Videokonferenzen im Vergleich

Worum geht's?

Videokonferenzen wurden in den letzten Jahren immer wichtiger, um Arbeit effizient und ohne teure Reisen oder lange Meetings zu erledigen. In Zeiten von Corona und Homeoffice kommt jetzt endgültig niemand mehr am Thema „Videokonferenzen“ vorbei. Immer mehr Unternehmen und Selbständige greifen deshalb auf Tools wie Zoom, Microsoft Teams & Co. zurück. Wir zeigen Ihnen, welche Videokonferenz-Tools es auf dem Markt gibt, welche datenschutzrechtlichen Risiken Sie kennen müssen und wie Sie die passende Software für Ihre Arbeitsabläufe finden.

1. Videokonferenz-Software und der Datenschutz

Durch die Eskalation der Corona-Krise mussten viele Unternehmen handeln und sich schnell auf die Nutzung eines Videokonferenz-Tools festlegen. Dabei überliest man schnell die Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder akzeptiert diese „blind“. Auch für das Studium der Datenschutz-Maßnahmen des jeweiligen Anbieters und der Abgleich mit der DSGVO fehlt vielfach die Zeit.

Dies kann aber gefährlich werden: Unklare Datenschutzbestimmungen, Sicherheitslücken und gehackte Videokonferenzen sind die Folge. Es dauerte dann auch nicht lange, bis die ersten Datenschutzprobleme offensichtlich wurden. Zwei Beispiele aus den letzten Wochen:

Sicherheitslücken bei Zoom

Bei Zoom gab es negative Schlagzeilen zum Thema Datensicherheit. Es stand der Verdacht im Raum, dass Zoom Nutzerdaten heimlich an Facebook weitergegeben haben soll. Zudem gab es einige Sicherheitslücken, die es immer wieder erlaubten, dass fremde Personen in laufende Zoom-Konferenzen teilnehmen konnten oder diese mit Werbung fluteten.
Zoom hat hier sehr offen reagiert und sowohl die Datenweitergabe an Facebook beendet als auch die Sicherheitslücken etwa durch das Einführen einer Passwortfunktion und bessere Verschlüsselung für die Meetings entschärft.

Microsoft hat Ärger mit Datenschutzbehörden

Auch bei Microsoft gibt es gerade Ärger. Die Berliner Datenschutzbeauftragte kritisierte die Lösungen Skype und Microsoft Teams, aber auch andere Anbieter, als datenschutzrechtlich heikel. Microsoft wehrte sich gegen diese Aussage der Datenschützer und sprach von „missverständlichen Aussagen“ und „unzutreffenden Wertungen“. Microsoft hat die Berliner Datenschützer daraufhin schriftlich aufgefordert, diese Aussagen zu unterlassen.

Auch wenn die Einhaltung der DSGVO in Zeiten von Corona aus Sicht der Unternehmen vielleicht nicht oberste Priorität hat, herrscht bei der Verwendung von Online-Tools also kein rechtsfreier Raum. Um Ärger mit Datenschützern, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern zu vermeiden sollten Sie sich bei der Auswahl oder Überprüfung Ihrer Konferenz-Lösung etwas Zeit nehmen.

Es ist nämlich damit zu rechnen, dass die Datenschutzbehörden in den nächsten Wochen und Monaten die Anbieter von Videokonferenz-Lösungen noch sehr viel stärker unter die Lupe nehmen.

2. Check Datenschutz bei Videokonferenzen: Worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Videokonferenz-Lösung achten müssen

Die Tools auf dem Markt bieten neben verschiedenen Tarifen und technischen Möglichkeiten auch unterschiedliche Voraussetzungen und Einstellungen zum Thema Datenschutz. Egal, ob Sie beim Thema Videokonferenzen für die Schule den Datenschutz einhalten oder die Videokonferenz im Home Office datenschutzkonform einrichten möchten – die Regeln gelten in allen Bereichen. Wichtig für die Auswahl ist immer, dass Sie bestimmte datenschutzrechtliche Punkte beachten, um Ihre Videokonferenzen DSGVO konform zu gestalten.

I. Hat mein Anbieter von Videokonferenzen seinen Sitz in der EU oder ein angemessenes Datenschutzniveau?

Anbieter aus der EU sind aus Datenschutzsicht sicherer

In der EU gibt es ein einheitliches Datenschutzniveau. Deshalb sind Dienste sind aus Datenschutzaspekten sicherer. Wenn Sie die Wahl zwischen verschiedenen Tools haben, sollten Sie besser einen Dienst aus der EU wählen, damit Ihre Videokonferenz datenschutzkonform ist.

Anbieter aus Drittländern (USA & Co.)
Wenn Sie für Ihre Videokonferenzen einen Dienst aus einem Drittland wählen (Länder im EU-Ausland), sollten Sie darauf achten, dass diese Länder angemessene Datenschutzvorschriften einhalten. Doch wie erkennt man, ob ein Anbieter von Videokonferenzen datenschutzkonform genutzt werden kann und nach den Vorgaben der DSGVO genutzt werden kann?

a. Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission

Für einige Ländern hat die EU-Kommission festgestellt, dass dort das Datenschutzniveau „angemessen“ (also vergleichbar mit der EU) ist. Dazu gehören Andorra, Argentinien, die Faröer Inseln, Guernsey, Japan, Israel teilweise, Kanada, Neuseeland und die Schweiz.

b. Standard Contractual Clauses (SCC)

Nach diesen EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet sich der jeweilige Anbieter zur Wahrung des europäischen Datenschutzes.

c. EU-US Privacy-Shield

Das EU-US Privacy-Shield kann nicht mehr als Rechtsgrundlage herangezogen werden. Der EUGH hat das Abkommen gekippt. 

II. Habe ich die Datenschutzeinstellungen so sicher wie möglich eingestellt?

Die Datenschutzeinstellungen sind je nach Tool verschieden. Hier gibt es viele Einstellungen in den jeweiligen Systemen, die Sie genauer unter die Lupe nehmen sollten, wenn Sie den Datenschutz bei Videokonferenzen einhalten möchten. In erster Linie sollten Übertragungen ausschließlich verschlüsselt erfolgen. Die Aufzeichnungen und etwaige Chat-Protokolle sollten nach der Beendigung des Meetings auch gelöscht werden. Ein Tracking der Teilnehmer sollte nach Möglichkeit ebenfalls abgestellt werden, wenn Sie bei Videokonferenzen den Datenschutz der Teilnehmer sicherstellen möchten.

III. Habe ich habe einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abgeschlossen?

Die Anbieter gelten in der Regel Anbieter als Auftragsverarbeiter. Daher müssen Sie mit diesen einen AV-Vertrag abschließen.

IV. Wenn ein Betriebsrat vorhanden ist, habe ich den Betriebsrat beteiligt?

Wenn Sie einen Betriebsrat haben, dann können Absprachen mit diesem anfallen, wenn durch das Online-Konferenz-Tool Login-Daten verarbeitet werden und/oder die Teilnahme der Mitarbeiter quasi „überwacht“ werden kann. Das ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zwingend.

Habe ich meine Datenschutzerklärung ergänzt?

Sie müssen Ihre Datenschutzerklärung um die Datenverarbeitung im Rahmen der Videokonferenzen ergänzen, um bei Videokonferenzen DSGVO konform zu handeln. .

VI. Habe ich mein Verarbeitungsverzeichnis an die Nutzung von Videokonferenz-Tools angepasst?

Unternehmen sind nach Art. 30 DGSVO verpflichtet, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Um bei Videokonferenzen datenschutzkonform zu handeln, solltenDort sollten Sie auch dort das eingesetzte Videokonferenz-Tool erwähnen.

3. Videokonferenz-Software in Ihrer Datenschutzerklärung erwähnen

Ein Punkt der bei der Frage nach dem Datenschutz bei den jeweiligen Anbietern oft vergessen wird:

Wenn Sie Videokonferenz-Tools nutzen um mit Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartnern zu kommunizieren müssen Sie diese Tools in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen.

Sie müssen in Ihrer Datenschutzerklärung dann unter anderem folgende Punkte darstellen:

• Welches Tool nutzen Sie?
• Zu welchen Zwecken werden Nutzerdaten verarbeitet?
• Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach DSGVO
• Die Speicherdauer der Daten
• Wie lautet die Anschrift des Anbieters?
• Wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter geschlossen?

Wenn Sie zu einer Videokonferenz einladen, müssen Sie die Teilnehmer auch über Datenschutzfragen informieren.

Am einfachsten geht das durch einen Link auf der Anmeldeseite zur Videokonferenz oder in der Einladungsmail, in dem Sie auf Ihre Datenschutzerklärung verweisen.

Wir haben unsere Datenschutz-Generatoren bei eRecht24 Premium in den letzten Wochen um Texte zu den wichtigsten Videokonferenz-Anbietern ergänzt:

• Zoom
• ClickMeeting
• TeamViewer
• Skype for Business
• GoToMeeting
• Microsoft Teams
• Google Hangouts
• Google Meet
• Jitsi Meet

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Sören SiebertRechtsanwalt

4. Datenschutz bei Videokonferenzen: Darf ich Videocalls aufzeichnen?

Videokonferenzen aufzuzeichnen hat viele Vorteile. Ist es einfach und bequem, die Aufnahme später noch einmal herauszuholen, wenn etwas unklar ist, oder die Datei anderen zuzusenden. Oft machen sich Unternehmer aber keine Gedanken darüber, ob das Aufzeichnen von Videocalls überhaupt datenschutzkonform ist. Die Frage ist: Dürfen Sie Videocalls eigentlich ohne weiteres aufzeichnen? Die Antwort ist ganz klar: Nein!

Sind nicht alle Teilnehmer ausdrücklich einverstanden, machen Sie sich sogar strafbar, wenn Sie Videokonferenzen einfach mitschneiden. Denn bereits wenn Sie unbefugt aufnehmen, was ein Teilnehmer der Videokonferenz nicht öffentlich gesagt hat, aber auch wenn Sie die Aufnahme gebrauchen oder an andere weitergeben, gilt: Sie verletzten die „Vertraulichkeit des Wortes“ und Ihnen drohen eine Geld- oder Freiheitsstrafe bis zu 3 Jahren.

Auch datenschutzrechtlich ist die Antwort eindeutig: Haben die Beteiligten nicht freiwillig eingewilligt, dürfen Sie die Videokonferenz grundsätzlich nicht aufnehmen. Dann sind Ihre Videokonferenzen nicht datenschutzkonform. Ausnahme: Wenn das Aufzeichnen erforderlich ist, um berechtigte Interesse anderer zu wahren, und dieses das Interesse am Datenschutz des Betroffenen überwiegt. Einzig denkbar wäre hier die Dokumentation des Gesagten oder die Qualitätssicherung. Doch die Videokonferenzen sind nur ein Ersatz für Vor-Ort-Termine, und beim Jour Fixe in den Büroräumen wird schließlich auch keiner gefilmt. Auch hier ist nur das schriftliche Protokoll möglich und ausreichend. Folglich darf das Interesse an der Protokollierung den Datenschutz nicht überwiegen.

Folge: Sie müssen eine Einwilligung aller Teilnehmer einholen, um Ihre Videokonferenz datenschutzkonform zu gestalten. Aber wie muss diese aussehen? Es reicht nicht aus, dass die Software einen Infotext abbildet, dass gerade eine Aufzeichnung stattfindet. Für eine wirksame Einwilligung gelten strenge Anforderunge.

Nutzen Sie dafür einfach unsere Checkliste:

1. Holen Sie die Einwilligung vor Beginn der Aufzeichnung ein.
2. Lassen Sie die Teilnehmer die Einwilligung schriftlich erklären und dokumentieren Sie diese.
3. Informieren Sie die Teilnehmer über folgende Punkte:
   1. Zweck der Aufnahme
   2. Empfänger der Aufnahme
   3. Ort der Speicherung
   4. Speicherdauer
   5. Möglichkeit, die Einwilligung – auf während der laufenden Aufzeichnung – zu widerrufen.

Wichtig: Sie dürfen die Teilnehmer der Videokonferenz nicht zwingen, die Einwilligung zu erteilen. Alle Teilnehmer müssen freiwillig einwilligen. Als Arbeitgeber sollten Sie hier besonders vorsichtig sein: Schließlich stehen Ihre Mitarbeiter in einem Abhängigkeitsverhältnis zu Ihnen. Sie sollten also nicht den Eindruck bei ihnen erwecken, dass diese einen Nachteil haben werden, wenn sie nicht in die Aufzeichnung einwilligen.

5. Die wichtigsten Videokonferenz- Anbieter im Vergleichstest

Zoom

Clickmeeting

TeamViewer

Skype for Business

GoToMeeting

Microsoft Teams

Google Hangouts

Google Meet

Jitsi Meet

6. Das sollten Sie jetzt konkret tun:

• Prüfen Sie anhand der Vorgaben aus diesem Beitrag, ob Ihre aktuelle Videokonferenz-Lösung datenschutzkonform einsetzbar ist.
• Prüfen Sie, ob Sie einen AV-Vertrag mit dem Anbieter abgeschlossen haben.
• Prüfen Sie, ob Sie die datenschutzfreundlichsten Einstellungen im Tool gewählt haben.
• Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung um einen Passus zu Ihrem Videokonferenz-Tool.

Praxis Tipp:

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Sören SiebertRechtsanwalt