Soziale Netzwerke: So nutzen Sie Facebook, Twitter und Co. sicher in Ihrem Unternehmen

Fachlich geprüft von: Rechtsanwältin Annika Haucke Rechtsanwältin Annika Haucke
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Worum geht's?

Unternehmen stehen heute immer wieder vor der Frage, ob sie soziale Netzwerke aktiv nutzen, dulden oder gar verbieten sollten. An dieser Frage scheiden sich die Geister. Wie und ob Mitarbeiter im Büro Linkedin, Xing, Twitter und Co. nutzen dürfen, muss unbedingt schriftlich festgehalten werden. Denn sonst setzten sich Unternehmen einem zu großen Sicherheitsrisiko aus.

Social Media: Nutzwert oder Sicherheitsrisiko für deutsche Unternehmen?

Immer mehr Unternehmen wollen auf den Umgang mit Social Media nicht mehr verzichten und schätzen die sozialen Netzwerke als wichtiges Kommunikationsmedium für ihren Kundenkontakt. Dies liegt vor allem daran, dass die gesamte Kommunikation durch die Sozialen Netzwerke erheblich vereinfacht wird. Denn über diese Kommunikationskanäle können wichtige Informationen in kürzester Zeit an eine Vielzahl von Empfängern verbreitet werden. So kann die gesamte Interaktion mit sozialen Netzwerken zum Beispiel für den Aufbau der Marke, die Stärkung des Unternehmensimages und der Kundenbindung sowie zur Verbesserung der Reaktionsfähigkeit beim technischen Kundendienst genutzt werden. Die Zielgruppe kann über Social Media Kanäle schneller und effektiver angesprochen werden, ohne auf die "alten" Maßnahmen wie Telefonakquise oder Briefsendungen zurückgreifen zu müssen.

Nach einer Studie des Hightech-Verbandes BITKOM gehört für 36 % der Unternehmen Social Media zum geschäftlichen Alltag dazu – die anderen nutzen diese Kanäle zur Kommunikation gelegentlich (16 %), 20% nutzen Social Media Plattformen selten, nur 26% gar nicht.

Drohender Daten- und Imageverlust für Unternehmen

Hinreichend bekannt ist in einigen Chefetagen der Unternehmen jedoch noch immer nicht, dass Twitter, Facebook und Co. bei nicht sachgemäßer Bedienung zu erheblichen Risiken und Schaden führen können. Es kann beispielsweise wissentlich oder unwissentlich dazu kommen, dass Mitarbeitende bei der Nutzung Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse oder Know How verraten. Es besteht bei derartigen Aktivitäten im Web außerdem die Gefahr von Datenverlust, Malware- Infektionen und damit zugleich Produktivitätseinschränkung durch Arbeitszeitmissbrauch, Netzwerküberlastung und Reputationsverlust. Wirtschaftsspionage kann durch soziale Netzwerke erheblich vereinfacht werden. So kann die Konkurrenz in sozialen Netzwerken gezielte Informationen zu einzelnen Mitarbeitern –wie etwa Führungskräfte - sammeln und dadurch ebenfalls leichter an Unternehmensdaten kommen.

Mitarbeiterbeiträge in Sozialen Netzwerken

Im Berufsalltag kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter auffordern, eigene Tweets auf Twitter oder eigene Beiträge auf dem Facebook-Profil des Unternehmens zu posten. In diesen Fällen sollte den Verantwortlichen im Unternehmen bewusst sein, dass die Kommunikation durch Mitarbeiter oft ungefiltert und direkt erfolgt. 

Ein ebenso großer und weit verbreiteter Fehler von Unternehmen ist es, wenn die Verantwortlichkeit für Twitter, Facebook & Co. in die Hände von Praktikanten oder unerfahrenen Mitarbeitern gelegt wird. Hier werden die Gefahren und Risiken, die von einer solchen Gestattung ausgehen können, völlig unterschätzt. Wenn die Unternehmensleitung die Kommunikation in Sozialen Netzwerken nicht ausschließlich auf der Ebene der Geschäftsleitung ansiedelt oder in verantwortungsvolle Hände übergibt, kann das für die Unternehmen negative Folgen nach sich ziehen.

Dies bestätigen zahlreiche Beispiele von misslungenen Äußerungen auf Facebook-Profilen. Global Player wie Daimler-Benz, Vodafone oder die Deutsche Bahn AG hatten bereits vor einigen Jahren mit problematischen Aussagen von Mitarbeitern auf Facebook oder anderen Sozialen Netzwerken zu kämpfen. Nachdem beispielsweise auf Facebook zahlreiche Mitarbeiterpostings gegen die Haltung einiger Vorstandsmitglieder der Porsche AG zu Stuttgart 21 veröffentlicht wurden, hatte die Porsche AG die Nutzung von Facebook im Unternehmen verboten.

Wichtig deshalb: Die Unternehmen sind hier in der Verantwortung, klare Verhaltensregeln für das Auftreten ihrer Mitarbeiter in den Sozialen Medien zu schaffen. Sie haben die Möglichkeit der Erstellung von Regeln und Richtlinien in Form von Social Media Guidelines, die sie an ihre Bedürfnisse anpassen können.

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Social-Media-Guidelines sind unverzichtbar

Um unnötige Risiken zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter Ihres Unternehmens bezüglich des datenschutzrechtlichen Umgangs mit Sozialen Netzwerken und spezieller Vorgehensweisen im Umgang mit Social Media aufmerksam gemacht und geschult werden. Gut ausgearbeitete und akzeptable Nutzungsrichtlinien für Social Media (Social Media Guidelines) der Geschäftsführung an die Mitarbeiter sind heute in jedem Unternehmen, dass eine ungefilterte Kommunikation durch Mitarbeiter in Sozialen Netzwerken zulässt, dringend notwendig. Auch wenn es in der Praxis nicht immer klappt, Social Media-Richtlinien und Guidelines vollständig einzuhalten, so schaffen sie doch Anhaltspunkte für den konformen Umgang und tragen damit zu mehr Sicherheit im Unternehmen bei. Wenn dies konsequent von den Unternehmen umgesetzt wird, kann das Unternehmen einen großen Mehrwert verzeichnen. Social Media Guidelines sollten daher ein wichtiger Teil des Arbeitsalltags im Interesse der Führungskräfte sein.

Handlungsempfehlungen im Umgang mit Social Media im Unternehmen:

Wenn Sie als Unternehmen die Inhalte Ihrer Social Media Guidelines festlegen, kommt es indiviudell auf Ihre Bedürfnisse, Ihre Unternehmenskommunikation, Ihre Definition von Werten und darauf an, inweiweit Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter bestimmen oder eingrenzen möchten. Lesen Sie im folgenden einige Anregungen und Punkte, die Sie dabei berücksichtigen können - die konkrete Umsetzung liegt dann auf Ihrer Seite: 

  1. Arbeitnehmer dürfen keine unüberlegten Aussagen über das Unternehmen treffen. Die Mitarbeiter sollen keine Zusagen oder Versprechen im Namen Ihres Arbeitgebers abgeben.
    Das kann für den Arbeitnehmer Konsequenzen von einer Abmahnung bis zur Kündigung haben.
  2. Verbot vertrauliche Informationen oder Betriebsgeheimnissen preiszugeben.
  3. Unternehmensinterna (zum Beispiel Themen wie Organisation, Strategie, Ziele) sind vertraulich zu behandeln und nicht in sozialen Netzwerken zu kommunizieren. Die Beiträge sollten sinnvoll und respektvoll sein. Gleiches gilt für sonstige Postings.
  4. Persönliche Meinungen über Vorgesetzte im Unternehmen gehören grundsätzlich nicht in Soziale Netzwerke. Mitarbeiter sollen keine Gerüchte über Vorgesetzte, die anderen Mitarbeitenden oder das Unternehmen verbreiten.
  5. Trennung privater von Kommunikation beruflicher Art. Man sollte bei privaten Äußerungen in sozialen Medien nicht den Eindruck erwecken, im Namen des Unternehmen zu sprechen. Bei Aussagen zum Unternehmen deutlich machen, ob man den Beitrag als Privatperson oder als Mitarbeiter:in trifft.
  6. Keine negativen Aussagen oder Schmähkritik über Wettbewerber:innen posten.
  7. Für öffentliche Äußerungen für das Unternehmen ist die Presseabteilung Ihres Unternehmens zuständig, eventuell auch das Marketing. Der Kundensupport, die Antwort auf Fragen und Beschwerden von Nutzern, sowie die direkte Kommunikation mit Kund:innen erfolgt durch ein eigenes Team. Die Verantwortlichen werden separat benannt.

  8. Thema Sicherheit: Immer neue Passwörter für die Sozialen Netzwerke verwenden! Die Passwörter, mit denen Mitarbeiter auf Firmendaten zugreifen, sind nicht dazu bestimmt, sich in soziale Netzwerke einzuloggen. Denn das kann für das Unternehmen ein unüberschaubares Risiko darstellen.

  9. Keine personenbezogenen Daten (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) ohne ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Person posten.

  10. Rechtliche Vorgaben müssen eingehalten werden (insbesondere das Wettbewerbs- und Urheberrecht!).
  11. Es muss unbedingt festgelegt werden, welche Mitarbeiter auf Sozialen Netzwerken für das Unternehmen sprechen dürfen.
  12. Mitarbeiter in Führungspositionen sollten ihren aktuellen Standort nicht per geo-tracking mitteilen. Ansonsten könnten schnell nicht gewollte Bewegungsprofile erstellt werden.
  13. Der Umgang mit sozialen Netzwerken in Unternehmen sollte im Rahmen einer unternehmensbezogenen „Social-Media-Nutzungsrichtlinie“ den individuellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens angepasst werden. Die oben aufgeführten Punkte werden Bestandteil der Richtlinie.
  14. Arbeitsvertragliche Regelungen oder gesonderte betriebliche Vereinbarungen müssen erstellt und in die Arbeitsverträge aufgenommen werden. 

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Rechtsanwältin Annika Haucke
Annika Haucke
Rechtsanwältin

Annika Haucke ist Rechtsanwältin und Journalistin (Freie Journalistenschule). Als Fachredakteurin von eRecht24 bereitet sie Beiträge verständlich auf und gibt praxisnahe Handlungsempfehlungen. Rechtsanwältin Haucke ist auf Medienrecht spezialisiert und hat darüber hinaus mehrjährige redaktionelle Erfahrung in weiteren Rechtsgebieten, z.B. Steuer-und Medizinrecht. Seit 2013 veröffentlichte sie eine Vielzahl von Artikeln und Ratgebern, u. a. bei Stiftung Warentest, Tagesspiegel Background und Computerwoche.


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