Mahnung und Inkasso: So kommen Sie als Shop Betreiber und Dienstleister zu Ihrem Geld

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Mahnwesen: So kommen Sie zu Ihrem Geld
» Abwarten
» Selbst Mahnen
» Inkassounternehmen beauftragen
So finden Sie das richtige Inkasso Unternehmen
» Teilzahlung und Ratenzahlung
» Mahnung per E-Mail oder Telefon?
» Neue Vorschriften für Inkasso

Jeder Kunde muss 3x gemahnt werden, oder?

Einer der am häufigsten anzutreffenden Rechtsirrtümer überhaupt. Niemand weiß, woher dieser Irrtum stammt, falsch ist die Aussage trotzdem. Wenn sich Ihr Kunde in Verzug befindet (nur darauf kommt es rechtlich an) können Sie mahnen, ein Inkassobüro beauftragen, oder einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Egal, ob Sie ihn einmal, fünfmal oder gar nicht gemahnt haben.

Wann ist ein Kunde in Verzug?

In Verzug ist ein Kunde dann, wenn er auf eine Forderung (etwa Kaufpreis aus einem Kauf) trotz Fälligkeit (zahlbar bis zum 3.3.2015) oder einer Mahnung nicht zahlt.

Mahnwesen und Inkasso: So kommen Sie effektiv zu Ihrem Geld

Mahnwesen und Inkasso sind Berechnungen für den Versuch, offene Forderungen außergerichtlich einzutreiben. Wenn das nicht funktioniert, kommt als zweite Stufe das gerichtliche Mahnverfahren, als letzte Stufe das gerichtliche Klage- und Vollstreckungsverfahren.

Da niemand gern seine Kunden verklagt (selbst ich als Rechtsanwalt nicht) sind Unternehmer natürlich immer bemüht, Außenstände ohne die Gerichte einzutreiben.

Es gibt im Bereich Mahnwesen und Inkasso 3 Möglichkeiten:

1. Sie machen gar nichts
2. Sie mahnen selbst
3. Sie beauftragen ein professionelles Inkasso-Unternehmen

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1. Sie machen gar nichts

Das mag zunächst erstaunlich klingen. Aber eine aktuelle Umfrage des Ibi Research Instituts hat ergeben, dass fast 30% der befragten Shopbetreiber keine Maßnahmen ergreifen, wenn Kunden zu spät zahlen.

Für Shops und Dienstleister ist nichts zu tun aber keine Option. Sie haben Ware eingekauft und bezahlt oder als Dienstleister gearbeitet. Dafür müssen Sie bezahlt werden, sonst droht Ihnen die Pleite.

Lediglich für Anbieter von digitalen Produkten ist nichts tun eine Option. Wenn Sie beispielsweise niedrigpreisige E-Books für 1,99 Euro anbieten, werden Sie sich 3x überlegen, ob Sie jedem säumigen Zahler mit einem aufwändigen Inkasso-Verfahren hinterherrennen. Sie haben ja keinen direkten Verlust. Sie haben dann aber natürlich auch keinen Gewinn. Gerade bei digitalen Produkten ist es also besser, dafür zu sorgen, dass es ein effektives Inkasso und Mahnwesen gibt.

2. Sie mahnen selbst

Niemand kennt Ihre Kunden so gut wie Sie. Da liegt es nahe auch das Mahnwesen selbst zu übernehmen. Dazu sollten Sie aber einiges an personellem und rechtlichem Know How mitbringen.

Wichtig ist zum Beispiel, dass Sie als Shopbetreiber möglichst erst nach Ablauf der Widerrufsfrist mahnen. Sonst überlegt es sich der Kunden vielleicht anders und widerruft einfach. Auch über die Frage des Stils der Mahnung sollten Sie sich Gedanken machen. Viele Kunden haben tatsächlich einfach vergessen zu bezahlen. Die erste Zahlungserinnerung sollte also stets freundlich gehalten sein. Wenn die erste Zahlungserinnerung nicht hilft sollten Sie ein professionelles Mahnschreiben aufsetzen.

Was muss ein Mahnschreiben aus rechtlicher Sicht enthalten?

Wenn Sie selbst mahnen, sollten Sie darauf achten, dass folgende Punkte in einem Mahnschreiben enthalten sind:

• Korrekte Daten und Anschrift des Kunden
• Bezeichnung der Leistung oder Ware, die bestellt wurde
• Angaben, ob bereits geliefert wurde
• der offene Betrag
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Zahlungsaufforderung mit konkreter Frist
• Angebot zur Rücksprache
• ggf. Angebot zu Ratenzahlung
• Androhung weiterer Schritte bei Nichtzahlung (Übergabe an Inkasso-Firma, Mahnbescheid usw.)
• Vollständige Anschrift Ihres Unternehmens

Die Erfahrung zeigt aber, dass sich viele kleine Unternehmen mit einem effektiven Mahnwesen aus folgenden Gründen oft schwer tun:

1. Es fehlt die Zeit
2. Es fehlt die richtige Software
3. Es fehlt das rechtliche Wissen
4. Eine direkte Konfrontation mit den eigenen Kunden soll vermieden werden

Klären Sie vorher, ob Sie die notwendigen personellen Ressourcen und über professionelle Software zu Rechnungserstellung und Mahnwesen verfügen. Wenn nicht, übergeben Sie Ihre Forderungen besser an ein Inkasso-Unternehmen.

3. Sie beauftragen ein Inkassounternehmen

Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie müssen sich nicht ärgern und sind die tägliche Mahnarbeit los. Es fallen dafür aber natürlich Kosten an. Lassen Sie sich als Auftraggeber nicht von Aussagen wie „Inkasso kostenlos“ blenden. Niemand arbeitet umsonst, schon gar nicht ein Inkasso-Unternehmen.

Wenn Sie also nicht selbst mahnen wollen, nehmen Sie sich bitte vorher Zeit, um das für Sie richtige Inkassounternehmen zu finden.

Wie finde ich das richtige Inkasso-Unternehmen?

1. Holen Sie Erkundigungen über das Inkasso-Unternehmen ein:
   Eine kurze Recherche im Netz („Erfahrung mit XYZ Inkasso“) sorgt oft schon dafür, dass einige Unternehmen für Sie nicht in Betracht kommen.
2. Wollen Sie ein nettes oder ein eher direktes Inkassounternehmen?
   Auch diese Entscheidung sollten Sie als Unternehmer treffen. Es sind Ihre Kunden, die hier angeschrieben werden. Wenn Sie Ihre Kunden als Bestandskunden halten wollen, sollten Sie eher ein Unternehmen wählen, dass zurückhaltend agiert. Wenn es sich in der Mehrzahl um einmalige Kunden oder nur um die Härtefälle handelt kann das Inkassounternehmen durchaus auch eine etwas bestimmtere Tonart anschlagen.
3. Ist das Inkasso-Unternehmen organisiert und hat sich einem bestimmten Verhaltens-Kodex unterworfen?
   Es gibt im Inkasso-Gewerbe viele schwarze Schafe. Deswegen versuchen Branchenverbände wie der BDIU (Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V.), durch Selbstverpflichtung der Mitglieder für Seriosität zu sorgen. Ist ein Inkasso-Unternehmen dort Mitglied, ist dies schon einmal ein gutes Zeichen.
4. Prüfen Sie Ihr Inkasso-Unternehmen:
   Als Unternehmer sollten Sie darauf achten, dass sich das Inkasso-Unternehmen, das Sie beauftragen, an die gesetzlichen Vorgaben hält. Sonst haben Sie als Unternehmer gleich zwei Probleme:

• Durch unseriöses und gesetzeswidriges Inkasso leidet der Ruf Ihres Unternehmens.
• Wenn das beauftragte Inkasso-Unternehmen diese Vorgaben nicht einhält, bekommen Sie vom Schuldner ggf. kein Geld.

Achten Sie also unbedingt auf den Ruf und Referenzen Ihres Inkasso-Unternehmens. Lassen Sie sich Muster der Mahnschreiben vorlegen. Zudem erfahren Sie hier welche Darlegungs- und Informationspflichten bei Inkassodienstleistungen zu beachten sind.

Sind Teilzahlung und Ratenzahlung sinnvoll?

Viele Schuldner sind oft nicht in der Lage, den gesamten Betrag in einer Summe zu zahlen. Unterstellen Sie Ihren Kunden dabei nicht gleich, dass diese von Anfang an nicht zahlen wollen. Auch wenn es als Unternehmer natürlich oft schwer fällt, zu verstehen, wie jemand Leistungen oder Waren bestellt, die er nicht bezahlen kann.

Bieten Sie Ihren Kunden möglichst früh im Mahnprozess die Möglichkeit von Teilzahlungen und Ratenzahlungen an. So gewinnen Sie Kunden und Geld zurück, das sonst oft verloren ist.

Sichern Sie aber vorher ab, dass Sie diese Teilzahlungen auch effektiv verwalten können. Ihnen ist nicht geholfen, wenn drei Kunden mehr einem Ratenzahlungsplan zustimmen, Sie dafür aber einen erheblich höheren Verwaltungsaufwand haben.

Mahnung per E-Mail, Telefon oder Post?

Rechtlich gesehen sind alle Formen zulässig und erlaubt. Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, dass per Brief gemahnt werden muss. Alle Arten zu mahnen haben ihre Vor- und Nachteile.

Mahnung per E-Mail

Vorteile

• Gesetzlich zulässig
• Einfach umzusetzen
• Geringer Zeitaufwand

Nachteile

• Mahnungen per E-Mail landen oft im Spam-Ordner oder werden aufgrund zahlreicher Fake-Mahnungen nicht ernst genommen.
• Sie haben keine Möglichkeit den Zugang der Mahnung zu beweisen. Das haben Sie bei einem normalen Brief allerdings auch nicht.

Mahnung per Telefon

Vorteile

• Persönlichste Form der Mahnung
• Dem Schuldner wird die Dringlichkeit und Ernsthaftigkeit klar
• Es können schnell individuelle Lösungen gefunden werden

Nachteile

• Sie benötigen die Telefonnummer des Schuldners
• Hoher Zeit- und Personalaufwand

Mahnung per Post

Vorteile

• Zugang der Mahnung kann eindeutig dokumentiert und nachgewiesen werden.
• Mit unterstützender Software können Mahnungen in Briefform ganz einfach standardisiert verfasst und sogar versendet werden.

Nachteile

• Vergleichsweise hoher Kostenposten (Druck, - Software- und Versandkosten)
• Fehlender direkter Kontakt zum Schuldner

Damit es erst gar nicht zum Forderungsmanagement kommt, ist richtiges und fristgerechtes Mahnen wichtig. Entsprechende Hilfestellungen dabei bieten verschiedene Softwarelösungen. Einen Weg um klassisch per Post und trotzdem modern aufwandreduziert und gesetzeskonform zu mahnen bietet Mahnalarm. Die Webseite mahnalarm.de bietet ein Tool zum Mahnen per Klick ohne den mühsamen Weg zur Post.

Neue Vorschriften für Inkasso seit November 2014

Bereits seit November 2014 gelten neue gesetzliche Regelungen für das Mahnwesen. Die Regelungen finden sich im Gesetz gegen unseriöse Geschäftspraktiken (GguG) und sollen eigentlich unseriösen Inkassounternehmen das Geschäft erschweren. Die gesetzlichen Vorschriften gelten aber natürlich auch für seriöse Inkasso-Firmen.

Mahnungen einer Inkasso-Firma oder eines Rechtsanwalts gegenüber privaten Kunden müssen folgende Angaben in der ersten Mahnung enthalten:

• den Namen oder die Firma des Auftraggebers
• den Forderungsgrund, bei Verträgen unter konkreter Darlegung des Vertragsgegenstands und des Datums des Vertragsschlusses
• wenn Zinsen gefordert werden, die Zinsberechnung unter Darlegung der zu verzinsenden Forderung, des Zinssatzes und des Zeitraums, für den die Zinsen berechnet werden
• wenn ein Zinssatz über dem gesetzlichen Verzugszinssatz geltend gemacht wird, einen gesonderten Hinweis hierauf und die Angabe, aufgrund welcher Umstände der erhöhte Zinssatz gefordert wird, wenn eine Inkassovergütung oder sonstige Inkassokosten geltend gemacht werden, Angaben zu deren Art, Höhe und Entstehungsgrund
• wenn mit der Inkassovergütung Umsatzsteuerbeträge geltend gemacht werden, eine Erklärung, dass die Auftraggeberin oder der Auftraggeber diese Beträge nicht als Vorsteuer abziehen kann

Auf Nachfrage muss das Inkasso-Unternehmen dem Kunden folgende Informationen mitteilen:

1. eine ladungsfähige Anschrift der Auftraggeberin oder des Auftraggebers, wenn nicht dargelegt wird, dass dadurch schutzwürdige Interessen der Auftraggeberin oder des Auftraggebers beeinträchtigt werden
2. der Name oder die Firma desjenigen, in dessen Person die Forderung entstanden ist
3. bei Verträgen die wesentlichen Umstände des Vertragsschlusses.

Der Verbraucherschutz gibt den Kunden hier ein kostenloses Tool an die Hand um aufzuklären und mit dessen Hilfe sie Inkassoforderungen überprüfen lassen können. Muss überhaupt gezahlt werden? Und ist die Höhe der Kosten gerechtfertigt?

Fazit:

Mahnungen nerven. Sie sind zeitaufwändig, ärgerlich und teuer. Ohne richtige Strategie zu Fragen wie Inkasso & Co. sollte aber kein Unternehmer oder Existenzgründer auftreten. Wichtig ist, dass Sie das Inkasso von Anfang an professionell angehen. Egal, ob Sie das Mahnwesen selbst übernehmen oder einen Inkassodienstleister beauftragen.