Social Media Richtlinien für Agenturen

Die Nutzung von Social Media für Agenturen ist ein unverzichtbares Werkzeug im modernen Geschäftsleben, jedoch auch mit rechtlichen Herausforderungen verbunden. Für Agenturen bedeutet dies nicht nur Chancen, sondern auch die Notwendigkeit, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Social Media für Ihre Agentur effizient und rechtssicher einsetzen – von der Erstellung von Inhalten bis hin zum Umgang mit Nutzerdaten.

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Was bedeutet Social Media für Agenturen?

Social Media bietet Agenturen eine wertvolle Plattform, um mit Kunden zu interagieren, Markenbekanntheit zu steigern und Marketingziele zu erreichen. Dabei gilt es, die rechtlichen Anforderungen für Agenturen zu verstehen und umzusetzen. Zu den wichtigsten Aspekten für Agenturen zählen Urheberrechte, Datenschutz, Werbung und Wettbewerbsrecht. Die rechtliche Absicherung für Agenturen ist essentiell, um Abmahnungen oder Bußgelder zu vermeiden.

Rechtliche Grundlagen für Social Media in der Agentur

Für Agenturen ist es wichtig, sich der rechtlichen Rahmenbedingungen bewusst zu sein. Dazu gehören:

Urheberrecht: Bei der Nutzung von Bildern, Videos oder Musik in sozialen Netzwerken müssen Agenturen die Urheberrechte beachten. Insbesondere die Verwendung von fremdem Material ohne Lizenz kann zu kostspieligen Abmahnungen führen.
Datenschutzrecht: Die DSGVO und das Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten auf Social-Media-Plattformen, auch für Agenturen. Dies betrifft vor allem die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Nutzerdaten im Agenturenbereich.
Wettbewerbsrecht: Wenn Sie als Agentur in sozialen Netzwerken werben oder Influencer-Kooperationen eingehen, müssen die wettbewerbsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Eine klare Kennzeichnung von Werbung und bezahlten Partnerschaften in der Agentur ist zwingend erforderlich.
Impressumspflicht: Auch auf Social-Media-Profilen von Agenturen muss ein vollständiges Impressum vorhanden sein, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

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Haftung & Risiken bei Social Media für Agenturen

Ein falscher Klick, ein nicht gekennzeichneter Post oder ein Bild ohne Lizenz – und schon droht eine Abmahnung. Für Agenturen kann die rechtlich unsaubere Nutzung von Social Media teuer werden.

ACHTUNG

Besonders problematisch wird es, wenn externe Inhalte geteilt oder Kommentare auf den eigenen Kanälen der Agentur nicht moderiert werden. Auch wenn Fehler oft unbeabsichtigt geschehen, haften Agenturen in der Regel für den veröffentlichten Content – unabhängig davon, ob dieser durch Mitarbeiter, Dienstleister oder automatisch generierte Tools erstellt wurde.

Eine klare Zuweisung der Verantwortlichkeiten sowie geschulte Mitarbeitende in der Agentur sind daher essentiell, um rechtliche Risiken zu minimieren. Besonders häufige Risiken sind:

Abmahnungen wegen fehlender oder fehlerhafter Impressen: Bereits ein fehlendes Impressum als Agentur auf Facebook, Instagram oder TikTok kann hohe Abmahnkosten verursachen. Zusätzlich drohen Unterlassungserklärungen mit Vertragsstrafen.
Urheberrechtsverletzungen: Die ungeprüfte Nutzung von Bildern, Videos oder Musik kann für Agenturen Lizenzforderungen und Schadensersatzansprüche nach sich ziehen. Die Kosten liegen häufig im Bereich von 1.000 bis 5.000 Euro – je nach Werk, Umfang der Nutzung und Rechteinhaber.
Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht: Werbung ohne korrekte Kennzeichnung (z. B. bei Influencer-Kooperationen oder Produktplatzierungen) kann als unlautere Werbung eingestuft werden. Auch hier sind Abmahnungen durch Mitbewerber oder Wettbewerbsverbände gängige Praxis – mit Streitwerten von bis zu 10.000 Euro.
Haftung für Nutzerkommentare: Wenn auf Ihren Agentur-Kanälen beleidigende, rechtswidrige oder diskriminierende Inhalte durch Dritte veröffentlicht werden, sind Sie als Seitenbetreiber zur Moderation verpflichtet. Reagieren Sie als Agentur nicht rechtzeitig, kann das gerichtliche Unterlassungsverfahren oder Bußgelder nach sich ziehen.
Hinzu kommen Image-Schäden, die sich aus rechtlichen Fehlern ergeben – etwa durch öffentliche Kritik, negative Presse oder verlorenes Vertrauen der Zielgruppe. Gerade kleinere Agenturen, die keine eigene Rechtsabteilung haben, unterschätzen oft, wie schnell ein Fehler zum teuren Problem wird.

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Social Media Richtlinien für Agenturen

Um rechtliche Risiken zu minimieren und einen professionellen Auftritt als Agentur in sozialen Netzwerken zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, spezifische Social-Media-Richtlinien zu entwickeln. Diese Richtlinien für Agenturen sollten unter anderem folgende Punkte abdecken:

Erlaubte Inhalte: Definieren Sie klar, welche Inhalte in der Agentur geteilt werden dürfen und welche nicht. Berücksichtigen Sie dabei Urheberrechte sowie die Einhaltung der Unternehmenswerte für Agenturen.
Datenschutzrichtlinien: Weisen Sie darauf hin, wie und welche Daten über Nutzer gesammelt und verwendet werden, insbesondere wenn Sie Tracking-Tools oder Analyse-Software für Ihre Agentur einsetzen.
Verhaltenskodex für Mitarbeiter: Geben Sie Ihren Mitarbeitern in der Agentur klare Anweisungen, wie sie Social Media im Unternehmenskontext nutzen dürfen. Achten Sie darauf, dass Sie als Agentur keine vertraulichen oder rechtlich problematischen Informationen veröffentlichen.

Die DSGVO für Social Media in der Agentur

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt auch für Agenturen besondere Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten in sozialen Netzwerken. Wenn Sie als Agentur auf Social-Media-Plattformen Daten von Nutzern erheben oder verarbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie diese transparent und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben behandeln. Nutzer müssen darüber informiert werden, welche Daten von Ihnen als Agentur gesammelt werden, zu welchem Zweck dies geschieht und auf welcher rechtlichen Grundlage.

Besonders wichtig ist es in der Agentur, dass für die Verarbeitung bestimmter Daten, wie etwa durch Cookies oder Tracking-Tools, die ausdrückliche Einwilligung der Nutzer eingeholt wird. Darüber hinaus müssen Sie den Nutzern das Recht einräumen, ihre Daten jederzeit einzusehen, zu korrigieren oder löschen zu lassen. Ein Missachten dieser Vorgaben kann nicht nur rechtliche Konsequenzen für Ihre Agentur nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen Ihrer Zielgruppe nachhaltig schädigen.

Mit diesen Schritten stellen Sie sicher, dass Ihre Social-Media-Präsenz in der Agentur rechtlich abgesichert ist:

1. Erstellen Sie eine Datenschutzerklärung für Social Media

Eine angepasste Datenschutzerklärung für Agenturen auf Ihrer Social-Media-Seite informiert die Nutzer transparent über die Erhebung, Verarbeitung und Verwendung ihrer Daten.

Oft betreuen Agenturen Social-Media-Kanäle im Auftrag ihrer Kunden. In diesem Fall sollten Sie in der Datenschutzerklärung verdeutlichen, wer verantwortlich für die Inhalte ist und ob eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht. Unabhängig davon, ob es sich um den Social-Media-Kanal der Agentur handelt oder den des Kunden, müssen Sie in der Datenschutzerklärung auch die gemeinsame Verantwortung mit dem Plattformbetreiber in Hinblick auf die Datenverarbeitung deutlich machen.

Die Datenschutzerklärung für Ihren Social Media Kanal sollte sich unbedingt von der Datenschutzerklärung auf Ihrer Website unterscheiden. In der Datenschutzerklärung für den Social Media Kanal Ihrer Agentur müssen folgende Punkte auftauchen:

Hinweise auf die Datenverarbeitung durch die Plattform (innerhalb oder außerhalb der EU, Datenschutzhinweise der Plattform usw.)
Tracking und Insights: Inwiefern werden Daten durch Tracking erhoben? Welche Daten werden erhoben? Wofür nutzt Ihre Agentur diese Daten?
Rechtsgrundlagen zum berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und zur Einwilligung ( Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Kommunikation über Social Media: Welche Daten werden verarbeitet? Welchem Zweck dienen die Daten? Informationen zur Speicherdauer und Löschung
Pflichtangaben: Kontakt- und Verantwortlichkeitsdaten, Betroffenenrechte und Hinweis auf die Möglichkeit, Einstellungen auf der Plattform vorzunehmen.

WUSSTEN SIE’S SCHON?

Daneben dürfen spezielle Hinweise für Agenturen nicht fehlen. Betreuen Sie den Social Media Kanal für einen Kunden, sollten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Machen Sie in der Datenschutzerklärung deutlich, ob Sie die Daten als Agentur nur verwalten oder auch selbst erheben. Nutzen Sie Paid Ads, Tracking-Pixel oder Lead Ads? Dann müssen Sie diese Marketingmaßnahmen auch in der Datenschutzerklärung aufführen.

Mit dem eRecht24 Premium Datenschutz-Generator für Social Media erstellen Sie im Handumdrehen eine rechtssichere Datenschutzerklärung für Ihr Social Media Profil.

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2. Verträge mit Influencern und Partnern abschließen

Wenn Sie als Agentur Influencer oder Partner im Rahmen Ihrer Social-Media-Aktivitäten einbinden, sollten klare Verträge über die Zusammenarbeit bestehen, die rechtliche Vorgaben wie Kennzeichnungspflichten und Urheberrechte berücksichtigen.

Im Rahmen eines Kooperationsvertrags sollten Sie als Agentur die Vertragsgestaltung mit dem Influencer regeln. Hier spielen vor allem Transparenz und Kennzeichnungspflichten für Werbung eine entscheidende Rolle. Achten Sie zudem als Agentur darauf, dass Urheber- und Nutzungsrechte von Bild- und Tonaufnahmen und von Texten im Kooperationsvertrag geregelt sind. Falls nötig, können Sie vertraglich auch einen Freigabeprozess für die erstellten Inhalte anfordern.

Außerdem können im Kooperationsvertrag zwischen Agenturen und Content Creators folgende Inhalte geregelt werden:

Werberechtliche Besonderheiten: Vermeidung von Schleichwerbung, Vereinbarung zu Markenrechten
Datenschutz: Verarbeitung von personenbezogenen Daten, beispielsweise in Gewinnspielen inkl. Datenschutzhinweisen für Teilnehmer sowie generell die Speicherung von Kontakt- und Abrechnungsdaten
Steuer- und Abrechnungspflichten: Vergütung vertraglich festlegen, Umsatzsteuerpflicht
Haftungsklauseln bei Gesetzesverstößen
Verhaltensregeln/Code of Conduct
Besondere rechtliche Regelungen bei internationaler Zusammenarbeit, sofern Influencer außerhalb der EU sitzen

Auf eRecht24 Premium bieten wir für unsere Mitglieder einen Muster-Kooperationsvertrag für Agenturen und Content Creator an. So können Sie sich rechtlich absichern und alle Rahmenbedingungen verschriftlichen.

3. Richtlinien für die Social-Media-Nutzung erstellen

Definieren Sie als Agentur klare Regeln für Ihre Mitarbeiter hinsichtlich der Nutzung von Social Media im beruflichen Kontext. Vermeiden Sie im Agenturbereich unzulässige Werbung und Inhalte und sensibilisieren Sie für rechtliche Risiken.

Neben den typischen Verhaltensregeln für Mitarbeiter in Social Media Netzwerken sollten Sie als Agentur in den Guidelines klären, wie Mitarbeiter im Namen der Agentur oder des Kunden auftreten sollen und welcher Mitarbeiter dafür zuständig ist. Viele Köche verderben den Brei und daher sollten Sie die Mitarbeiter klar benennen und Zuständigkeiten festlegen.

Legen Sie eine einheitliche Sprache und Stilvorgaben fest, um Reputationsschäden zu vermeiden. Klären Sie bereits im Vorfeld, wie Mitarbeiter mit kritischen Kommentaren oder rechtlichen Anfragen umgehen sollen. Regeln Sie unbedingt auch folgende rechtlichen Rahmenbedingungen:

Urheber- und Nutzungsrechte
Wettbewerbsrechtliche Anforderungen
Datenschutz und Vertraulichkeit
Arbeitsrechtliche Aspekte
Reputations- und Krisenmanagement

Egal ob Facebook, X, Instagram oder LinkedIn, wir bieten auf eRecht24 Premium für unsere Nutzer ein Muster für Social Media Guidelines an, das Sie speziell nach den Anforderungen Ihrer Agentur ausfüllen und für Ihre Agentur oder Ihre Kunden nutzen können.

4. Social-Media-Tracking und Cookies korrekt handhaben

Achten Sie darauf, dass die Social-Media-Kanäle Ihrer Agentur in Bezug auf Tracking-Tools und Cookies DSGVO-konform sind. Nutzer müssen ausdrücklich zustimmen, bevor ihre Daten für Analyse- oder Marketingzwecke im Bereich der Agentur verarbeitet werden.

Für Ihre Agentur-internen Social Media Kanäle sind Sie selbst verantwortlich und müssen alle DSGVO-konformen Prozesse bezüglich Tracking und Cookies einhalten. Betreuen Sie auch die Social Media Profile Ihrer Kunden, sollten Sie im Vorfeld die Rollen klären. Sind Sie Auftragsverarbeiter oder gemeinsam verantwortlich? Als Auftragsverarbeiter sollten Sie einen AV-Vertrag abschließen und in diesem Pflichten und Verantwortlichkeiten klären.

Für nicht essentielle Cookies und Pixel ist die aktive Zustimmung der Nutzer mittels Double-Opt-In-Verfahren nötig. Achten Sie hier auch auf ein DSGVO-konformes Cookie-Consent-Tool. Auf eRecht24 Premium bieten wir für unsere Nutzer entsprechende Möglichkeiten an.

Sie haften als Agentur in der Regel mit, wenn Sie Tracking für Ihre Kunden einrichten und dies nicht DSGVO-konform ist. Legen Sie die entsprechenden Verantwortlichkeiten daher unbedingt vertraglich fest. Die Dokumentation der DSGVO-konformen Prozesse zur Datenverarbeitung ist das A und O für Agenturen. Mit unserem Datenschutzmanagementsystem DatenschutzPro auf eRecht24 Premium können Sie Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) rechtskonform dokumentieren.

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Individuelle Social Media Leitlinien für Agenturen

Die Anforderungen an Social Media unterscheiden sich je nach Branche, Betriebsgröße und Zielsetzung – deshalb brauchen auch Sie als Agentur maßgeschneiderte Leitlinien für einen rechtssicheren Einsatz. Ob für interne Kommunikation, Marketing oder Kundenkontakt: Eine klare Regelung sorgt dafür, dass alle Beteiligten in der Agentur wissen, was erlaubt ist – und wo rechtliche Grenzen verlaufen.

Social-Media-Leitlinien helfen dabei, einheitliche Standards zu schaffen, die nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch den professionellen Auftritt der Agentur stärken. Sie definieren unter anderem, welche Inhalte veröffentlicht werden dürfen, wie mit Kommentaren umzugehen ist und wer für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben in der Agentur verantwortlich ist.

Wir haben auf eRecht24 Premium ein Muster für Social-Media-Guidelines entwickelt, welches Sie dabei unterstützt, eigene Leitlinien zu entwickeln, die genau auf die Anforderungen und Arbeitsrealität Ihrer Agentur abgestimmt sind – praxisnah, verständlich und rechtlich fundiert. Zudem haben Sie Zugriff auf den Datenschutz-Generator für Social Media Kanäle und können unser Datenschutzmanagementsystem DatenschutzPro nutzen.

Social Media für weitere Zielgruppen

Unsere Social Media Vorgaben richten sich gezielt nach den Besonderheiten der jeweiligen Branche und den spezifischen Anforderungen, die sich daraus ergeben. Wir unterstützen Sie vor allem in folgenden Bereichen:

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Häufig gestellte Fragen zu Social Media für Agenturen

Die Nutzung von verschiedenen Social Media Plattformen wirft oft viele Fragen auf – speziell, wenn es um die besonderen Anforderungen von Agenturen geht. Wir haben die relevantesten Fragen und Antworten kompakt und verständlich für Sie und Ihre Branche zusammengestellt.

1. Welche Gesetze gelten für soziale Medien?

Für soziale Medien gelten vor allem die DSGVO, das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutzgesetz (TDDDG), das Urheber- und Markenrecht, das Wettbewerbsrecht (UWG) sowie der Medienstaatsvertrag (MStV). Diese Gesetze regeln Datenschutz, Werbung, Urheberrechte und Haftung. Nutzer und Betreiber müssen sie gleichermaßen einhalten.

2. Welche Regeln gelten in sozialen Netzwerken?

Regeln in sozialen Netzwerken ergeben sich aus den Nutzungsbedingungen der Plattformen, ergänzt durch rechtliche Vorgaben. Dazu gehören u. a. Netiquette, Kennzeichnung von Werbung, Verbot diskriminierender Inhalte und Einhaltung der Rechte Dritter. Verstöße können rechtliche Folgen haben oder zur Sperrung des Accounts führen.

3. Was muss man bei Social Media beachten?

Wichtig sind Datenschutz, Urheberrechte, Markenrechte und Werbekennzeichnung. Inhalte müssen rechtmäßig, respektvoll und transparent sein. Außerdem sollten keine vertraulichen Informationen veröffentlicht werden. Wer Social Media geschäftlich nutzt, muss zusätzlich Impressumspflichten und Datenschutzerklärung berücksichtigen, um Abmahnungen und rechtliche Risiken zu vermeiden.

4. Welche Richtlinien gelten für die ordnungsgemäße Nutzung sozialer Medien?

Für eine ordnungsgemäße Nutzung gelten rechtliche Vorgaben (DSGVO, UWG, Urheberrecht) sowie die Community-Richtlinien der Plattformen. Nutzer müssen Inhalte korrekt kennzeichnen, keine Rechte verletzen und respektvoll kommunizieren. Besonders Unternehmen sollten zusätzlich Social-Media-Guidelines einführen, um Mitarbeiter auf rechtliche Risiken und Verhalten im Netz hinzuweisen.

5. Welche gesetzlichen Vorgaben müssen in den sozialen Medien immer eingehalten werden?

Immer einzuhalten sind die Datenschutzvorschriften (DSGVO, TDDDG), Werberecht (Kennzeichnungspflicht), Urheber- und Markenrecht, sowie ggf. Impressumspflichten nach § 5 DDG. Zudem gilt das Strafrecht, etwa bei Beleidigung oder Hassrede. Jede Veröffentlichung in sozialen Medien muss sich an diese Vorgaben halten, egal ob privat oder geschäftlich.

Unsere Expertise für Agenturen

Wir wissen, dass jede Agentur ihre eigenen rechtlichen Herausforderungen hat. Unsere individuellen Impressumslösungen berücksichtigen genau diese branchenspezifischen Besonderheiten. Entdecken Sie, in welchen Bereichen wir Agenturen besonders umfassend unterstützen.