Worum geht's?
Der Agenturalltag besteht aus Pitches, Konzepten, Kundendaten und Launch-Plänen – oft unter hohem Zeitdruck. Problematisch wird es, wenn vertrauliche Informationen unbeabsichtigt weitergegeben werden oder eine Idee später „zufällig“ bei einem Wettbewerber auftaucht. Eine lückenlos formulierte NDA (Verschwiegenheitserklärung) schafft klare Spielregeln, bevor sensible Informationen auf den Tisch kommen. Doch NDA-Muster aus dem Internet greifen häufig zu kurz oder bremsen Verhandlungen aus. Welche Regelungen für Agenturen entscheidend sind, welche Fallstricke Sie vermeiden sollten und wie Sie sich mit dem eRecht24 Premium NDA-Generator praxisnah absichern, lesen Sie im Artikel.
1. Wann und warum brauchen Agenturen eine NDA?
NDA ist ein englischer Begriff und steht für “non-disclosure-agreement”, zu Deutsch als Verschwiegenheitserklärung oder Geheimhaltungsvereinbarung bekannt. Sobald Sie als Agentur mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten und dabei Geschäftsgeheimnisse ausgetauscht oder personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten Sie einen Geheimhaltungsvertrag unterschreiben.
Der NDA bewahrt vertrauliche Daten, Dokumente, Verhandlungen und Ideen vor einer unbefugten Weitergabe. Mit einem Vertraulichkeitsvertrag stellen Sie als Agentur sicher, dass Ihre Firmeninterna bereits vor den Verhandlungen mit dritten Unternehmen geschützt bleiben. Denken Sie daran, dass Sie auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag brauchen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Als Agentur brauchen Sie einen NDA typischerweise vor und während Pitches, bei der Angebotserstellung, in Strategie-Workshops, beim Zugriff auf Kundendaten (z. B. CRM, Analytics, Budgets) oder bei der Zusammenarbeit mit Freelancern und Subdienstleistern.
Praxisbeispiele aus dem Agenturalltag
Wenn Sie im Pitch konkrete Ideen für Online-Marketing-Kampagnen präsentieren, etwa neue Funnel-Strategien oder Budgetverteilungen, sollten diese Inhalte geschützt sein. Gleiches gilt, wenn Sie Zugriff auf Facebook- oder Social-Media-Accounts erhalten, um Kampagnen vorzubereiten, Zielgruppen zu analysieren oder Anzeigen zu optimieren. Auch unveröffentlichte Redaktionspläne oder Performance-Daten aus laufenden Kampagnen fallen klar unter vertrauliche Informationen.
Der richtige Zeitpunkt, um eine Geheimhaltungsvereinbarung zu schließen, ist noch bevor interne Informationen offengelegt werden. Denn sobald Briefings, Maßnahmen, interne Zahlen, Produkt-Roadmaps oder unveröffentlichte Kampagnen-Pläne im Raum stehen, sollte klar geregelt sein, was vertraulich ist und wie Dritte damit umgehen sollen.
Ein NDA schafft eine rechtliche Grundlage, falls Ihre Inhalte unberechtigt genutzt oder weitergegeben werden. Für eine Verschwiegenheitserklärung herrscht Vertragsfreiheit. Aus diesem Grund kursieren im Internet zahlreiche Muster und Vorlagen für NDAs. Diese sind allerdings nicht auf Ihren konkreten Anwendungsfall zugeschnitten und können rechtliche Lücken aufweisen.
Auf eRecht24 Premium stellen wir unseren Premiummitgliedern einen NDA-Generator zur Verfügung. Mit dem Generator können Sie im Handumdrehen Vertraulichkeitsvereinbarungen für sich und Ihre Kunden oder Dienstleister erstellen. Ganz auf Ihre Bedürfnisse und Geschäftsgeheimnisse angepasst. Probieren Sie es gleich aus!
2. Wer muss die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben?
Damit der NDA gültig ist, muss der Vertrag unterschrieben werden. Unterschreiben sollten die Parteien, die vertrauliche Informationen erhalten oder offenlegen: In diesem Fall also Sie als Agentur und Ihr Kunde bzw. der Dienstleister oder das Unternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten.
WICHTIG!
Unterschreiben muss eine vertretungsberechtigte Person, z. B. die Geschäftsführung.
Arbeiten Sie mit Freelancern, Subdienstleistern oder Produktionspartnern zusammen, sollten diese zusätzlich eine eigene Geheimhaltungsvereinbarung (oder eine passende NDA-Klausel im Vertrag) unterzeichnen, denn sie bekommen in der Regel Zugriff auf Kundendaten, Entwürfe, Budgets oder Strategien. Denken Sie auch daran, dass laut NDA für Agenturen auch die Mitarbeitenden des Kunden oder Dienstleisters erfasst sind, damit Informationen nicht nach außen dringen.
LESE-TIPP
Je nachdem, ob Sie einen Werkvertrag, einen Dienstvertrag oder eine Mischform mit Ihrem Kunden abschließen, haften Sie in unterschiedlichem Umfang. Mehr zur Haftung bei Agenturen und Webdesignern lesen Sie in unserem Artikel.
3. Was muss die Verschwiegenheitserklärung enthalten?
Ein guter NDA für Agenturen schützt allen voran interne Informationen. Aber wichtig ist auch, dass die Arbeit nicht unnötig ausgebremst wird. Damit das nicht passiert, sind das A und O sowohl der Inhalt als auch die Regelungen, die in der Verschwiegenheitserklärung vereinbart werden. Je konkreter sie sind, desto weniger Unstimmigkeiten gibt es im Nachgang.
Obwohl für den NDA die Vertragsfreiheit gilt, sollten folgende Punkte in Ihrer Geheimhaltungsvereinbarung nicht fehlen:
- Vertragsparteien inkl. Adressen
- Zweck der Zusammenarbeit
- Definition der vertraulichen Informationen bzw. Geschäftsgeheimnisse: Worum genau geht es? z. B. Konzepte, Designs, Quelltexte, Preise, Kundendaten etc.
- Nutzungsbeschränkung: z. B. Nutzung nur zur Bewertung oder Umsetzung des Projekts, keine Weitergabe, kein Reverse Engineering
- Weitergabe im Team: Erlaubnis für Mitarbeitende und Subunternehmen (idealerweise mit Verpflichtung auf gleiche Vertraulichkeit)
- Schutzmaßnahmen: z. B. Umgang mit Dateien, Zugriffsrechte, sichere Übermittlung oder Speicherung
- Löschung und Rückgabe: Was passiert nach Projektende mit Unterlagen, Daten, Zugängen und Backups?
- Laufzeit: Wie lange gilt die NDA und wie lange müssen Infos geheim bleiben?
- Folgen bei Verstoß gegen die NDA: z. B. Unterlassung, Schadensersatz, Vertragsstrafe
- Schlussbestimmungen: anwendbares Recht und Gerichtsstand
- Formalia: z. B. Schriftformklausel, salvatorische Klausel und ggf. Regelung zu elektronischer Signatur
4. Wo erhalten Agenturen eine rechtssichere NDA?
Das Internet ist voll von vermeintlich rechtssicheren NDA-Mustern und -Vorlagen für Agenturen und Webdesigner. Da die Geheimhaltungsvereinbarung der Vertragsfreiheit unterliegt, können die Inhalte frei gewählt werden.
ACHTUNG!
Hier gilt für Agenturen allerdings eine besondere Vorsicht. Denn selten sind NDA-Muster auf die typischen Abläufe und Risiken des Agenturalltags zugeschnitten. Viele NDA-Vorlagen sind sehr allgemein und berücksichtigen die Zusammenarbeit mit Freelancern und Subdienstleistern nicht.
So können wichtige Punkte, wie die interne Weitergabe sowie Nutzungsrechte an Entwürfen oder der Umgang mit Kundendaten, missverständlich geregelt sein oder sogar gänzlich fehlen. Zahlreiche kostenlose NDA-Vorlagen, die im Internet kursieren, sind veraltet und enthalten unpassende Klauseln zu Vertragsstrafen oder Laufzeiten. Die Folge sind unwirksame Vertragsklauseln und unnötige Konflikte mit Kunden oder Dienstleistern.
Aus diesem Grund raten wir von eRecht24 von allgemeinen NDA-Mustern aus dem Internet ab. Für unsere eRecht24 Premiummitglieder haben wir einen NDA-Generator entwickelt. Erstellen Sie im Handumdrehen rechtssichere Verschwiegenheitserklärungen für die Zusammenarbeit Ihrer Agentur mit Kunden oder Dienstleistern und passen Sie diese auf Ihre individuellen Bedürfnisse an.
Vertraulichkeitsvereinbarung(Non-Disclosure-Agreement – NDA) zwischen ______________________________________________________________________ nachfolgend „Geheimnisgeber“ und ______________________________________________________________________ nachfolgend „Geheimnisnehmer“ (nachfolgend beide Parteien auch bezeichnet als „Partei“ oder „Parteien“) 1. AllgemeinIm Rahmen der Zusammenarbeit zwischen den Vertragsparteien wird der Geheimnisgeber dem Geheimnisnehmer zur Erfüllung des vertraglich festgelegten Zwecks ggf. vertrauliche Informationen und / oder Geschäftsgeheimnisse offenlegen. Der Geheimnisgeber hat ein wirtschaftliches Interesse an der Geheimhaltung dieser Informationen. Die vorliegende Vereinbarung legt fest, wie der Geheimnisnehmer mit diesen Informationen umzugehen hat. 2. Vertraulichkeit2.1 Vertrauliche Informationen sind sämtliche Informationen, die der Geheimnisgeber dem Geheimnisnehmer zur Erfüllung des vorgenannten Zwecks offenlegt oder deren Vertraulichkeit sich aus ihrem Gegenstand, einschlägigen Hinweisen (z.B. „geheim“ oder „vertraulich“) oder den sonstigen Umständen ergibt. Offenlegung umfasst dabei jede Handlung, durch die der Geheimnisgeber dem Geheimnisnehmer Kenntnis über die vertraulichen Informationen verschafft, unabhängig davon, ob diese Informationen schriftlich, mündlich, elektronisch oder in einer sonstigen Form eröffnet werden. 2.2 Im Rahmen der vorliegenden Vertragsbeziehung gelten insbesondere folgende Informationen als vertrauliche Informationen:
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Ihre Anforderungen an die Geheimhaltungsvereinbarung sind komplex oder sehr individuell? Unsere Kanzlei Siebert Lexow berät Agenturen bei maßgeschneiderten NDAs, Sonderkonstellationen und sensiblen Projekten – persönlich, praxisnah und rechtlich fundiert. Ideal, wenn Standardlösungen nicht ausreichen.
5. Ab wann und wie lange gilt die Geheimhaltungspflicht?
Sie können sich die Geheimhaltungspflicht wie einen unsichtbaren Rahmen vorstellen: Sie entsteht in dem Moment, in dem Sie vertrauliche Informationen teilen, sofern der NDA ausdrücklich auch vorvertragliche Informationen erfasst. Andernfalls greift die Pflicht erst mit Vertragsabschluss.
INTERESSANT
Für Agenturen ist das häufig schon im Pitch, beim ersten Strategiegespräch oder sobald interne Zahlen, Konzepte oder Timings genannt werden, der Fall. Eine sauber formulierte NDA stellt genau das klar und schützt Ihre Inhalte von Anfang an.
Wie lange dieser Rahmen bestehen bleibt, ist eine Verhandlungssache. Gängig sind zwei bis fünf Jahre nach Projekt- oder Pitch-Ende. Besonders sensible Informationen, etwa Geschäftsgeheimnisse oder technische Details, bleiben oft bis zu ihrer öffentlichen Bekanntgabe geschützt. Entscheidend ist eine realistische Dauer: Sie sollte Sicherheit geben, ohne die Zusammenarbeit unnötig zu erschweren.
6. Welche rechtlichen Probleme entstehen, wenn Sie als Agentur keinen NDA abschließen?
Ohne NDA begeben sich Agenturen rechtlich gesehen oft auf dünnes Eis. Werden im Pitch oder Projekt sensible Informationen geteilt, ist später schwer nachweisbar, was vertraulich war und wofür die Informationen genutzt werden durften. Taucht eine Idee bei einem Wettbewerber auf oder nutzt ein Kunde Konzepte weiter, fehlt häufig die klare rechtliche Grundlage, um Ansprüche durchzusetzen.
Hinzu kommt ein Beweisproblem: Ohne vertragliche Regelung müssen Agenturen im Streitfall darlegen, dass ein Geheimnis bestand und dieses rechtswidrig genutzt wurde. Das ist nicht nur zeit- sondern auch kostenintensiv.
AUFGEPASST
Ohne NDA wird auch der Schutz von Kundendaten und Geschäftsgeheimnissen komplizierter, was Haftungsrisiken birgt. Ohne NDA setzen Sie allein auf Vertrauen und verzichten auf ein wichtiges Instrument, um Know-how, Ideen und sensible Informationen effektiv und rechtssicher zu schützen.
7. Fazit
Egal ob Pitch, Kundenprojekt oder Zusammenarbeit mit Freelancern: Für Agenturen gehören vertrauliche Informationen zum Tagesgeschäft. Eine sauber formulierte Geheimhaltungsvereinbarung ist dabei kein bürokratisches Extra, sondern ein zentrales Schutzinstrument für Ideen, Know-how, Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse.
Wer auf NDAs verzichtet oder auf ungeeignete Muster aus dem Internet setzt, riskiert rechtliche Grauzonen, Beweisprobleme und unnötige, teils teure Konflikte. Entscheidend ist, dass der NDA zum Agenturalltag passt, klar regelt, was vertraulich ist, und praktikabel bleibt. Genau hier setzt der eRecht24 Premium NDA-Generator an.
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