Arbeitsrecht: Urlaubsplanung via computergestütztem System zulässig?

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Würden alle Mitarbeiter eines Unternehmens zur selben Zeit Urlaub nehmen, würde das den Ablauf des Betriebs zum Stillstand bringen. Hier ist ein Urlaubsplan wünschenswert, auf den sämtliche Mitarbeiter Zugriff haben. Aber können Unternehmen eine elektronische Urlaubsplanung vorschreiben, wenn gar nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf einen Computer haben?

Urlaubsplan nur am PC einsehbar

Ein Unternehmen hatte mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung geschlossen, wonach sich der Arbeitgeber verpflichtete, einen Urlaubsplan zu veröffentlichen. Dies sollte – soweit technisch möglich – über ein Zeiterfassungssystem erfolgen. Ferner sollte der Arbeitgeber unter anderem sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf dieses computergestützte System haben. Da einige Mitarbeiter jedoch in einer Frachtabfertigungshalle tätig waren, stand ihnen kein eigener PC zur Verfügung, sodass sie – wenn sie Einsicht in den Urlaubsplan nehmen wollten – einen Kollegen, der an einem PC arbeitete, um Einsichtnahme bitten mussten.

Der Betriebsrat war daher der Ansicht, dass der Arbeitgeber gegen seine Pflicht, allen Beschäftigten Zugriff auf das Zeiterfassungssystem zu ermöglichen, verstoßen habe. Er zog daher vor Gericht und verlangte, dass der Arbeitgeber den Urlaubsplan in Papierform aushängen müsse. Hilfsweise solle der Arbeitgeber den Beschäftigten in der Frachtabfertigungshalle eigene Computer zur Verfügung stellen.

Alle Mitarbeiter können Urlaubsplan einsehen

Für das Arbeitsgericht (ArbG) Köln war kein Verstoß des Arbeitgebers gegen § 77 I BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) i. V. m. der Betriebsvereinbarung ersichtlich. Zunächst einmal konnte der Betriebsrat nicht verlangen, dass der Arbeitgeber seinen Beschäftigten den Urlaubsplan in Papierform zur Verfügung stellt. Schließlich hatten die Parteien in der Betriebsvereinbarung ausdrücklich festgelegt, dass eine Veröffentlichung des Plans über ein computergestütztes System vorzugswürdig ist. Eine Veröffentlichung auf eine andere Weise sollte daher nur erfolgen, sofern eine technische Umsetzung nicht möglich ist.

An dieser scheiterte es jedoch nicht, weil einige Mitarbeiter keinen PC-Arbeitsplatz hatten, sondern mit dem Zusammenstellen zu versendender Fracht beschäftigt waren – sie also für ihre Arbeit gerade keinen Computer benötigten. Der Arbeitgeber musste nämlich allen Mitarbeitern lediglich Zugriff auf den Urlaubsplan und damit auf das Zeiterfassungssystem ermöglichen – das setzt aber nicht voraus, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Computer hat. Mit dieser Begründung lehnte das Gericht übrigens auch einen Anspruch auf Bereitstellung weiterer Computer in der Frachthalle ab – sie wären ohnehin nur für die Einsichtnahme in den Urlaubsplan genutzt worden.

Irrelevant in diesem Zusammenhang war es außerdem, dass die betroffenen Angestellten den Urlaubsplan nur lesen können, wenn sie ihre Kollegen um Einsichtnahme an deren Computer bitten. Selbst wenn die Urlaubswilligen nämlich kurz warten müssen, bis der Kollege mit seiner Arbeit am PC fertig ist und den „Platz räumt“, so ist ihnen der Zugriff auf das Zeiterfassungssystem dennoch möglich. Letztendlich muss man ohnehin nur wenige Male im Jahr den Urlaubsplan einsehen – etwaige Wartezeiten halten sich daher in Grenzen und wären auch bei einem Aushang in Papierform nicht gänzlich vermeidbar.

Um eine Veröffentlichung (auch) in Papierform durchsetzen zu können, hätte der Betriebsrat außerdem dafür sorgen müssen, dass eine entsprechende Regelung in die Betriebsvereinbarung aufgenommen wird. Jedoch sprach bereits das Aktualitätsbedürfnis gegen einen Aushang des Plans in Papierform: Während eine Veröffentlichung mittels computergestützten Systems nämlich stets tagesaktuell ist, kann ein (monatlicher) Aushang am „Schwarzen Brett“ schnell und ohne Wissen der Mitarbeiter veraltet sein. Folge wäre, dass mehrere Beschäftigte für dieselbe Zeit Urlaub nehmen wollen und am Ende genehmigt bekommen – was wiederum den betrieblichen Ablauf stören könnte. (ArbG Köln, Beschluss v. 30.04.2014, Az.: 20 BV 121/13)

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