Worum geht's?
Ein Moment der Unachtsamkeit reicht und schon sind sensible Kundendaten in falschen Händen. Datenschutzverstöße passieren schneller, als viele denken, und können Bußgelder in Millionenhöhe nach sich ziehen. Wer seine Mitarbeiter nicht rechtzeitig schult, riskiert nicht nur finanzielle Schäden, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Partnern. Regelmäßige Datenschutzschulungen sind daher kein „Nice-to-have“, sondern quasi Pflicht! In diesem Artikel erfahren Sie mehr zur Datenschutzschulung für Mitarbeiter und wie Sie die Rechtssicherheit, Compliance und den langfristigen Schutz Ihres Unternehmens sicherstellen.
1. Was ist eine Datenschutzschulung?
Viele Unternehmen legen den Datenschutz in die vertrauensvollen Hände eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten. In Sachen Datenschutz ist die Expertise eines Datenschutzbeauftragten essentiell, um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) korrekt umzusetzen.
Der Datenschutz liegt allerdings nicht allein in der Hand des Datenschutzbeauftragten. Haben Mitarbeiter Ihres Unternehmens Umgang mit personenbezogenen Daten, müssen sie diese DSGVO-konform händeln können.
Mit einer regelmäßigen Datenschutzschulung im Unternehmen können Sie alle Mitarbeiter über die aktuellen Anforderungen des Datenschutzes informieren und sicherstellen, dass diese auch eingehalten werden. Ziel ist es, die Grundprinzipien der DSGVO zu verstehen. Die Mitarbeiter bekommen über die Datenschutzschulung vermittelt, welche Daten sie verarbeiten dürfen und wie sie diese sicher speichern. Zudem werden die Konsequenzen bei Verstößen in Datenschutzschulungen thematisiert.
ÜBRIGENS
Fälschlicherweise wird oftmals vermutet, dass die Datenschutzschulung zu den gesetzlichen Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten nach Art. 39 DSGVO gehört. Dem ist aber nicht so. Der Datenschutzbeauftragte muss zwar Sorge dafür tragen, dass alle Mitarbeiter die Datenverarbeitung unter Beachtung des Datenschutzes durchführen, die Schulung selbst muss er aber nicht durchführen. In der Praxis übernehmen Datenschutzbeauftragte aber oftmals diesen Job, da sie über die nötige Expertise verfügen.
Sie haben noch keinen Datenschutzbeauftragten und die jährliche Datenschutzschulung steht auch noch aus? Unsere Kollegen der Legaltrust GmbH kümmern sich gern um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen und führen Datenschutzschulungen für Ihre Mitarbeiter durch.
2. Ist eine Datenschutzschulung laut DSGVO Pflicht?
Als Unternehmen unterliegen Sie einer Nachweispflicht für die Einhaltung des Datenschutzes nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Damit das Thema Datenschutz und vor allem der Umgang mit personenbezogenen Daten bei Ihren Mitarbeitern hinreichend thematisiert wurde, kommen Sie um regelmäßige Datenschutzschulungen gar nicht herum.
Die DSGVO spricht nicht explizit von einer Pflicht für Datenschutzschulungen für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Unternehmen. Durch die Nachweispflicht ist eine professionelle und regelmäßige Datenschutzschulung allerdings unerlässlich.
Verantwortliche dürfen personenbezogene Daten nach Artikel 32 DSGVO nur verarbeiten, wenn technische und organisatorische Maßnahmen das Risiko von Datenschutzverstößen minimieren. So ergibt sich eine indirekte Pflicht zur Datenschutzschulung für Mitarbeiter. Zudem ist es laut Art. 39 Abs. 1 b DSGVO die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten, die “Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter” zu überwachen und zu überprüfen.
Zur indirekten Schulungspflicht gehört auch die Dokumentation der Datenschutzschulung und aller technisch organisatorischen Maßnahmen im Unternehmen. Hierzu haben wir von eRecht24 das Datenschutzmanagementsystem DatenschutzPro entwickelt. Werden Sie jetzt eRecht24 Premium Mitglied und sichern Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen ab.
3. Müssen alle Mitarbeiter des Unternehmens geschult werden?
Grundsätzlich müssen alle Mitarbeiter, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Unternehmen zu tun haben, im Datenschutz und zur Datenverarbeitung geschult werden. Meistens handelt es sich dabei um Mitarbeiter der Personalabteilung (HR), sowie Supportmitarbeiter und Mitarbeiter der IT-Abteilung.
AUFGEPASST!
Aber auch Mitarbeiter im Marketing oder in anderen Bereichen des Unternehmens können potentiell gegen die Vorgaben der DSGVO verstoßen. Aus diesem Grund bietet sich eine regelmäßige Datenschutzschulung für das gesamte Unternehmen und alle Mitarbeitenden an. Beachten Sie hierbei auch, dass Praktikanten, Werkstudenten, Minijobber, Zeitarbeiter und Teilzeitbeschäftigte ebenso geschult werden sollten wie Ihre Vollzeitmitarbeitenden.
4. Welche Inhalte werden in einer Datenschutzschulung für Mitarbeiter vermittelt?
Im Rahmen der Online-Datenschutz-Schulung werden datenschutzrechtliche Grundlagen vermittelt und ein Datenschutzbewusstsein geschaffen. Ihre Mitarbeiter lernen, welche Pflichten sich aus der DSGVO ergeben, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen sollten und wie sie bei einer Datenpanne vorgehen müssen.
In der Datenschutzschulung werden Tipps vermittelt, wie Ihre Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz datenschutzrechtlich organisieren können und wie mobile Geräte sowie Unternehmensdaten sicher gehandhabt werden. Ihre Mitarbeiter erfahren, welche technisch organisatorischen Maßnahmen erforderlich sind und wie personenbezogene Daten durch Verschlüsselung, Pseudonymisierung und Anonymisierung geschützt werden.
Ein weiteres Thema ist der Umgang mit der Auskunftspflicht und den Betroffenenrechten der Personen, von denen Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Ihre Mitarbeiter lernen, wie und wann sie auf Betroffenenanfragen über das Kontaktformular der Website, E-Mail, Telefon oder Brief reagieren sollten und wann sie der Löschpflicht nachkommen müssen. So werden Datenschutzrisiken bestmöglich minimiert.
5. Wie viel kostet eine Datenschutzschulung?
Die Datenschutzschulung bei unseren Kollegen der Legaltrust kostet einmalig 990 Euro (zzgl. USt.). Im Rahmen einer zwei- bis dreistündigen Datenschutzschulung wird praxisnahes Wissen rund um die Anforderungen der DSGVO vermittelt. So werden Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen darauf vorbereitet, die datenschutzrechtlichen Vorgaben sicher umzusetzen.
INTERESSANT
Die zertifizierten Datenschutzbeauftragten der Legaltrust führen mit Ihren Mitarbeitern eine Online-Datenschutzschulung durch. Die Live-Datenschutzschulung bietet im Gegensatz zu E-Learning-Videos den Vorteil, dass unsere Kollegen direkt auf Ihre Fragen eingehen können und praxisnahe Inhalte für Ihren Arbeitsalltag vermittelt werden. Eine direkte Interaktion mit der Gruppe und dem Datenschutzbeauftragten unterstützen den Lernprozess und sorgen dafür, dass das Thema Datenschutz im Kopf hängen bleibt.
6. Wo kann ich eine Datenschutzschulung buchen?
Sie können Datenschutz-Schulungen direkt bei unserem Partnerunternehmen Legaltrust buchen. Frischen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter in Sachen Datenschutz auf und sichern Sie sich noch heute einen der begehrten Termine für die Online-Schulung bei unseren Kollegen der Legaltrust!
7. Dokumentation der Schulung: So weisen Sie die Schulung nach
Damit Ihr Unternehmen seiner Nachweispflicht nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachkommen kann, muss die Teilnahme an der Datenschutzschulung für Mitarbeiter gegenüber den zuständigen Aufsichtsbehörden dokumentiert werden. Im Rahmen der Schulung werden in der Regel sowohl die teilnehmenden Personen als auch die vermittelten Inhalte erfasst, sodass ein vollständiger Nachweis für die Aufsichtsbehörden vorliegt.
8. Diese Konsequenzen erwarten Sie, wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht ausreichend schulen
Grundsätzlich können keine Bußgelder für eine nicht absolvierte Datenschutzschulung Ihrer Mitarbeiter verhängt werden - denn eine direkte Schulungspflicht sieht die DSGVO nicht vor. Jetzt kommt das große ABER: Eine fehlende Datenschutzschulung kann dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter über nicht ausreichend Wissen zum Thema Datenschutz verfügen und dadurch eine Datenpanne verursacht wird.
ACHTUNG!
Im Falle eines Datenschutzverstoßes oder einer Datenpanne können Verantwortliche wegen Nichteinhaltung der Datenschutz-Grundverordnung zur Zahlung von DSGVO-Bußgeldern in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder zu bis zu 4 % ihres weltweit erzielten Jahresumsatzes (je nachdem, was höher ist) angehalten werden.
9. Fazit
Eine regelmäßige Datenschutzschulung ist für Unternehmen unverzichtbar, um die gesetzlichen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und Datenschutzrisiken zu minimieren. Zwar besteht keine ausdrückliche Schulungspflicht, doch ergibt sich aus der Nachweis- und Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO eine indirekte Verpflichtung, Mitarbeiter im sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten zu unterweisen.
Datenschutzschulungen vermitteln praxisnahes Wissen über technische und organisatorische Maßnahmen, die korrekte Datenverarbeitung sowie den Umgang mit Betroffenenanfragen. Sie schaffen ein Bewusstsein für Datenschutz im Arbeitsalltag und fördern eine verantwortungsvolle Unternehmenskultur.
Durch die dokumentierte Teilnahme an solchen Schulungen können Unternehmen ihrer Rechenschaftspflicht nachkommen und bei Kontrollen der Aufsichtsbehörden ihre Compliance nachweisen. Damit ist die Datenschutzschulung ein zentraler Baustein eines wirksamen Datenschutzmanagements. Buchen Sie eine Online-Datenschutzschulung für Ihre Mitarbeiter bei unseren Kollegen der Legaltrust.
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