Social Media Guidelines

Worum geht's?

 Facebook, Twitter, Instagram – Social Media Marketing ist aus den Unternehmen heutzutage nicht mehr wegzudenken. Dennoch stehen Firmen immer wieder vor der Frage, ob sie soziale Netzwerke wie die Plattform Facebook aktiv nutzen, dulden oder gar verbieten sollten. An dieser Frage scheiden sich die Geister. Wie, in welchem Sinne und ob Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Büro auf Social Media Kanälen interagieren dürfen, müssen Sie unbedingt schriftlich festhalten. Denn sonst setzten Sie sich als Unternehmen einem zu großen Sicherheitsrisiko aus. Um das Potenzial von Social Media vollends auszuschöpfen und kein Risiko einzugehen, sollten Sie unbedingt Social Media Guidelines haben. Mehr zu dem Thema und unsere Tipps zu sicheren Social Media Guidelines lesen Sie in unserem Artikel.

1. Social Media: Nutzwert oder Sicherheitsrisiko für deutsche Unternehmen?

Facebook, Instagram, TikTok: Social Media sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Und auch immer mehr Unternehmen  schätzen die sozialen Netzwerke als wichtiges Kommunikationsmedium für ihren Kundenkontakt. Dies liegt vor allem daran, dass Ihnen als Unternehmer die gesamte Kommunikation durch soziale Netze erheblich vereinfacht wird. Sie können über diese Kommunikationskanäle wichtige Informationen in kürzester Zeit an eine Vielzahl von Empfängern verbreiten.

So können Sie die gesamte Interaktion mit sozialen Netzwerken zum Beispiel für den Aufbau der Marke, die Stärkung des Unternehmensimages und der Kundenbindung sowie zur Verbesserung der Reaktionsfähigkeit beim technischen Kundendienst nutzen. Ihre Zielgruppe können Sie über Social Media Kanäle schneller und effektiver ansprechen, ohne auf die "alten" Maßnahmen wie Telefonakquise oder Briefsendungen zurückgreifen zu müssen.

Nach einer Studie des Hightech-Verbandes BITKOM aus dem Jahr 2022 gehört für 36 % der Unternehmen Social Media zum geschäftlichen Alltag dazu – die anderen nutzen diese Kanäle zur Kommunikation gelegentlich (16 %), 20% nutzen Social-Media-Plattformen selten, nur 26% gar nicht.

2. Ohne Social Media Guidelines: Drohender Daten- und Imageverlust für Unternehmen?

Aber wussten Sie, dass  es bei nicht sachgemäßer Bedienung von Twitter, Facebook und Co. zu erheblichen Risiken kommen kann? Wissentlich oder unwissentlich können Mitarbeitende bei der Nutzung Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse oder Know-How verraten. Es besteht bei derartigen Aktivitäten im Web außerdem die Gefahr von Datenverlust, Malware- Infektionen und damit zugleich Produktivitätseinschränkung durch Arbeitszeitmissbrauch, Netzwerküberlastung und Reputationsverlust.

Wirtschaftsspionage kann z. B. durch das Posten auf der Facebook-Seite  erheblich vereinfacht werden. Ihre Konkurrenz kann in sozialen Netzwerken gezielte Informationen zu einzelnen Mitarbeitern – wie etwa Führungskräften - sammeln und dadurch ebenfalls leichter an Unternehmensdaten kommen. Ein großes Risiko. Um Schaden zu vermeiden, können Social Media Guidelines oder sogenannte Social Media Richtlinien unabdingbar für den Umgang mit sozialen Netzwerken in Ihrem Unternehmen sein.

 Worauf Sie rechtlich beim Posten in Social Media achten müssen, lesen Sie in unserem Artikel zum Thema "So nutzen Sie Social Media Netzwerke rechtssicher".

3. Mitarbeiterbeiträge in sozialen Medien

Im Berufsalltag kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter auffordern, eigene Tweets auf Twitter oder eigene Beiträge auf dem Facebook-Profil des Unternehmens zu posten. Vielleicht fühlen Sie sich an dieser Stelle sogar direkt angesprochen. In diesen Fällen sollte Ihnen bewusst sein, dass die Kommunikation durch Mitarbeiter oft ungefiltert und direkt erfolgt.

Oder twittert bei Ihnen sogar ein Praktikant? Ein ebenso großer und weit verbreiteter Fehler von Unternehmen ist es, wenn die Verantwortlichkeit für Instagram, Facebook & Co. in die Hände von Praktikanten oder unerfahrenen Mitarbeitern gelegt wird.

Denn Achtung! Sie unterschätzen dabei schnell die Gefahren und Risiken, die dadurch entstehen können. Sie sollten unbedingt darauf achten, dass die Kommunikation in Social Media entweder ausschließlich von der Geschäftsleitung erfolgt oder in verantwortungsvolle Hände übergeben wird. Nicht ohne Grund stellen größere und kleinere Unternehmen immer häufiger Social Media Manager ein, die sich ausschließlich um den Social Media Auftritt des Unternehmens kümmern.

 Haben Sie eine Facebook Unternehmensseite, können Sie sich in unserem Artikel zum Thema “Facebook-Marketing: So nutzen Sie Facebook-Pages rechtssicher für Ihr Unternehmen" schlau machen.

Falscher Umgang auf Social Media hat Folgen

Welche Folgen ein falscher Umgang mit Social Media haben kann, bestätigen zahlreiche Beispiele von misslungenen Äußerungen auf Facebook-Profilen. Global Player wie Daimler-Benz, Vodafone oder die Deutsche Bahn AG hatten bereits vor einigen Jahren mit problematischen Aussagen von Mitarbeitern auf Facebook oder anderen Social Media zu kämpfen. Nachdem beispielsweise auf Facebook zahlreiche Mitarbeiter-Postings gegen die Haltung einiger Vorstandsmitglieder der Porsche AG zu Stuttgart 21 veröffentlicht wurden, hatte die Porsche AG die Nutzung von Facebook im Unternehmen verboten.

4. Risiken durch Social-Media-Guidelines vermeiden

Um unnötige Risiken zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter Ihres Unternehmens bezüglich des datenschutzrechtlichen Umgangs mit sozialen Netzwerken und spezieller Vorgehensweisen im Umgang mit Social Media aufmerksam gemacht und geschult werden. Gut ausgearbeitete und akzeptable Nutzungsrichtlinien für Social Media (Social Media Guidelines) der Geschäftsführung an die Mitarbeiter sind heute in jedem Unternehmen, dass eine ungefilterte Kommunikation durch Mitarbeiter in Social Media zulässt, dringend notwendig.

Auch wenn es in der Praxis nicht immer klappt, Social Media-Richtlinien und Guidelines vollständig einzuhalten, so schaffen sie doch Anhaltspunkte für den konformen Umgang und tragen damit zu mehr Sicherheit im Unternehmen bei. Wenn Sie die Social Media Guidelines konsequent in Ihrer Firma umsetzen, können Sie einen großen Mehrwert verzeichnen. Social Media Guidelines sollten daher ein wichtiger Teil des Arbeitsalltags sein.

5. Wie sollten Social Media Richtlinien formuliert werden?

Bevor Sie Ihre Mitarbeiter auf Social Media Beiträge und Kommentare verfassen lassen, sollten Sie unbedingt entsprechende Guidelines verfassen, um eine Kommunikationskultur zu etablieren. Damit sollen um jeden Preis Shitstorms, Provokationen und Beleidigungen im Internet vermieden werden. Auch bei Sarkasmus und Ironie entstehen schnell Missverständnisse. Sie gilt es zu vermeiden.

Wichtig: Alle Mitarbeiter über die Social Media Guidelines informieren

Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Mitarbeiten hinreichend über die Social Media Guidelines informiert werden. Dies können Sie wie folgt tun:

• Führen Sie die Social Media Guidelines aktiv und gleichzeitig im gesamten Unternehmen ein. Bieten Sie die Richtlinien nicht nur digital, sondern auch als Handout an und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich damit vertraut machen.
• Machen Sie deutlich, dass die Social Media Guidelines eine Hilfestellung beim Posten in sozialen Netzwerken darstellen.
• Es bietet sich an, die Guidelines auf internen Veranstaltungen wie Meetings vorzustellen.
• Erklären Sie den Mitarbeitern in diesem Zusammenhang auch, wozu die Social Media Guidelines gedacht sind und was die Aktivitäten auf sozialen Netzwerken bewirken sollen.

6. Checkliste: Social Media Guidelines für Ihr Unternehmen

Wenn Sie als Firma die Inhalte Ihrer Social Media Guidelines festlegen, kommt es individuell auf Ihre Bedürfnisse, Ihre Unternehmenskommunikation und Ihre Definition von Werten an. Zusätzlich sollten Sie definieren, inwieweit Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter bestimmen oder eingrenzen möchten.