Social Media Guidelines: Wie kommunizieren Ihre Mitarbeiter bei Facebook & Co?

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Unternehmen stehen heute immer wieder vor der Frage, ob sie Sozialen Netzwerke aktiv nutzen, dulden oder gar verbieten sollten. An dieser Frage scheiden sich die Geister. Wie und ob Mitarbeiter im Büro Linkedin, Xing, Twitter und Co. nutzen dürfen, muss unbedingt schriftlich festgehalten werden. Denn sonst setzten sich Unternehmen einem zu großen Sicherheitsrisiko aus.

Umgang mit Social Media: Nutzwert oder Sicherheitsrisiko für deutsche Unternehmen?

Immer mehr Unternehmen wollen auf den Umgang mit Social Media nicht mehr verzichten und schätzen die sozialen Netzwerke als wichtiges Kommunikationsmedium für ihren Kundenkontakt. Dies liegt vor allem daran, dass die gesamte Kommunikation durch die Sozialen Netzwerke erheblich vereinfacht wird. Denn über diese Kommunikationskanäle können wichtige Informationen in kürzester Zeit an eine Vielzahl von Empfängern verbreitet werden.

So kann die gesamte Interaktion mit sozialen Netzwerken zum Beispiel für den Aufbau der Marke, die Stärkung des Unternehmensimages und der Kundenbindung sowie zur Verbesserung der Reaktionsfähigkeit beim technischen Kundendienst genutzt werden. Die Zielgruppe kann schneller und effektiver angesprochen werden, ohne auf die herkömmlichen Maßnahmen wie Telefonakquise oder Briefsendungen zurückgreifen zu müssen.

Nach einer Studie des Hightech-Verbandes BITKOM setzten schon fast die Hälfte (47%) aller Unternehmen in Deutschland soziale Netzwerke ein. Weitere 15% wollen damit in naher Zukunft starten.

Wo liegen die Gefahren der Social Media Nutzung durch Mitarbeiter?

Es iat in den Chefetagen der Unternehmen jedoch noch nicht ausreichend bekannt, dass Twitter, Facebook und Co. bei nicht sachgemäßer Bedienung zu erheblichen Risiken führen können. Es kann beispielsweise wissentlich oder unwissentlich zum Verrat von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen und sonstigem Abfluss von Know How kommen. Es besteht außerdem die Gefahr von Datenverlust, Malware- Infektionen und damit zugleich Produktivitätseinschränkung durch Arbeitszeitmissbrauch, Netzwerküberlastung und Reputationsverlust. Wirtschaftsspionage kann durch soziale Netzwerke erheblich vereinfacht werden. So kann die Konkurrenz in sozialen Netzwerken gezielte Informationen zu einzelnen Mitarbeitern –wie etwa Führungskräfte- sammeln und dadurch ebenfalls leichter an Unternehmensdaten kommen.

Mitarbeiterbeiträge in Sozialen Netzwerken

Im Berufsalltag kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter auffordern, eigene Tweets auf Twitter oder eigene Beiträge auf dem Facebook-Profil des Unternehmens zu posten. In diesen Fällen sollte den Verantwortlichen im Unternehmen bewusst sein, dass die Kommunikation durch Mitarbeiter oft ungefiltert und direkt erfolgt. Ein ebenso großer und weit verbreiteter Fehler von Unternehmen ist es, wenn die Verantwortlichkeit für Twitter, Facebook & Co. in die Hände von Praktikanten oder unerfahrenen Mitarbeitern gelegt wird. Hier werden die Gefahren und Risiken, die von einer solchen Gestattung ausgehen können, völlig unterschätzt. Wenn die Unternehmensleitung die Kommunikation in Sozialen Netzwerken nicht ausschließlich auf der Ebene der Geschäftsleitung ansiedelt oder in verantwortungsvolle Hände übergibt, kann das für die Unternehmen negative Folgen nach sich ziehen. Dies bestätigen zahlreiche Beispiele von misslungenen Äußerungen auf Facebook-Profilen. Global Player wie Daimler-Benz, Vodafone oder die Deutsche Bahn AG haben aktuell mit problematischen Aussagen von Mitarbeitern auf Facebook oder anderen Sozialen Netzwerken zu kämpfen. Nachdem beispielsweise auf Facebook zahlreiche Mitarbeiterpostings gegen die Haltung einiger Vorstandsmitglieder der Porsche AG zu Stuttgart 21 veröffentlicht wurden, hat die Porsche AG die Nutzung von Facebook im Unternehmen verboten.

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Social-Media-Guidelines sind unverzichtbar

Um unnötige Risiken zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter Ihres Unternehmens bezüglich des datenschutzrechtlichen Umgangs mit Sozialen Netzwerken und spezieller Vorgehensweisen im Umgang mit Social Media aufmerksam gemacht und geschult werden. Gut ausgearbeitete und akzeptable Nutzungsrichtlinien für Social Media (Social-Media- Guidelines) der Geschäftsführung an die Mitarbeiter sind heute in jedem Unternehmen, dass eine ungefilterte Kommunikation durch Mitarbeiter in Sozialen Netzwerken zulässt, dringend notwendig. Auch wenn es in der Praxis nicht immer klappt, Social Media-Richtlinien vollständig einzuhalten, so schaffen sie doch Anhaltspunkte für den konformen Umgang und tragen damit zu mehr Sicherheit im Unternehmen bei. Wenn dies konsequent von den Unternehmen umgesetzt wird, kann das Unternehmen einen großen Mehrwert verzeichnen.

Was in Social Media Guidelines stehen sollte

Social Media Guidelines sollten immer individuell auf das Unternehmen, das Geschäftsmodell und die jeweilige Art und Weise der Nutzung sozialer Medien verfasst werden. Nachfolgend aber einige Tipps für Punkte, die Unternehmen regeln sollten:

1. Arbeitnehmer dürfen keine unüberlegten Aussagen über das Unternehmen treffen. Das kann für den Arbeitnehmer Konsequenzen von einer Abmahnung bis zur Kündigung haben.

2. Verbot vertrauliche Informationen oder Betriebsgeheimnissen preiszugeben

3. Unternehmensinterna sind vertraulich zu behandeln und nicht in sozialen Netzwerken zu kommunizieren. Die Beiträge sollten sinnvoll und respektvoll sein. Gleiches gilt für sonstige Postings.

4. Persönliche Meinungen über Vorgesetzte im Unternehmen gehören grundsätzlich nicht in Soziale Netzwerke.

5. Für öffentliche Äußerungen für das Unternehmen ist die Presseabteilung Ihres Unternehmens zuständig.

6. Bitte verwenden sie immer neue Passwörter für die Sozialen Netzwerke! Die Passwörter, mit denen Mitarbeiter auf Firmendaten zugreifen, sind nicht dazu bestimmt, sich in soziale Netzwerke einzuloggen. Denn das kann für das Unternehmen ein unüberschaubares Risiko darstellen.

7. Rechtliche Vorgaben müssen eingehalten werden (insbesondere das Wettbewerbs- und Urheberrecht!).

8. Es muss unbedingt festgelegt werden, welche Mitarbeiter auf Sozialen Netzwerken für das Unternehmen sprechen dürfen.

9. Mitarbeiter in Führungspositionen sollten ihren aktuellen Standort nicht per geo-tracking mitteilen. Ansonsten könnten schnell nicht gewollte Bewegungsprofile erstellt werden.

10. Der Umgang mit sozialen Netzwerken in Unternehmen sollte im Rahmen einer unternehmensbezogenen „Social-Media-Nutzungsrichtlinie“ den individuellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens angepasst werden. Die oben aufgeführten Punkte werden Bestandteil der Richtlinie.

11. Arbeitsvertragliche Regelungen oder gesonderte betriebliche Vereinbarungen müssen erstellt und in die Arbeitsverträge aufgenommen werden.

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