Ist Broadcast-Listen auf WhatsApp erstellen datenschutzkonform?

Worum geht's?

WhatsApp Broadcast dient ähnlich wie ein Rundschreiben oder die Blindkopie einer Mail der einseitigen Kommunikation: Mit der Funktion lassen sich Nachrichten an mehrere Kontakte gleichzeitig verschicken, ohne extra eine Gruppe erstellen zu müssen. Damit klingt die Broadcast-Funktion vielversprechend für den unkomplizierten Versand von Newslettern. Doch auch wenn viele Unternehmer Broadcast-Listen verwenden, um mit ihren Kunden zu kommunizieren – unproblematisch ist das nicht. Welche Probleme es bei der geschäftlichen Nutzung von WhatsApp Broadcast gibt und ob sich Newsletter auf WhatsApp dennoch DSGVO-konform versenden lassen, lesen Sie in diesem Artikel.

1. Was ist WhatsApp Broadcast?

WhatsApp Broadcast ist eine Art Verteilerfunktion im Messengerdienst WhatsApp. Über die Funktion können Sie in der App eine Nachricht an viele Kontakte aus Ihrem Adressbuch senden. Der Clou: Alle Empfänger erhalten die Nachricht als private Nachricht – so, als würden Sie sie persönlich anschreiben. Die Mitteilung müssen Sie nur einmal verfassen und können sie dann an bis zu 256 Kontakte gleichzeitig verschicken.

Die Empfänger Ihrer Broadcast-Nachricht können natürlich auf die Mitteilung reagieren. Wenn Ihnen jemand antwortet, passiert das jedoch ausschließlich über den privaten Chat. Andere Kontakte in der WhatsApp-Broadcast-Liste haben keinen Zugriff auf die Antworten.

Was ist der Unterschied zwischen Broadcast und Gruppe?

Im Gegensatz zu einer WhatsApp Gruppe ist die Kommunikation bei WhatsApp Broadcast nur einseitig möglich. Der Empfänger der Rundnachricht kann zwar dem Sender antworten, nicht aber anderen Kontakten aus der Verteilerliste. Diese können sich in der Broadcast-Liste weder sehen noch kontaktieren und wissen auch nicht, dass sie im Verteiler stehen.

WhatsApp-Gruppen haben hingegen den Zweck, dass sich alle Mitglieder offen untereinander austauschen können. Dafür können sie auch die Telefonnummern der anderen Gruppenmitglieder sehen. Gruppe und Broadcast sind also verschiedene Konzepte.

Ist WhatsApp Broadcast und WhatsApp Newsletter das Gleiche?

Während die Trennung zwischen Broadcast und Gruppe einfach ist, wird es bei der Unterscheidung zum WhatsApp Newsletter etwas komplizierter. Aber auch die Broadcast-Funktion und die Marketing-Benachrichtigungen sind nicht das Gleiche.

• Die Gemeinsamkeit: Sowohl WhatsApp Broadcast als auch der WhatsApp Newsletter dienen dazu, proaktiv und einseitig Nachrichten an mehrere Empfänger zu versenden, die z. B. Updates, Angebote, Medien oder andere Informationen enthalten.

• Der Unterschied: Während WhatsApp Broadcast kostenlos ist, fallen für den WhatsApp Newsletter Gebühren an. Dafür ist aber auch die Reichweite höher, da sich Nachrichten an mehr als 256 Kontakte senden lassen.

Ausführliche Informationen zum WhatsApp Newsletter haben wir Ihnen in Kapitel 4 zusammengestellt.

2. Broadcast-Liste bei WhatsApp in 5 Schritten erstellen

Mit dieser 5-Schritte-Anleitung für iOS bzw. Android können Sie ganz einfach auf WhatsApp eine Broadcast-Liste erstellen.

WhatsApp Broadcast-Liste in iOS erstellen:

1. Öffnen Sie WhatsApp auf Ihrem iPhone.

2. Unter „Chats“ finden Sie in blauer Schrift „Broadcasts“.

3. Tippen Sie unten auf „Neue Liste“.

4. Wählen Sie alle Kontakte aus Ihrem Adressbuch, die Sie Ihrer Broadcast-Liste hinzufügen möchten.

5. Tippen Sie oben rechts auf „Erstellen“. Anschließend können Sie Nachrichten an die Empfänger in der Liste versenden.

WhatsApp Broadcast-Liste für Android erstellen:

1. Öffnen Sie WhatsApp auf Ihrem Android-Gerät.

2. Unter den drei Menüpunkten finden Sie den Reiter „Neuer Broadcast“.

3. Wählen Sie alle WhatsApp-Kontakte aus Ihrem Adressbuch, die Sie Ihrer Broadcast-Liste hinzufügen möchten.

4. Bestätigen Sie die Liste unten rechts mit dem grünen Haken.

Sobald Sie die WhatsApp Broadcast-Liste erstellt haben, können Sie Nachrichten an die ausgewählten Kontakte verschicken. Sie können sich beispielsweise bei Freunden für ihr Kommen zu einer Party bedanken oder Ihrer Sportgruppe mitteilen, wann sie sich für das nächste Training treffen. 

Im Nachhinein können Sie jederzeit die Broadcast-Liste bearbeiten und neue Kontakte hinzufügen oder alte Kontakte löschen. Wollen Sie die Broadcast-Liste löschen, weil Sie diese nicht mehr benötigen, können Sie dies unter Chats > Broadcast-Listen > nach links wischen > löschen tun

Nicht nur Privatpersonen, sondern auch Unternehmen wittern die Möglichkeiten, die die WhatsApp Broadcast Funktion bietet – Kundenkommunikation und Direktmarketing sind nur einige Stichworte. Aber Vorsicht: Die kommerzielle Verwendung von WhatsApp Broadcast ist problematisch, denn sie kann sowohl gegen die Nutzungsbedingungen von WhatsApp als auch gegen die DSGVO verstoßen.

Sören SiebertRechtsanwalt

3. Kann ich WhatsApp Broadcast für mein Unternehmen nutzen?

Für Privatpersonen spielt das Thema WhatsApp und DSGVO nur eine untergeordnete Rolle. Bei Unternehmen sieht das allerdings anders aus. Rechtlich betrachtet ist die kommerzielle Verwendung von WhatsApp – und damit auch von Funktionen wie WhatsApp Broadcast – schwierig. Das hat mehrere Gründe.

Broadcast und Werbemails – Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen?

Zuallererst ist die WhatsApp-App, die Sie für Ihr private Kommunikation nutzen, nicht für Unternehmen gedacht. In den Nutzungsbedingungen wird der kommerzielle Gebrauch des Messengerdienstes untersagt. So ist auch die Verwendung von WhatsApp Broadcast für den geschäftlichen Massenversand von Nachrichten ausdrücklich ausgeschlossen.

Eine speziell für Unternehmen entwickelte Alternative stellt die WhatsApp Business App dar. Mit der Business Variante können Sie für Ihre Firma einen Unternehmensaccount einrichten, einen Produktkatalog erstellen und Ihre Kunden beispielsweise mit einer Abwesenheitsbenachrichtung über Urlaub und Schließzeiten informieren. Durch die Angaben zum Unternehmen erfüllen Sie Ihre Impressumspflicht.

Doch auch wenn WhatsApp Business speziell für Unternehmen entwickelt wurde, limitiert die Messenger App den Einsatz von WhatsApp Broadcast als Newsletterverteiler. In den Nutzungsbedingungen der Business App schreibt WhatsApp unter Punkt 6:

„Das Unternehmen darf weder direkt, indirekt noch durch automatisierte oder sonstige Methoden (…) (h) Spam, unaufgeforderte elektronische Mitteilungen, Kettenbriefe, Schneeballsysteme oder illegale oder unzulässige Mitteilungen senden, verbreiten oder posten (…).“

Ob und inwiefern Nachrichten aus Broadcast-Listen als „Spam, unaufgeforderte elektronische Mitteilungen, Kettenbriefe (…)“ gelten, stellt WhatsApp jedoch nicht klar.

Bei diesem potenziellen Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen bleibt es nicht – denn wollen Sie WhatsApp Broadcast für die Kundenkommunikation nutzen, gibt es auch Probleme beim Datenschutz.

Ist WhatsApp Broadcast DSGVO-konform?

In der EU regelt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) den Umgang mit personenbezogenen Daten. Das kann etwa der Name und die Adresse einer Person sein, aber auch eine persönliche Telefonnummer, E-Mailadresse oder Bankverbindung. Gemäß DSGVO müssen alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, für einen ausreichenden Datenschutz sorgen. Dazu gehören unter anderem geeignete technisch organisatorische Maßnahmen.

Aber nicht nur Sie selbst, sondern auch WhatsApp kann auf Ihr Adressbuch zugreifen. Die DSGVO verpflichtet Sie in einem solchen Fall zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags, um die Rechte und Pflichten beim Umgang mit den personenbezogenen Daten zu regeln. Mit der Standard-App ist es nicht möglich, einen AV-Vertrag mit WhatsApp abzuschließen.

Erstellen Sie ein Unternehmensprofil auf WhatsApp Business, kommt es mit dem Akzeptieren der Nutzungsbedingungen automatisch zum Abschluss eines AV-Vertrags mit WhatsApp. Ob dieser jedoch allen Anforderungen der DSGVO genügt, ist umstritten.

Darüber hinaus können Sie als Nutzer nicht verhindern, dass WhatsApp in Ihrem Adressbuch auch auf die Kontakte zugreift, die den Messenger gar nicht nutzen. Persönliche und dienstliche Kontakte lassen sich nicht sauber trennen, auch wenn WhatsApp Business eine separate geschäftliche Telefonnummer voraussetzt.

Und es gibt aus datenschutzrechtlicher Sicht noch weitere Probleme. Zwar sind sowohl in der „herkömmlichen“ als auch in der Business App die Nachrichten beim Versand automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt – die Cloud-Backups hingegen nicht. Die Verschlüsselung müssen Sie selbst aktivieren (in der App unter Einstellungen > Chats > Chat-Backup > Ende-zu-Ende-verschlüsseltes Backup).

Möchten Sie über eine Broadcast-Liste Ihre Angebote bewerben, handelt es sich zudem um Direktwerbung. Damit diese zulässig ist (und es sich nicht um unerlaubten Spam handelt) brauchen Sie die ausdrückliche Zustimmung der Empfänger. Die Einholung der Zustimmung ist zwar möglich – lässt sich aber über die Business App nicht automatisiert, sondern nur mühselig manuell erfragen und verwalten.

WhatsApp Broadcast: Sinnvoll für mein Online Marketing?

WhatsApp kann als Marketingkanal für Unternehmen und Onlineshops äußerst lohnenswert sein – keine Frage. So ist etwa die Öffnungsrate von WhatsApp Nachrichten mit über 90 % um ein Vielfaches höher als bei einem Newsletterversand per Mail (ca. 21 %).

Allerdings sollte Ihnen auch klar sein, dass die Broadcast-Funktion in der WhatsApp Business App nicht so uneingeschränkt genutzt werden kann wie eine Mailingliste. Die Anzahl an Kontakten, an die Sie Ihre Nachrichten senden können, ist auf 256 begrenzt. Ihre Empfänger müssen Sie zudem im eigenen Adressbuch gespeichert haben – sonst kommt die Broadcast Nachricht schlicht nicht an.

Und: Eine Auswertung der WhatsApp-Kampagne ist nicht möglich. Sie erhalten keine Daten, um die Kampagne zu tracken und können keine Rückschlüsse auf den Erfolg ihrer Marketingmaßnahmen ziehen. Auch eine Zertifizierung mit einem grünen Haken ist bei der Business App nicht vorgesehen.

4. WhatsApp Newsletter DSGVO-konform versenden – geht das?

Auch wenn WhatsApp Broadcast weniger für Ihre Businesskommunikation geeignet ist, gibt es zum Glück eine Lösung, um Newsletter rechtssicher via WhatsApp zu versenden – und zwar über die WhatsApp Business Platform (ehemals API).

DSGVO-konforme Alternative zu WhatsApp Broadcast?

Mit der WhatsApp Business Platform haben Sie die Möglichkeit, Newsletter zu Marketingzwecken DSGVO-konform auf WhatsApp zu versenden. Nachrichten, die Sie an Kunden schicken, werden verschlüsselt übertragen, ohne dass der Messengerdienst bei der Verwendung auf Ihr komplettes Adressbuch zugreift. Zudem spielt es beim Versand über die API keine Rolle, ob die Adressaten Ihren Kontakt im Adressbuch gespeichert haben.

Im Gegensatz zu WhatsApp Broadcast dient WhatsApp Newsletter ausdrücklich der kommerziellen Verwendung. Sie können die Business API nutzen, um Neuigkeiten mit Ihren Kunden zu teilen. Da dies den Nutzungsrichtlinien entspricht, müssen Sie keine Sorgen haben, dass Ihr Business Konto gesperrt wird. Versenden Sie eine Vielzahl von Nachrichten über die Broadcast-Funktion, kann das hingegen passieren.

Sören SiebertRechtsanwalt

WhatsApp Newsletter sind vollständig automatisierbar und lassen sich auch an mehr als 256 Kontakte versenden. Denkbar ist beispielsweise der Versand von:

• Rechnungen
• Bestell- und Versandbestätigungen
• Individuelle Produktempfehlungen Ihres Onlineshops
• Personalisierte Grüße, z. B. zum Geburtstag von Kunden oder Mitgliedern
• Informationen zu neuen Angeboten
• Updates zu Veranstaltungen Ihres Vereins

Um die Business API zu nutzen, brauchen Sie neben einem Business Account einen sogenannten Business Solution Provider (BSP). Über diesen von WhatsApp bestätigten Drittanbieter erhalten Sie Zugriff auf die Funktionen der API. Zu den Anbietern gehören beispielsweise Superchat, Brevo (früher Sendinblue), Sinch Engage oder Charles.

Da die Business API keine App, sondern eine technische Schnittstelle ist, werden personenbezogene Daten nicht vom Messengerdienst selbst, sondern vom BSP verarbeitet. Das bedeutet, dass Sie nicht mit WhatsApp einen AV-Vertrag abschließen, sondern mit Ihrem gewählten Anbieter. Für Sie als Unternehmer hat das den Vorteil, dass Sie sich für einen DSGVO-konformen Anbieter entscheiden können (z. B. mit Serverstandort in EU).

WhatsApp Newsletter: Nicht ohne Einwilligung

Für den Versand von Newslettern brauchen Sie wie im E-Mail-Marketing auch bei WhatsApp die vorherige, ausdrückliche und freiwillige Zustimmung der Empfänger.

Einholen können Sie diese per Opt-In-Verfahren. Der Erstkontakt sollte durch Ihre Kunden erfolgen. Dafür können Sie beispielsweise auf Ihrer Website CTAs oder einen QR-Code platzieren, über die Ihre Kunden Ihnen eine „Start“-Nachricht auf WhatsApp schicken können, die den Newsletterversand startet.

Bevor Sie Ihren Kunden den Newsletter senden, sollte Ihre erste Nachricht folgende Informationen enthalten:

• Name Ihres Unternehmens
• Zweck des Newsletters (für welche Informationen melden sich Nutzer an? Z. B. für Updates zu neuen Produkten, Versandstatus etc.)
• Informationen zur Nutzung von WhatsApp
• Hinweis zum Widerruf
• Einfache Möglichkeit zur Abmeldung (z. B. durch „Stopp“-Nachricht“ auf WhatsApp)
• Verlinkung auf Ihre Datenschutzerklärung für WhatsApp

Haben Sie sich die Zustimmung Ihrer Nutzer eingeholt, können Sie sich für eine Newsletter-Vorlage entscheiden, Ihren Newsletter personalisieren und ihn durch WhatsApp genehmigen lassen. Sobald Ihnen die Genehmigung vorliegt, steht dem Versand an Ihre Kunden nicht mehr im Wege.

Wie Sie Ihren Newsletter so formulieren, dass er garantiert gelesen wird, erfahren Sie in unseren Tipps zum Thema „E-Mail-Marketing: So erstellen Sie erfolgreiche und rechtssichere Mailkampagnen“.

Kosten für WhatsApp Newsletter

Die Vorteile der WhatsApp Business Platform haben ihren Preis – im Unterschied zu Broadcast ist die Nutzung nicht kostenlos. Möchten Sie Ihren Kunden eine Nachricht zukommen lassen, fallen aktuell folgende Preise an:

• Transaktionsnachrichten: 0,0707 Euro
• Newsletter: 0,1131 Euro
• Service-Mitteilungen: 0,0679 Euro

Nachrichten, die Ihnen Kunden schreiben, bleiben für Sie aber in jedem Fall kostenfrei.

5. FAQ: Häufige Fragen zu WhatsApp Broadcast und DSGVO