Worum geht's?
Ob für die Automatisierung von Prozessen, im Kundensupport oder im Marketing: Immer mehr Unternehmen setzen auf KI. Bereits 2024 nutzte nach Auswertungen des Statistischen Bundesamts jedes fünfte Unternehmen in Deutschland künstliche Intelligenz. Es zeigt sich aber auch: Rechtliche Unsicherheiten sind gerade für kleinere Unternehmen oft das größte Hindernis beim Einsatz von KI-Systemen. Für Klarheit kann KI-Compliance sorgen. Wir verraten, was man darunter versteht und worauf es beim Aufbau ankommt.
1. Was ist KI-Compliance?
Unter KI-Compliance (auch AI-Compliance) werden alle Maßnahmen, internen Prozesse und Vorschriften verstanden, die Sie als Unternehmen einführen (müssen), um KI-Systeme rechtskonform, ethisch korrekt und transparent zu betreiben. Sie können sich das als eine Art Regelkatalog vorstellen, der sich aus internen und externen Faktoren zusammensetzt:
- Intern: Einführung von internen Richtlinien und Prozessen, wie z. B. einer KI-Richtlinie für Mitarbeitende und regelmäßige Schulungen zum Einsatz von KI.
- Extern: Einhaltung von Gesetzen wie EU-KI-Verordnung, DSGVO und weiteren Vorschriften bei der Nutzung von KI-Systemen.
Diese Maßnahmen haben das Ziel, dass Sie verantwortungsvoll und nachvollziehbar mit KI im Unternehmen umgehen – ohne Risiko von Rechtsverstößen, Bußgeldern oder Vertrauensverlust.
Konkret heißt das: Nutzen Sie KI-Tools wie Chatbots, Text- und Bildgeneratoren, Analysetools oder KI im Personalbereich, müssen Sie die geltenden gesetzlichen Vorgaben einhalten, die Risiken im Umgang kennen und bestmöglich minimieren sowie klare interne Regeln festlegen.
2. Warum ist KI-Compliance wichtig?
Der Einsatz von KI bringt für Unternehmen, Selbstständige und Vereine nicht nur große Chancen, sondern auch ethische und wirtschaftliche Risiken mit sich. Daher müssen sowohl KI-Anbieter als auch nutzende Unternehmen bestimmte Pflichten erfüllen, die u. a. von der EU-KI-Verordnung (AI-Act) vorgegeben werden. Die Pflichten für Anbieter sind dabei deutlich umfangreicher als die der Nutzer.
Die KI-Verordnung (KI-VO) legt erstmals umfassende gesetzliche Anforderungen für den Einsatz von künstlicher Intelligenz fest. Dabei geht es vor allem um die Klassifizierung und Sicherheit von KI-Systemen. Themen wie Urheberrecht und KI sind nicht Teil der Verordnung.
Die wichtigsten Punkte der EU-KI-Verordnung
- Risikobasierter Ansatz: Die KI-VO stuft KI-Systeme nach ihrem Risiko ein. Unterschieden werden verbotene Systeme (z. B. Social Scoring), Systeme mit einem hohen Risiko und strengen Anforderungen (z. B. KI in der Auswahl von Bewerbern) sowie Systeme mit einem geringen/vertretbaren Risiko (z. B. Sprachassistenten).
- Transparenzpflichten: Nutzer müssen darüber informiert werden, wenn sie mit einer KI interagieren (z. B. bei Chatbots im Kundenservice).
- Durchsetzung und Sanktionen: Bei Verstößen drohen hohe Bußgelder und Sanktionen.
KI-Compliance dient dazu, diese und andere Vorgaben wie die der DSGVO einzuhalten und umzusetzen. Ohne Regelkatalog und informierte Mitarbeiter können Haftungsrisiken, Bußgelder und Imageschäden die Folge sein. Sinnvoll aufgestellte und kontinuierlich umgesetzte Compliance-Maßnahmen sorgen hingegen für Vertrauen – nicht nur bei Ihren Kunden, sondern auch bei Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Aufsichtsbehörden.
3. Wer muss eine KI-Compliance-Struktur aufbauen?
Grundsätzlich sollten alle Unternehmen, die KI-Tools im Geschäftsbetrieb einsetzen, eine entsprechende Compliance-Struktur aufbauen – unabhängig von ihrer Branche oder Größe. Besonders wichtig ist das für Unternehmen, die KI-Tools entwickeln und anbieten.
ACHTUNG
Viele Unternehmen glauben, dass sie von den Pflichten der KI-VO befreit sind, weil sie KI-Tools zwar nutzen, nicht aber selbst entwickeln. Doch auch wer bestehende KI-Modelle wesentlich verändert, unter eigenem Namen anbietet oder in eigene Produkte integriert (sogenannte White-Label-Lösungen), gilt als Anbieter im Sinne der KI-VO und ist verpflichtet, deren Vorgaben einzuhalten.
Selbst wer KI-Tools wirklich nur nutzt, sollte auf KI-Compliance im Unternehmen nicht verzichten. Oft wird davon ausgegangen, es würden intern nur KI-Systeme mit geringem Risiko eingesetzt, nicht aber Hochrisiko-Systeme. Doch bei genauerem Hinsehen handelt es sich oftmals um Graubereiche. So würde z. B. ein Tool, das mittels KI im telefonischen Kundengespräch die Emotionen der Kunden analysiert und entsprechende Handlungsempfehlungen gibt, als KI-System mit hohem Risiko gelten. Ebenso ist Vorsicht geboten, wenn KI im HR-Bereich genutzt wird, um z. B. Bewerbungen automatisch zu sichten oder vorzusortieren.
KI-Compliance hilft an dieser Stelle dabei, klare Regeln für die rechtssichere Nutzung solcher Hochrisiko-KI-Systeme festzuhalten.
4. So bauen Sie eine KI-Compliance Schritt für Schritt auf
Indem Sie wissen, wo KI in Ihrem Unternehmen genutzt wird, welche potenziellen Risiken von den einzelnen Anwendungen ausgehen und welche Regeln es braucht, um diese einzudämmen, gelingt es Ihnen, Haftungsrisiken deutlich zu reduzieren. Der Aufbau Ihrer KI-Compliance beruht dabei auf mehreren Schritten.
Risikoanalyse: KI-Anwendungen und deren Risiken identifizieren
Im ersten Schritt sollten Sie festhalten, wo Sie KI in Ihrem Unternehmen einsetzen und welche Risiken davon ausgehen können. Das gilt zum einen natürlich für eigene Entwicklungen, zum anderen aber auch für die Nutzung externer Tools.
Erstellen Sie eine Übersicht aller KI-Systeme samt der Datenart, die diese erheben (personenbezogene Daten oder nicht-personenbezogene) sowie mögliche Risiken (z. B. Datenschutzverletzungen, fehlerhafte Ergebnisse).
Regelwerke & Richtlinien: Interne Vorgaben erstellen
Auf Basis der Risikoanalyse können Sie im nächsten Schritt unternehmensinterne Vorgaben für den Umgang mit den Tools festlegen. Eine interne KI-Richtlinie sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, wie sie KI-Systeme korrekt einsetzen und Risiken vermeiden.
- die allgemeine Nutzung von KI im Unternehmen.
- den Umgang mit spezifischen KI-Tools.
- an wen sich Ihre Mitarbeiter bei Fragen wenden können.
- welche Daten in die Tools eingegeben werden dürfen.
- welche Daten tabu sind (z. B. Betriebsgeheimnisse).
- wie KI-generierte Ergebnisse verwendet werden dürfen.
Tipp: Für eRecht24 Premium-Mitglieder haben wir eine Mustervorlage für eine KI-Richtlinie für Mitarbeiter erstellt, die Sie mit wenigen Klicks auf Ihr Unternehmen anpassen können.
Schulung & Awareness: Mitarbeitende einbeziehen
Neben internen Richtlinien ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig für die rechtlichen Pflichten und ethischen Standards im Umgang mit KI sensibilisieren. Denn: KI-Compliance funktioniert nur, wenn jeder im Unternehmen auf dem gleichen Stand ist.
Schulungen stärken das Bewusstsein für Risiken, wie z. B. die Verletzung fremder Rechte durch KI-generierte Inhalte oder die Preisgabe von Betriebsgeheimnissen bei ChatGPT, Gemini & Co. Sie sollten außerdem deutlich machen, dass die Risikovermeidung auch in der Verantwortung des einzelnen Mitarbeiters liegt – indem eben keine sensiblen Daten eingegeben werden und KI-Ergebnisse vor der Nutzung auf Urheber- und Persönlichkeitsrechte überprüft werden.
WICHTIG
Sobald KI-Tools genutzt werden, sind Sie als Unternehmen verpflichtet, Ihre Mitarbeiter im Umgang mit diesen zu schulen. Der AI-Act sieht bereits seit Februar 2025 eine faktische Schulungspflicht vor.
Zusätzlich zu einer Grundlagenschulung für alle Beschäftigten kann es sinnvoll sein, Mitarbeiter gesondert weiterzubilden, die im Unternehmen mit Hochrisiko-KI-Systemen zu tun haben.
Monitoring & Audits: Regelmäßige Überprüfungen
Damit KI-Compliance Erfolg hat, sollten die Maßnahmen regelmäßig überprüft werden. Eine laufende Kontrolle gibt Ihnen die Möglichkeit, Fehler frühzeitig aufzudecken und nachzubessern. Infrage kommen interne und externe Prüfungen:
- Interne Audits: Verantwortliche im Unternehmen prüfen in festgelegten Abständen (z. B. einmal im Quartal), ob die Richtlinien eingehalten werden.
- Externe Audits: Spezialisierte Anbieter überprüfen Ihre Compliance-Maßnahmen unabhängig und professionell und begleiten Sie bei der Erstellung eines Best Practices für Ihr Unternehmen.
Ein konsequentes Monitoring sorgt dafür, dass die Compliance-Anforderungen nicht nur auf dem Papier bestehen, sondern dauerhaft im Unternehmen gelebt und umgesetzt werden.
5. Professionelle Unterstützung beim Aufbau einer KI-Compliance
Eine professionelle KI-Compliance schützt Ihr Unternehmen vor Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben und deren Folgen. Allein müssen Sie diese nicht aufbauen: Datenschutz- und IT-Experten helfen Ihnen, die rechtlichen Vorgaben umzusetzen.
So kann etwa ein externer Datenschutzbeauftragter sämtliche Aufgaben, die im Zusammenhang mit der KI-Verordnung und der Datenschutzgrundverordnung anfallen, übernehmen. Dazu gehören beim Compliance Management neben der Datenschutz- und KI-Beratung die Prüfung und Optimierung von Datenschutzprozessen, der Aufbau eines KI-Managementsystems mit Risikoanalyse, die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und die Schulung von Mitarbeitenden.
Das eRecht24 Partnerunternehmen Legaltrust unterstützt Sie beim Aufbau eines KI-Managementsystems und ist Ihr Ansprechpartner als KI-Compliance-Beauftragter bei allen Fragen zum rechtssicheren KI-Einsatz in Ihrem Unternehmen.
6. Wie viel kostet eine KI-Compliance-Beratung?
Die Kosten einer KI-Compliance-Beratung lassen sich nicht pauschal beziffern, sondern hängen von den Ansprüchen des jeweiligen Unternehmens ab. Folgende Faktoren beeinflussen die Kosten:
- Unternehmensgröße
- Anzahl der eingesetzten KI-Systeme
- Umfang der Prozesse, Richtlinien und Schulungen
- Tiefe der Risikoanalyse Ihrer KI-Projekte
- Umfang der Auditierung
Das eRecht24 Partnerunternehmen Legaltrust erstellt Ihnen gern ein Angebot für eine Compliance-Beratung. Für einen rechtskonformen Einsatz von KI wird eine Risikoklassifizierung von KI-Systemen durchgeführt und Sie erhalten Unterstützung bei der Erfüllung aller rechtlichen Pflichten sowie beim Aufbau eines KI-Managementsystems.
7. Fazit
Künstliche Intelligenz kann enorme Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich bringen – birgt aber auch rechtliche und ethische Risiken. Eine KI-Compliance sorgt als interner Regelkatalog dafür, dass KI-Systeme rechtssicher eingesetzt werden. Das ist nicht nur, aber ganz besonders wichtig, wenn Sie Hochrisiko-KI-Systeme nutzen oder selbst KI-Anwendungen entwickeln.
Darüber hinaus helfen durchdachte Compliance-Maßnahmen Ihnen dabei, Prozesse transparent zu gestalten, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und Risiken wie Datenschutzverstöße, DSGVO-Bußgelder und Verletzungen der KI-Verordnung zu vermeiden.
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8. FAQ: Häufig gestellte Fragen zur KI-Compliance
