Achtung Aufbewahrungspflichten: Geschäftliche E-Mails nicht einfach löschen!

(1 Bewertung, 5.00 von 5)

Gewerbetreibende sind aufgrund mehrerer Vorschriften verpflichtet, verschiedene Dokumente aufzubewahren (§ 257 HGB und gem. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3. Abgabenordnung). Von vielen Unternehmern wird jedoch nicht beachtet, dass sich diese  Vorschriften auch auf E-Mails beziehen können.

Aufbewahrungsfristen für E-Mails nach HGB

Nach § 257 HGB sind Kaufleute beispielsweise verpflichtet Handelsbriefe, die versendet wurden oder bei ihnen eingegangen sind, 6 Jahre lang aufzubewahren. Unter den Begriff "Handelsbrief" fallen aber nicht nur "normale" Briefe, sondern auch Telefaxe und E-Mails.

Eingehende und ausgehende E-Mails, Telefaxe und "normale" Briefe muss man jedoch nur archivieren, sofern sie Außengeschäfte des Unternehmens betreffen, also an Empfänger außer-halb des eigenen Unternehmens adressiert sind. Interner Schriftverkehr muss nicht aufbewahrt werden. Schriftstücke, die der Vorbereitung eines Geschäfts dienen, sind nur dann aufzube-wahren, wenn sie tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss geführt haben. Anhänge von E-Mails sollten ebenfalls mit aufbewahrt werden, sofern sie für den Geschäftsabschluss von Bedeutung sind.

Aufbewahrungsfristen für E-Mails nach der Abgabenordnung

Nach der Abgabenordnung besteht für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäfts-briefe (auch hier sind Telefaxe und E-Mails umfasst) ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Schriftstück versendet oder emp-fangen wurde, das bedeutet, dass die Frist über 6 Jahre hinausgehen kann (also dann insge-samt 7 Jahre beträgt).

Die Schriftstücke sind grundsätzlich im Original aufzubewahren. Im Falle von E-Mails ist es ausreichend, diese auf einem Datenträger abzuspeichern und zu sichern, so dass die Unterla-gen während der gesamten Dauer von 6 bzw. 7 Jahren verfügbar und vor allen Dingen lesbar sind. Dabei sollte man beachten, dass viele Datenträger bzw. das Format, indem die Daten abgespeichert sind, nach 6 bzw. 7 Jahren veraltet oder nicht mehr lesbar sein könnten. Die Archivierung sollte fortlaufend nach Geschäftsvorfällen geordnet erfolgen und immer wieder überprüft werden, so dass auch noch nach einigen Jahren ein Zugriff auf die Daten problemlos erfolgen kann.

Praxis-Tipp
Für mehr Informationen nehmen Sie einfach an unserem kostenlosen Webinar "Die 7 häufigsten Abmahnfallen auf Webseiten" teil:

Kommentare  
Dirk
0 # Dirk 18.04.2018, 16:11 Uhr
Betrifft diese Aufbewahrungspflicht auch Webshop-Aufträge von Shopsystemen?
Antworten | Antworten mit Zitat | Zitieren | Dem Administrator melden
Guest
0 # Guest 03.05.2018, 23:57 Uhr
ja
Antworten | Antworten mit Zitat | Zitieren | Dem Administrator melden
Armin
+1 # Armin 14.05.2018, 08:55 Uhr
Kunde A fragt einen Artikel über ein Kontaktformular an, kauft aber nicht. Laut DSGVO müsste ich seine persönlichen Daten (hier Email) sofort löschen. Es gibt dann keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Kunde B fragt einen Artikel an, und kauft dann. Seine Anfrage muss ich 6-7 Jahre aufbewahren.
Eine einfache Email-Archivierung darf ich also gar nicht machen. Nur Schriftverkehr, der zum Abschluss geführt hat muss und darf archiviert werden.
Kunde A will dann eine Woche später doch kaufen....
Antworten | Antworten mit Zitat | Zitieren | Dem Administrator melden
Peter Berg
0 # Peter Berg 16.05.2018, 19:05 Uhr
Ja. Das sehe ich auch so. Kunde A leitet dann einen neuen Vorgang ein. Ansonsten darfst du seine persönlichen Daten nicht aufbewahren, weil die Rechtsgrundlage dafür fehlt.
Antworten | Antworten mit Zitat | Zitieren | Dem Administrator melden
Sagen Sie uns Ihre Meinung zum Thema.
Diese Beiträge könnten Sie ebenfalls interessieren:
Weiterlesen...
Videoüberwachung am Arbeitsplatz: Datenschutz von Arbeitnehmern wird gestärkt Der Datenschutz von Arbeitnehmern ist gestärkt worden. Die Bundesregierung legte einen entsprechenden Gesetzentwurf vor und so soll es den Arbeitgebern erschwer...
Weiterlesen...
Achtung Internetnutzer: Ist die Teilnahme an Internet-Glücksspielen strafbar? Wer in Deutschland ohne behördliche Erlaubnis im Internet Glücksspiele veranstaltet macht sich strafbar. Das AG München musste aktuell entscheiden, ob sich ni...
Weiterlesen...
Ryanair: erneute Abmahnung durch die Verbraucherzentrale Erst kürzlich hat das Berliner Kammergericht eine Gebühr für das Bezahlen mit EC-Karte bei Buchung von Flügen mit dem Billigflieger Ryanair gestoppt, schon droh...
Weiterlesen...
Bundesnetzagentur: Abschaffung des Routerzwangs über Transparenzverordnung nicht möglich   Nach der ungewollten Veröffentlichung des letzten Entwurfs der Transparenzverordnung stellte sich das Bundeswirtschaftsministerium gegen den Routerzwang...
Weiterlesen...
Fahrverbot – Was nun? Flattert ein Bußgeldbescheid ins Haus, ist der Schreck erst einmal groß. Doch während viele Verkehrssünder Bußgelder und Punkte für einen Verkehrsverstoß noch z...
Anzeige Datenschutz-Kit
Anzeige
Anzeige

Der eRecht24 Newsletter

Immer bestens informiert

Bleiben Sie mit unseren kostenlosen Updates zum Internetrecht auf dem neuesten Stand. Infos, Urteile, Checklisten, Sonderangebote.

Prüfen Sie, ob Ihre Widerrufsbelehrung aktuell ist.

Geben Sie die URL Ihrer Widerrufsbelehrung ein.
Beispiel Shop: http://www.shopxyz.de/widerruf.html
Beispiel eBay: http://www.ebay.de/usr/EBAYUSER

loading...
Jetzt Premium-Mitglied werden

Ab Heute gestalten Sie Ihre Website ohne Angst vor Abmahnwellen und ohne teuren Anwalt abmahnsicher.

Alle Videos, Live-Webinare, E-Books, Tools und zahlreiche Rabatte.

Jetzt Mitglied werden

Mehr Informationen zu eRecht24 Premium

Impressum-Generator

Keine Chance für Abmahner

Erstellen Sie kostenlos ein rechtssicheres Impressum für Ihre Website.

Jetzt Kostenlos Impressum generieren

Rechtsberatung vom Anwalt

Haben Sie ein konkretes rechtliches Problem? Dann wenden Sie sich bitte einen Anwalt. Auf unseren Seiten finden Sie zahlreiche allgemeine Informationen zum Internetrecht. Fundierte Rechtsberatung im Einzelfall kann allerdings nur ein spezialisierter Rechtsanwalt leisten.

Inhalte kostenlos übernehmen

Der eRecht24 Newsticker

kostenfreie aktuelle Inhalte zum Internetrecht

Individuell für Ihre Website angepasst!

 

SSL-Zertifikate

Steigern Sie das Vertrauen Ihrer Kunden. Für Betreiber von Onlineshops und kommerziellen Webseiten unabdingbar:

SSL-Verschlüsselung, SSL-Zertifikate und Trust-Logos

Rechnungen online erstellen

Erstellen Sie Ihre Rechnungen gemäß den Anforderungen des Finanzamts doch einfach online!

Mit easybill bequem ordnungsgemäße Rechnungen schreiben inkl. digitaler Signatur und Datenexport zum Steuerberater. Anforderungen an korrekte Rechnungen mit Mustern und Beispielen.

IT-Recht endlich verständlich

Autor Sören SiebertSören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.

Er berät Unternehmer, Shops und Seitenbetreiber in allen Fragen des Rechts der neuen Medien.
www.kanzlei-siebert.de

Als Betreiber von eRecht24 ist er seit mehr als 15 Jahren auch als Internet-Unternehmer tätig. Deshalb finden Sie auf eRecht24 Tipps und Tricks eines spezialisierten Rechtsanwalts, aber verständlich und praxisnah erklärt.        

eRecht24 - Unsere praktischen Tools und hilfreichen Tutorials

mitgliederbereich teaser

Exklusiv für unsere Mitglieder

Alles was Webseitenbetreiber, Agenturen und Selbständige wirklich brauchen: Videos und E-Books, Musterverträge und Erstberatung, Tools und Live-Webinare.

Mehr Informationen

dsgvo teaser

DSGVO Schnellstarter-Paket

Das Datenschutzrecht ändert sich ab Mai 2018 vollständig. Sind Sie bereit für die DSGVO? Mit unserem Schnellstarter-Paket sichern Sie Ihre Webseite ab.

Jetzt absichern

webinar teaser

Online Schulung mit Rechtsanwalt Siebert

Die 7 häufigsten Abmahnfallen auf Webseiten und wie Sie diese schnell, einfach und ohne teuren Anwalt vermeiden. So haben Abmahner bei Ihnen keine Chance!

Mehr Details