Start-Ups: Die wichtigsten Schritte zur Selbstständigkeit als Einzelunternehmer

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Existenzgründer stehen vor vielen Fragen, wenn sie sich selbstständig machen wollen. Welche Unternehmensform ist für wen am besten geeignet?  Besonders viele Gründer wollen sich erst einmal als Einzelunternehmer niederlassen. Aber was genau sind eigentlich die Vor- und Nachteile davon? Und was muss man hierbei als Gründer beachten? Wir erklären Ihnen die wichtigsten Punkte hierzu in diesem Ratgeber.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Wer kann Einzelunternehmer sein?
  2. Vor- und Nachteile
  3. Wo muss ich mich als Einzelunternehmer überall anmelden bzw. eintragen lassen?
  4. Kann ich einen Namen für den Betrieb als Einzelunternehmer frei festlegen?
  5. Haftung
  6. Buchführung, Bilanz und Steuern
  7. Checkliste

1. Wer kann Einzelunternehmer sein?

Wenn Sie sich selbständig machen wollen aber keine Gesellschaft gründen wollen, bietet sich für Sie der Einzelunternehmer an. Wenn Sie also ein Gewerbe betreiben oder Freiberufler sind, können Sie sich Einzelunternehmer nennen.

  • Wichtig: Auch, wenn Sie Angestellte haben, können Sie Einzelunternehmer sein. Sie müssen lediglich den Betrieb allein führen.

Wenn Ihre Umsätze am Anfang noch nicht hoch sind, können Sie außerdem von einigen Erleichterungen wegen der Stellung als ´Kleinunternehmer´ profitieren (hierzu mehr im Abschnitt: Buchführung, Bilanz und Steuern).

2. Vor- und Nachteile

PRO:

Einfache Gründung: kein festes Stammkapital nötig

Einzelunternehmer kann Business-Entscheidungen alleine treffen

Einzelunternehmer profitiert allein von seinen Gewinnen

CONTRA:

Persönliche Haftung mit dem kompletten Privatvermögen

Risiken der Business-Entscheidungen muss der Einzelunternehmer alleine abwägen

Unser Tipp: Wenn Sie als Gründer die Form des Einzelunternehmers wählen, haben Sie also den Vorteil, dass Sie Ihr Unternehmen relativ schnell und einfach aufbauen können. Die Gründung als Einzelunternehmer ist daher vor allem für Sie geeignet, wenn Sie einen raschen Start als Unternehmer wollen. Größere Haftungsrisken sollten Sie aber vorher gründlich abwägen.

3. Wo muss ich mich als Einzelunternehmer überall anmelden bzw. eintragen lassen?

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Wichtig für Sie als Gründer ist natürlich auch, wo Sie sich überall vorab registrieren bzw. anmelden müssen.

a) Verschiedene Anmeldungen vorab wichtig

Als (zukünftiger) Einzelunternehmer sollten Sie vorab an verschiedene Anmeldungen denken. Hier sind folgende Punkte wichtig:

•    Anmeldung im Gewerbeamt (Gewerbeanmeldung)
•    Antrag beim Finanzamt (Steuernummer)
•    Anmeldung bei der IHK und Berufsgenossenschaft
•    Bei Handwerksbetrieben ist ggf. die Eintragung in der Handwerksrolle nötig  Beantragen können Sie das bei der jeweiligen Handwerkskammer
•    Sonderanmeldungen notwendig? (z.B. Makler, Gaststätten, Taxifahrer)

  • Wichtig: Eintragung ins Handelsregister nötig?
    Als Einzelunternehmer müssen Sie sich im Regelfall nicht ins Handelsregister eintragen lassen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn Sie die Schwelle zum Kaufmann überschreiten.

Tipp: Unternehmer, die einen ´nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb´ haben, sind verpflichtet, sich als Kaufmann im Handelsregister eintragen zu lassen.

Aber wann ist so ein ´kaufmännischer Geschäftsbetrieb´ eigentlich gegeben? Das wird jeweils im Einzelfall entschieden. Es gibt aber verschiedene Kriterien und Anhaltspunkte
Diese sind:

(1)    Art der Geschäftstätigkeit
-    z.B. ob der Unternehmer eine Vielfalt bzw. Vielzahl und Leistungen oder Waren anbietet
-    internationale Tätigkeiten
-    umfangreiche Marketingmaßnahmen
-    Lagerhaltung von größerem Umfang

(2)    Umfang der Geschäftstätigkeit
-    Umsatzvolumen
-    Anlage- und Umlaufvermögen
-    Größe des Betriebs
-    Personalanzahl (insb. wenn der Unternehmer mehr als 5 Personen beschäftigt)
-    Filialen oder Betriebe im Ausland
-    Schichtbetrieb
-    Höhe des Anlage- und Umlaufvermögens
-    Höhe von eventueller Fremdfinanzierung

Diese Kriterien sind aber immer nur mögliche Anhaltspunkte dafür, ob ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb gegeben ist.

  • Wichtig: Es ist immer das Gesamtbild Ihres Unternehmens entscheidend.

Hier ein Beispiel: Nur, weil Sie Ihre Mitarbeiter in Schichten beschäftigen, heißt das nicht immer, dass Sie einen kaufmännischen Betrieb führen. Der Schichtbetrieb kann sich zum Beispiel auch wegen langer Öffnungszeiten ergeben.

Eine gute Übersicht über die wichtigsten Umsatzzahlen für die jeweiligen Geschäftszweige (z.B. Einzelhandel, Großhandel und Produktion) finden Sie hier:
https://www.ihk-berlin.de/Service-und-Beratung/recht_und_steuern/Firma_und_Rechtsformen/Handelsregister/Der_kaufmaennische_Geschaeftsbetrieb/2253574

Tipp: Lassen Sie sich am besten vorab beraten, welche konkreten Anmeldungen Sie für Ihr Unternehmen benötigen. So können Sie auch vorab bereits einschätzen, wie viel Kapital Sie für die Anmeldungen brauchen. Auch den Zeitfaktor können Sie so besser kalkulieren.

b) Achtung: Abmahnungen drohen bei falscher Bezeichnung

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Ein hohes Risiko einer Abmahnung besteht bei der Bezeichnung als ´Geschäftsführer´. Als Einzelunternehmer geben Sie im Impressum und auf Geschäftsbriefen Ihren Namen mit an. Denken Sie daran, dass Sie nicht ´Geschäftsführer´ im eigentlichen Sinne (wie z.B. bei einer GmbH) sind und Sie deswegen den Titel nicht verwenden sollten. Hier können kostspielige Abmahnungen drohen!
Lesen Sie hierzu noch einmal unseren Beitrag:
https://www.e-recht24.de/news/haftunginhalte/7800-achtung-abmahnung-einzelunternehmer-duerfen-sich-im-impressum-nicht-als-geschaeftsfuehrer-bezeichnen.html

Tipp: Es gibt auch die Möglichkeit, sich freiwillig ins Handelsregister eintragen zu lassen. Dann dürfen Sie den geschäftlichen Titel ´eingetragener Kaufmann´ führen und sich als ´Inhaber´ bezeichnen. Als Kaufmann gelten für Sie aber zusätzliche Regeln. Lassen Sie sich deswegen am besten vorher beraten.

c) Anmeldungen für Mitarbeiter

Bloß, weil Sie Einzelunternehmer sind, heißt das natürlich nicht, dass Sie keine Angestellten beschäftigen dürfen. Einzelunternehmer zu sein heißt schließlich nicht, dass Sie alle Aufgaben alleine bewältigen müssen.
Als Arbeitgeber treffen Sie allerdings trotzdem zusätzliche Pflichten.
Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen ist deswegen wichtig:
•    Mitarbeiter müssen Sie bei der Krankenkasse anmelden.
•    Die Betriebsnummer müssen Sie bei der Bundesagentur für Arbeit anfordern.

Die Betriebsnummer dient dazu, Sie als Arbeitsgeber bei den Krankenkassen, Sozialversicherungen und Rentenversicherungsträgern zu identifizieren. Die Renten- und Sozialbeiträge, die Sie für Ihre Mitarbeiter zahlen, können Ihnen so zugeordnet werden.
Hinweise zur Betriebsnummer finden Sie auf dieser Webseite der Bundesagentur für Arbeit:
https://www3.arbeitsagentur.de/web/content/DE/Unternehmen/Sozialversicherung/Betriebsnummernvergabe/index.htm

4. Kann ich einen Namen für den Betrieb als Einzelunternehmer frei festlegen?

Der Name Ihres Unternehmens spielt für Sie besonders in der Gründungsphase eine große Rolle.

Vorsicht bei Fantasienamen!

•    Als (regulärer) Einzelunternehmer müssen Sie deutlich auf Ihren Vor- und Zunamen hinweisen; nur einen Fantasienamen zu verwenden ist nicht erlaubt
•    Als e.K. dürfen Sie unter einem Fantasienamen handeln

Aber: einen Fantasienamen können Sie trotzdem zusätzlich führen

•    Es muss aber für den Geschäftsverkehr immer deutlich werden, dass nicht ein Unternehmen wie eine GmbH handelt, sondern eine Einzelperson als Einzelunternehmer
Achten Sie aber bei der Auswahl Ihres Fantasienamens darauf, dass Sie keine fremden Rechte verletzen
Recherchieren Sie hier vor allem:
•    Markenrechte
•    Namensrechte
•    Urheberrecht

Achten Sie auch darauf, dass Ihr Name nicht irreführend ist und nicht schon ein Mitbewerber den Namen benutzt (Stichwort: Namensrecht). Um herauszufinden, ob bereits jemand unter Ihrem Wunschnamen handelt, können Sie eine Recherche beim Deutschen Patent- und Markenamt machen und auch die Handelsregister durchsuchen.

Auch eine Vor-Recherche bei Google oder ähnlichen Suchmaschinen kann helfen.
Wollen Sie eine Webseite mit ihrem Namen betreiben? Dann sollten Sie vorab die Verfügbarkeit Ihrer Wunschdomain überprüfen. Das können Sie zum Beispiel mit einer Domainabfrage bei der Denic e.G.: https://www.denic.de/.

Kurzfassung: Recherche bei
•    Deutsches Patent- und Markenamt
•    Handelsregister
•    Suchmaschinen
•    Domainabfrage bei der Denic e.G.

5. Haftung

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Als Gründer spielt natürlich auch Ihr Haftungsrisiko eine große Rolle. Hier ist besonders wichtig für Sie zu wissen: Sie haften als Einzelunternehmer unbeschränkt und persönlich.

  • Wichtig: Das gilt auch, wenn Sie eingetragener Kaufmann sind!

Das heißt im Klartext: Sie haften für alle Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens mit Ihrem Geschäfts- und dem Privatvermögen.
Wenn Sie also Schulden aus Ihren laufenden Geschäftsbeziehungen nicht mehr begleichen können, haften Sie mit:
•    Geschäftsvermögen
•    Privatvermögen
•    Das beinhaltet neben Barvermögen auch Sach- und Grundstückswerte!

Das Haftungsrisiko sollten Sie daher stets im Auge behalten. Anders als zum Beispiel für die GmbH gibt es keine Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen.

6. Buchführung, Bilanz und Steuern

Als (zukünftiger) Einzelunternehmer sollten Sie auch an die Themen Steuern und Bilanzierung denken.

a) Buchführung und Bilanzierung

Buchführung und Bilanzierung spielt für Sie als Einzelunternehmer erst eine Rolle, wenn Sie einen höheren Jahresumsatz bzw. Jahresgewinn haben. Erst ab bestimmten Grenzwerten sind Sie nämlich verpflichtet, die Regeln der doppelten Buchführung einzuhalten.
Die Grenzen sind:
•    Der Jahresumsatz ist höher als 600.000 EUR
•    Der Jahresgewinn ist höher als 60.000 EUR im Kalenderjahr bzw. Wirtschaftsjahr
Wenn Sie diese Grenzen nicht erreichen, können Sie Ihre Gewinne und Verluste in einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufzeichnen.

  • Wichtig: Eingetragene Kauflaute sind wiederum grundsätzlich erst einmal zur Buchführung verpflichtet. Von dieser Pflicht sind sie aber befreit, wenn Sie die oben genannten Umsatz- und Gewinngrenzen nicht erreichen.

b) Steuern

Hinsichtlich der Besteuerung muss man zwischen den einzelnen Steuerarten unterscheiden.
Es fallen regelmäßig folgende Steuern an:
•    Gewerbesteuer
•    Einkommenssteuer
•    Umsatzsteuer

Wenn Sie Mitarbeiter angestellt haben, müssen Sie außerdem noch Lohnsteuer zahlen.
•    Tipp: Bei der Gewerbesteuer gibt es einen Freibetrag von 24.500 Euro.
•    Tipp: Bei der Umsatzsteuer können Sie sich unter Umständen auf die Kleinunternehmerregelung berufen. Lesen Sie hier noch einmal unseren Beitrag zu den Vor- und Nachteilen der Kleinunternehmerregelung:
https://www.e-recht24.de/artikel/steuerrecht/6100-kleinunternehmerregelung-umsatzsteuer.html  

7. Checkliste

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Bedenken Sie vorher die Vor- und Nachteile

Vor der Gründung eines Betriebes als Einzelunternehmer sollten Sie sich Gedanken über die Vor- und Nachteile machen. Der Hauptvorteil: Sie haben die alleinige Entscheidungshoheit für Ihr Unternehmen und die Gründung ist einfach und kostengünstig (kein Mindestkapital erforderlich). Ein Nachteil ist aber, dass Sie als Einzelunternehmer in vollem Umfang mit Ihrem Privat- und Geschäftsvermögen haften.

Muss ich mich als Einzelunternehmer ins Handelsregister eintragen lassen?

Unternehmer, die einen ´nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb´ haben, sind verpflichtet, sich als Kaufmann im Handelsregister eintragen zu lassen. Auch andere Einzelunternehmer können sich aber freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, auch wenn Sie keinen ´kaufmännischen Geschäftsbetrieb´ führen.

Wenn Sie nicht verpflichtet sind, sich eintragen zu lassen und sich auch nicht freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen wollen, können Sie als Einzelunternehmer ganz unkompliziert völlig ohne Eintragung arbeiten. Strenge Gründungsregeln bzw. Eintragungspflichten im Handelsregister gelten für den Einzelunternehmer nicht.

Augen auf bei der Namenswahl

Als Einzelunternehmer dürfen Sie nicht nur unter einem Fantasienamen auftreten. Ihre Geschäftspartner müssen schließlich wissen, mit wem sie Geschäfte machen. Und da Sie sich wie bereits beschrieben nicht verpflichtend im Handelsregister eintragen müssen, ist Ihr vollständiger Name wichtig. Geben Sie deswegen im Impressum und auf Ihren Geschäftsbriefen stets Ihren vollen Namen an. Sie dürfen aber zusätzlich auch einen Fantasienamen benutzen.

Prüfen Sie aber vorab, ob Ihr Wunschname noch ´frei´ ist. Außerdem darf er nicht gegen fremde Rechte verstoßen. Vor allem sollten Sie hier Markenrechte und fremde Namensrechte im Blick haben.

Haftung

Auch über die Haftung sollten Sie sich vorab Klarheit verschaffen. Sie haften stets in vollem Umfang, sowohl mit Ihrem Geschäfts- als auch mit Ihrem Privatvermögen.

Buchführung, Bilanz und Steuern

In den Bereichen Buchführung, Bilanz und Steuern sollten Sie sorgfältig arbeiten. Hier lohnt es sich besonders, wenn Sie sich vorab ausführlich zu Ihren Pflichten beraten lassen. Sie können auch prüfen, ob für Sie eventuell aufgrund noch geringer Umsätze und Gewinne eine Befreiung von der Buchhaltungs- und Bilanzierungspflicht in Frage kommt.

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