Worum geht's?
Um Nutzerfragen und Feedback zu erhalten, setzen viele Webseitenbetreiber auf Kontaktformulare. Kontaktformulare müssen allerdings einige Anforderungen der DSGVO erfüllen. Tun sie dies nicht, können Webseitenbetreiber abgemahnt werden. Was müssen Sie beim Kontaktformular rechtlich beachten? Welche Kosten drohen bei einer Abmahnung wegen des Kontaktformulars? Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel.
1. Was müssen Sie bei Kontaktformularen rechtlich beachten?
Viele Online-Shops und Websites binden Kontaktformulare auf Ihrer Website ein, damit Kunden und Nutzer Kontakt zum Unternehmen aufnehmen können. Sie sind als Online-Händler oder Webseitenbetreiber allerdings nicht dazu verpflichtet, die Kontaktanfrage über ein Formular zu ermöglichen.
Wichtig ist, dass Sie Ihren Kunden bzw. den Besuchern Ihrer Webseite eine Möglichkeit der Kontaktaufnahme bieten. Dabei kann es sich sowohl um die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse handeln als auch um eine Telefonnummer. Viele Online-Shops setzen auf Live-Chats, die mit Chatbots durch einen Fragenkatalog führen, um erste Hilfestellungen zu leisten, bevor der Nutzer bei Bedarf an einen Mitarbeiter weitergeleitet wird.
LESEEMPFEHLUNG
Weiterführende Informationen zum Thema “Kontaktformulare DSGVO-sicher: Die wichtigsten Regeln für Ihren Online-Shop oder Ihre Website” erhalten Sie in unserem Artikel.
Welche Art der Kontaktaufnahme Sie für Ihre Webseite bevorzugen, ist ganz Ihnen überlassen. Setzen Sie allerdings auf ein Kontaktformular, muss dieses den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen. Ist dies nicht der Fall, droht eine Abmahnung.
2. Welche Abmahngründe gibt es bei Kontaktformularen?
Die häufigsten Abmahngründe in Verbindung mit Kontaktformularen haben wir Ihnen im Folgenden zusammengefasst:
ACHTUNG
Entgegen dem Urteil vom OLG Köln (11.03.2016, Az. 6 U 121/15) benötigen Sie keine Einwilligungserklärung in Form einer Checkbox im Kontaktformular. Sie müssen allerdings in der Datenschutzerklärung auf die Funktion des Kontaktformulars und Ihre Vorgehensweise bei der Erhebung personenbezogener Daten eingehen.
3. So verhindern Sie, dass Sie wegen Ihres Kontaktformulars abgemahnt werden
Geben Sie Abmahnern keine Chance und sorgen Sie dafür, dass Ihr Kontaktformular den rechtlichen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entspricht. Dazu zählt die technisch organisatorische Maßnahme einer SSL-Verschlüsselung auf Ihrer Webseite. Diese ist nicht nur für die Nutzung des Kontaktformulars Pflicht, sondern sollte auf jeder Internetseite vorhanden sein.
Ein SSL-Zertifikat ist zwölf Monate gültig und muss anschließend erneuert werden. Ein weiterer wichtiger Grund, der für die SSL-Verschlüsselung spricht: Mittlerweile strafen Suchmaschinen wie Google Webseiten ohne SSL-Zertifikat im Ranking ab.
Wichtig ist nicht nur der Hinweis und die Verlinkung auf Ihre Datenschutzerklärung, sondern auch, dass Ihre Datenschutzerklärung aktuell ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Mit unserem kostenlosen Datenschutz-Generator können Sie im Handumdrehen eine rechtssichere Datenschutzerklärung für Ihre Website erstellen.
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Achten Sie außerdem darauf, dass Sie nur die Daten erheben, die Sie zwingend benötigen. Als Pflichtangabe sollte in der Regel nur der Name und die E-Mail-Adresse gefordert werden. Zusätzliche Angaben wie das Geburtsdatum oder eine Telefonnummer können im Formular aufgenommen werden, sollten allerdings freiwillige Angaben bleiben. Hier gilt das Prinzip der Datensparsamkeit.
AUFGEPASST
Gemäß Art. 5 DSGVO gilt außerdem das Zweckbindungsprinzip. Hinterlässt der Kunde seine E-Mail-Adresse im Kontaktformular, dürfen Sie ihn nur zu diesem Zweck kontaktieren. Sie dürfen die Daten nicht für den Newsletterversand verwenden, ohne den Nutzer per Double-Opt-In um eine Einwilligung gebeten zu haben. Halten Sie sich nicht daran, droht eine Abmahnung.
4. Abmahnung wegen Kontaktformular: Welche Konsequenzen drohen?
Eine Abmahnung wegen eines Verstoßes gegen die DSGVO erhalten Sie in der Regel von einer Anwaltskanzlei, die einen Wettbewerber vertritt, oder einem Abmahnverein. Zunächst sollten Sie die Abmahnung von einem Anwalt für Internetrecht überprüfen lassen. Unter Umständen ist die Abmahnung unwirksam.
Ist die Abmahnung berechtigt, müssen Sie nicht nur die Kosten Ihres Anwalts, sondern auch die Kosten des abmahnenden Anwalts tragen. Oftmals fordert der Abmahner eine strafbewehrte Unterlassungserklärung zu unterschreiben. Diese sollten Sie allerdings im Vorfeld ebenfalls von einem Anwalt überprüfen lassen.
Das eigentliche Bußgeld für den Datenschutzverstoß liegt meistens im vierstelligen Bereich. Hinzu kann außerdem ein DSGVO-Bußgeld in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % Ihres Jahresumsatzes kommen.
5. Fazit
Um keine teure Abmahnung zu riskieren, sollten Sie die Anforderungen der DSGVO an Kontaktformulare erfüllen. Eine SSL-Verschlüsselung auf der Website und eine Verlinkung auf die Datenschutzerklärung sind Pflicht. Achten Sie auf Datensparsamkeit und halten Sie das Zweckbindungsprinzip ein.
Die Datenschutzgrundverordnung gilt nicht nur für Ihre Website. Auch Kunden- und Mitarbeiterdaten müssen ausreichend geschützt sein, damit Sie keine Abmahnung kassieren. Sind Ihre technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) ausreichend? Benötigen Sie einen externen Datenschutzbeauftragten?
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