Worum geht's?
Unternehmen stehen heute mehr denn je unter Druck, personenbezogene Daten ihrer Kunden zu schützen und die Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS GVO) nachzuweisen. Denn Datenpannen und Bußgeldverfahren gehören mittlerweile zur Tagesordnung. Datenschutz-Zertifizierungen und Personenzertifikate sollen hier helfen, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen nachzuweisen, Compliance nach außen zu signalisieren und die fachliche Kompetenz von Mitarbeitern zu belegen. Nutzer wünschen sich jedoch nicht nur Transparenz, sondern auch die tatsächliche Umsetzung rechtlicher Vorgaben. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel die Hintergründe zum Thema Datenschutz-Zertifikate und zeigen auf, weshalb ein externer Datenschutzbeauftragter letztlich die bessere Wahl für Ihr Unternehmen sein kann.
1. Was bedeutet eine Datenschutz-Zertifizierung überhaupt?
Eine Datenschutz-Zertifizierung dient Ihnen als Nachweis dafür, dass Ihr Unternehmen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Datenschutzvorgaben einhält. Die Zertifizierung dient der Transparenz. Geschäftspartner können auf einen Blick erkennen, welches Datenschutzniveau Ihr Unternehmen zu bieten hat. Genauere Vorgaben zur Zertifizierung finden Sie in Artikel 42 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Wichtig zu wissen: Die Teilnahme an einem Zertifizierungsverfahren ist freiwillig und entbindet den Verantwortlichen zugleich nicht von seiner Verantwortung, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.
Anerkannte Zertifizierungsstellen nach Art. 43 DS-GVO oder zuständige Datenschutzbehörden können eine solche Zertifizierung für höchstens 3 Jahre vergeben.
Die Zertifizierungskriterien werden durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde oder den Datenschutzausschuss festgelegt.
AUFGEPASST
Sie als Unternehmer sollten allerdings berücksichtigen, dass eine Zertifizierung nur eine Momentaufnahme darstellt und Ihre Datenschutzpraxis nicht auf Dauer bewertet wird. Zwar hilft sie Kunden bei der Einschätzung, ob Ihr Unternehmen sorgsam mit personenbezogenen Daten umgeht, tatsächlichen Schutz kann das Datenschutzsiegel allerdings nicht vermitteln.
2. Welche Zertifizierungen gibt es und wer bietet sie an?
Der Europäische Datenschutzausschuss nimmt alle Zertifizierungsverfahren und Datenschutzsiegel und -prüfzeichen in ein Register auf und veröffentlicht sie in geeigneter Weise.
Die Zertifizierungsstellen müssen von den zuständigen Aufsichtsbehörden oder der nationalen Akkreditierungsstelle (Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS)) zugelassen worden sein (Akkreditierungsprozess). Die Genehmigung der Kriterien für die Zulassung/Akkreditierung erfolgt durch die Aufsichtsbehörden oder durch den Ausschuss. Die Zertifizierungen werden von der Zertifizierungsstelle in Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden erteilt.
MEHR INFOS
Das oben erwähnte Register des Europäischen Datenschutzausschusses listet Zertifizierungsverfahren, Siegel und Prüfzeichen auf.
In der Datenbank der Deutschen Akkreditierungsstelle können Sie Informationen zu den akkreditierten Stellen finden.
3. Datenschutz-Zertifizierung oder doch lieber zertifizierter Datenschutzbeauftragter?
Eine Zertifizierung hilft Ihnen, wie bereits oben erwähnt, beim Nachweis, dass Ihre Verarbeitungstätigkeiten die Datenschutz-Anforderungen berücksichtigen und signalisieren Ihrer Kundschaft, dass Compliance in Ihrem Unternehmen einen hohen Stellenwert hat.
Ein Datenschutzbeauftragter kann Sie als Verantwortlichen jedoch dauerhaft unterstützen und bei der Bewältigung von datenschutzrechtlichen Herausforderungen zur Seite stehen. Die Bestellung kann freiwillig erfolgen, in einigen Fällen ist ein Datenschutzbeauftragter jedoch auch gesetzlich vorgeschrieben.
WEITERLESEN
In unserem Artikel “Wann die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen unabdingbar ist” erfahren Sie, wann Sie verpflichtet sind, einen DSB zu bestellen und welche Aufgaben dieser hat.
Wählen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten danach aus, ob er ausreichend Fachwissen, Erfahrung und praktische Fähigkeiten für die Erfüllung seiner Aufgaben mitbringt. Hier kann sich eine Zertifizierung durch Anbieter wie den TÜV Rheinland, TÜV SÜD oder die IHK anbieten. Das Zertifikat hilft Ihnen, das notwendige Fachwissen Ihres Datenschutzbeauftragten zu belegen.
Externer vs. interner Datenschutzbeauftragter – was ist sinnvoller?
Die Bestellung eines internen Datenschutzbeauftragten erfordert, wie bereits erwähnt, den Aufbau und den Erhalt von Fachwissen durch regelmäßige Schulungen.
Ein externer Datenschutzbeauftragter muss sich zunächst in die Unternehmensprozesse einarbeiten, dafür ist sein Fachwissen jedoch direkt abrufbar und eine Erreichbarkeit ist je nach vertraglicher Regelung auch an Wochenenden und Feiertagen gegeben. Durch die externe Bestellung vermeiden Sie zudem Rollenkonflikte und Akzeptanzprobleme innerhalb der Belegschaft.
VOR-UND NACHTEILE IM ÜBERBLICK
In unserem Artikel “Externer Datenschutzbeauftragter nach DSGVO: Aufgaben, Vorteile, Kosten, Bestellung & mehr” haben wir Ihnen eine übersichtliche Tabelle mit den Vor- und Nachteilen von internen und externen Datenschutzbeauftragten erstellt.
Ein nicht zu unterschätzendes Argument sind zudem die Kosten für die Weiterbildung des internen Datenschutzbeauftragten (DSB). Denn mit einer einmaligen Zertifizierung ist es nicht getan. Nach drei Jahren braucht Ihr interner DSB eine Rezertifizierung durch entsprechende Fortbildungen. Zudem muss Ihr DSB datenschutzrechtlich stets auf aktuellem Stand sein. Nur wenn dieser datenschutzrechtliche Neuerungen kennt und berücksichtigt, kann er Sie bei einer DSGVO-konformen Gestaltung Ihrer Prozesse unterstützen.
Sie sind auf der Suche nach einem externen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen?
4. Fazit
Es ist nicht leicht bei den Zertifizierungsverfahren, Zertifizierungsstellen, Zertifizierungskriterien und Datenschutzsiegeln den Überblick zu behalten. Möchten Sie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen korrekt umsetzen, führt oftmals kein Weg an der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten vorbei.
Damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Business konzentrieren können, bietet es sich an, in puncto Datenschutz auf externe Experten zu setzen. Unser Partner Legaltrust stellt Ihnen einen externen Datenschutzbeauftragten zur Seite, der das erforderliche Fachwissen mitbringt und Sie bei Datenschutzfragen, Prozessen und Schulungen unterstützt.
5. FAQ
