datenschutzerkl ärung auf der Webseite zu verlinken, wo alles-alles-alles drin steht oder muss im Sinne von MUSS dieses in Textform unten in die Mail mit rein?

7
KvJ
Zumindest für NRW (und Hessen) ist die o.a. Aussage "Achtung: Es reicht nicht aus, wenn Sie in der E-Mail auf die Datenschutzerkl ärung Ihrer Website verweisen." - mit Verlaub - Unfug, da das LDI NRW als zuständige ASB dies wie folgt handhabt :
"Allgemeiner Hinweis zur Erfüllung unserer Informationspfl ichten gemäß Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung : Informationen zur Verarbeitung personenbezogen er Daten durch die LDI finden Sie unter https://www.ldi.nrw.de/informationspfl icht"

Würde mich mal interessieren, wie man darauf kommt, dass das nicht ausreicht?

Putzig, dass man ohne US-Captcha keine Antwort posten kann...

1
Lisa Becher
Wie verhält es sich bei einer Körperschaft des öffentliche n Rechts unter Selbstverwaltun g?
Welche Pllichtangaben gehören in die E-Mail-Signatur?
Muss das Impressum auch in die E-Mail eingefügt werden?

0
Jens Rossel
Mir stellt sich die Frage, ob ein Disclaimer auch über mehr als 1 Unternehmen informieren darf / muss. Wenn ein Unternehmen aus 2 Teilen, zb. einer Holding und einer GmbH &Co. KG besteht und diese aber grundsätzlich die gleiche Web-Adresse www.beispielfirma.de und die gleichen Mailadressen @beispielfirma.de nutzen.
Wäre es rechtlich anfechtbar und ggf. abmahnbar, wenn hier beide Firmen aufgeführt sind, z.B.:
Geschäftsanschri ft: Beispielfirma GmbH & Co. KG, Beispielstr. 1, 55555 Beispielingen
Sitz und Amtsgericht Beispielingen: HRA 11111
Persönlich haftende Gesellschafteri n: Beispielfirma Management GmbH
Sitz und Amtsgericht Beispielingen: HRB 22222
Geschäftsführung: Bernd Beispiel

Geschäftsanschri ft: Beispielfirma Holding GmbH, Beispielstr. 1, 55555 Beispielingen
Sitz und Amtsgericht Beispielingen: HRA 33333
Geschäftsführung: Bernd Beispiel

5
Lukas K.
Danke für die Auflistung der Rechtsformen. Da fehlt aber völlig die GbR – wie verhält es sich dort? Die GbR ist ja noch mal was anderes als „Einzelkau fleute“. Würde mich hier über eine Ergänzung / Info freuen.
6
Guest
Danke für diesen Kommentar :-), ich bin kein Jurist oder Anwalt, doch genau so habe ich den Hinweis auf Informationspfl icht auch verstanden. Es geht doch darum hier eine Transparenz zu erhalten und nicht durch möglichst verwirrende Texte den Adressaten zu verwirrren. Danke! Daniela Rennings
5
Diana
Mich nervt es ziemlich, dass die Signatur so viel Platz in E-Mails einnimmt und die Texte dadurch unnötig in die Länge gezogen werden. In einem längeren Erzählstrang scrollt man sich da ja zu Tode :DReicht es nicht, zumindest einmal am Anfang eines Unterhaltungsst rangs die komplette Signatur einzufügen und danach nur noch eine verkürzte Version der Signatur zu verwenden? Soll heißen: Vor- und Nachname + Position, Firmenname, Telefonnummer, ggf. Mailadresse?
10
Diana
Das hat mich auch irritiert! Wie denn nun?
5
Frank
Hallo,muss die Firma in der Signatur genannt werden, wenn es im Logo ersichtlich ist, um welche Firma es sich handelt?
4
Frank Ellersiek
Guten Abend,greift die v. g. DSGVO auch bei Newslettern, deren Inhalt z.B. Zeitungsausschn itte sind, die ein Parteimitglied in einem Ortsverband an anderen Personen, auch an andere Mitglieder eines Ortsverbandes, als eMail versendet?
3

Diese Beiträge könnten Sie ebenfalls interessieren:
Weiterlesen...
Solange der Vorrat reicht: Wie lange müssen Händler Angebote vorrätig halten?
Weiterlesen...
Domains und Markenrecht
Weiterlesen...
Produktfotos oder Produktbeschreibung: Was ist verbindlich für den Verkäufer?
Weiterlesen...
Website, Facebook, Marketing & Co: Als Existenzgründer rechtssicher im Netz
Weiterlesen...
Ghostwriting: Ist das strafbar, was ist erlaubt?
Weiterlesen...
Markenrecherche im Internet
Weiterlesen...
Rechtlicher Schutz von Webseiten
Weiterlesen...
Achtung Händler: Werbung mit „10% auf alles“ kann gefährlich sein
Weiterlesen...
Kundenakquise: Ist Direktwerbung nach der DSGVO noch erlaubt?
Weiterlesen...
Die Google Bildersuche: Ist das alles so erlaubt?
eRecht24 - Unsere praktischen Tools und hilfreichen Tutorials

mitgliederbereich teaser

Exklusiv für unsere Mitglieder

Alles was Webseitenbetreiber, Agenturen und Selbständige wirklich brauchen: Tools, Wissen, Musterverträge, Erstberatung und Live-Webinare.

Mehr Informationen

dsgvo teaser

Jetzt eRecht24 Premium Affiliate werden

Als eRecht24 Premium Affiliate Partner empfehlen Sie eine Lösung, mit der bereits mehr als 370.000 Webseiten erfolgreich rechtlich abgesichert wurden und erhalten dafür eine 25% Lifetime Provision!

Jetzt Affiliate werden

webinar teaser

Online Schulung mit RA Siebert

Die 7 häufigsten Abmahnfallen auf Webseiten und wie Sie diese einfach und ohne teuren Anwalt vermeiden. So haben Abmahner keine Chance!

Mehr Details