Home Office wegen Corona: Was Unternehmer und Mitarbeiter zu Datenschutz und Arbeitsrecht beachten müssen (mit Generator)

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Deutschland ist im Ausnahmezustand: Das Virus hat auch uns erreicht und ist laut nun offiziell eine Pandemie. Um eine schnelle Verbreitung des Virus zu verhindern schicken immer mehr Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Aber geht das arbeitsrechtlich überhaupt so einfach? Was muss aus Gründen der IT-Sicherheit beachtet werden? Und haben Sie an eine DSGVOkonforme Vereinbarung mit Ihren Mitarbeitern gedacht?

Inhaltsverzeichnis

  1. Home Office und Arbeitsrecht
  2. Datenschutzvereinbarung mit Mitarbeitern (mit Generator)
  3. Hardware, Software und Passwörter: Die technische Seite
  4. Checkliste “Home Office für meine Mitarbeiter

1. Home Office und Arbeitsrecht

Wann darf ich meine Mitarbeiter ins Homeoffice schicken?

Arbeitgeber dürfen normalerweise nicht einseitig festlegen, ob und wann Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Diese Punkte t, sollte in Ihrem Arbeitsvertrag geregelt sein. Ist dies nicht der Fall, so können Sie natürlich auch mit Ihrem Arbeitnehmer vereinbaren, dass dieser im Homeoffice arbeitet. Dazu brauchen Sie aber dessen Einverständnis. Sie können das vertraglich vereinbaren, indem Sie einen Zusatz zum Arbeitsvertrag entwerfen.

Das Einverständnis des Arbeitnehmers muss aber nicht zwingend schriftlich sein. Durch schlüssiges Handeln kann der Arbeitnehmer ebenfalls zeigen, dass er mit einer Arbeit im Homeoffice einverstanden ist. Ein Indiz dafür liegt vor, wenn er sich sein Arbeitsmaterial von der Arbeit mit nach Hause nimmt und zu Hause dann auch tatsächlich arbeitet.

Um möglichen rechtlichen Probleme aus dem Weg zu gehen ist aber eine vertragliche Regelung über die Tätigkeit im Home-Office dringend zu empfehlen.

Sie können eine solche Regelung schnell und einfach über unseren Generator erstellen.

Sören Siebert
Sören SiebertRechtsanwalt

Ist es für Arbeitgeber sinnvoll, die Arbeit im Homeoffice vertraglich genau zu regeln?

Das hängt ganz von Ihrer unternehmerischen Gestaltung ab. Verrichtet der Arbeitnehmer immer mal wieder Arbeiten außerhalb vom Arbeitsplatz, zum Beispiel durch das Beantworten von Arbeits-Mails, kann eine genaue Regelung überflüssig sein. Arbeitet Ihr Arbeitnehmer jedoch regelmäßig im Homeoffice und hat dafür feste Tage, dann sollten Sie unbedingt konkrete Regelungen vereinbaren.

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Wenn es um längere Home-Office Zeiten aufgrund von Corona geht, sollten Sie unbedingt arbeitsvertragliche Regelungen treffen. Bedenken Sie, dass es viele Mitarbeiter nicht gewöhnt sind, längere Zeit ohne den Austausch mit Kollegen oder Vorgesetzten eigenverantwortlich zuhause zu arbeiten.

Sören Siebert
Sören SiebertRechtsanwalt

Darf mein Arbeitnehmer selbst bestimmen, ob er ins Homeoffice geht?

Nein. Genauso wie Sie den Arbeitnehmer bei einer fehlenden Regelung nicht einseitig ins Homeoffice schicken dürfen, können Arbeitgeber nicht einseitig festlegen, im Homeoffice zu arbeiten.

Wie sieht es aus, wenn sich mein Arbeitnehmer wirklich mit dem Virus infiziert hat?

Wenn der Arbeitnehmer erkrankt ist, dann darf er gar nicht arbeiten. Es kann aber auch vor einer eindeutigen Infektion eben auch vorher sinnvoll sein, dass Mitarbeiter zur Sicherheit im Homeoffice arbeiten, um eine potenzielle Infektion auszuschließen. Dann gilt das eben Gesagte: Sie können Ihren Arbeitnehmer vertraglich oder mit seinem Einverständnis ins Homeoffice schicken.

Was ist, wenn sich mein Arbeitnehmer weigert, ins Homeoffice zu gehen?

Wenn Ihr Arbeitnehmer nicht ins Homeoffice gehen möchte, dann können Sie ihn normalerweise auch nicht dazu zwingen, es sei denn, Sie haben diesbezüglich eine Vereinbarung getroffen. Nur in absoluten Ausnahmefällen ist ein „Zwang“ zur Vermeidung von außerordentlich großen Schäden zulässig.

Wie gehe ich sicher, dass sich mein Arbeitnehmer an die Regeln im Homeoffice hält?

Dazu sollten Sie (schriftlich) klären, welche Regelungen im Homeoffice gelten. Auf der Arbeit zu Hause gelten sehr ähnliche Voraussetzungen wie am regulären Arbeitsplatz. Das gilt insbesondere für die Sicherheit am Arbeitsplatz. Im Falle eines Unfalles gilt die gesetzliche Unfallsversicherung. Hier sollten Sie beachten, dass es sich nicht immer unbedingt um einen Arbeitsunfall handeln muss, wenn der Arbeitnehmer im Homeoffice arbeitet. Bei privaten Tätigkeiten greift die gesetzliche Unfallversicherung nicht, hier kann eine Abgrenzung im Einzelfall aber sehr schwierig sein.

Ändert sich etwas an den Arbeitszeiten im Home Office?

Die Arbeitszeiten richten sich nach den Regelungen im Arbeitsvertrag. Das bedeutet auch, dass der Arbeitnehmer nicht außerhalb der Arbeitszeiten im Home Office erreichbar sein muss. Aber auch hier gilt: Normalerweise darf niemand länger als acht Stunden pro Werktag innerhalb von sechs Kalendermonaten arbeiten. Auch für die Ruhe- und Pausenzeiten bestehen die gleichen Regelungen wie für die „normale Arbeit“.

2. Datenschutzvereinbarung mit Mitarbeitern

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Was regelt eine Datenschutzvereinbarung zum Home Office?

Für die Arbeit im Homeoffice muss eine Datenschutzvereinbarung getroffen werden. Diese Vereinbarung regelt, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen Ihre Arbeitnehmer im Homeoffice ergreifen müssen. Im Homeoffice haben Sie nämlich wenig Kontrolle darüber, wie Ihr Arbeitnehmer mit Ihren Daten umgeht.

Sie können Ihn zwar durch entsprechende Softwares vor IT-Angriffen schützen. Sie können dagegen aber nicht kontrollieren, inwieweit die berufliche technische Ausrüstung mit externen privaten Geräten verbunden wird. Hier kann es schnell zu Datenpannen kommen, die für Sie als Arbeitgeber verheerende Folgen haben können.

Deshalb ist eine vertragliche Regelung hier sehr wichtig.

Woher bekomme ich ein Muster für eine Home Office Richtlinie?

Wir haben mit den Kollegen der Kanzlei Siebert Goldberg einen Generator erstellt, mit dem Sie sich eine passende Vereinbarung zum Datenschutz im Homeoffice schnell und kostenlos erstellen können.

3. Effizient und sicher im Home-Office: Die technische Seite

Wie sorge ich für technische Sicherheit bei der Arbeit im Homeoffice?

Technische Sicherheit am Arbeitsplatz ist das A&O. Fürs Homeoffice sind ein paar Besonderheiten zu beachten. Diese Auswahl beinhaltet nur eine Übersicht über die wichtigsten Punkte.

Ausreichend schnelles Internet

Wichtig ist in erster Linie, dass Ihr Arbeitnehmer auch richtig arbeiten kann. Dazu benötigt er eine gut funktionierende Internetverbindung. Gerade für Videokonferenzen muss geklärt sein, ob Ihr Arbeitgeber ggf. Seinen Tarif ändern und die Bandbreite erhöhen muss. Die kosten dafür sollte der Arbeitgeber tragen.

Die richtige Telefonnummer

Viele Mitarbeiter müssen auch im Home-Office unter der Nummer des Arbeitgebers erreichbar sein. Dies können Sie mithilfe von Apps auf den Handys der Mitarbeiter oder mithilfe von sogenannten VoiP-Anlagen („Voice over IP“) umsetzen.

Privater Rechner oder vom Arbeitgeber gestellt?

Im Idealfall sollte Ihr Mitarbeiter nicht mit einem privaten PC, Mac oder Laptop arbeiten. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern für das Home-Office einen eigenen Arbeitscomputer zur Verfügung.

  • Weitere Punkte, die Sie als Arbeitgeber in Bezug auf die Mitarbeiter-Rechner umsetzen müssen:
  • Verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter, sichere Passwörter zu verwenden.
  • Die komplette Software des Rechners sollten auf dem neuesten Stand sein.
  • Verwenden Sie ein VPN: So können auf Heimnetzwerke spezialisierte Hacker schlechter auf den Rechner zugreifen.
  • Verschlüsseln Sie die Festplatten: Im Fall von Diebstählen sind Sie so auf der sicheren Seite.
  • Privates und Berufliches gehören nicht zusammen: Der Arbeitnehmer sollte die Home Office
  • Hardware nicht für private Zwecke nutzen.
  • Familienmitglieder und andere Personen aus dem Haushalt des Arbeitnehmers sollten keinen Zugriff auf den Rechner haben.
  • Der Arbeitnehmer sollte keinen externen privaten Datenträger an den Arbeitsrechner anschließen.

Entwickeln Sie ein Konzept für Ihr Unternehmen. Und machen Sie diese Regeln dann zum Bestandteil der vertraglichen Mitarbeiter-Vereinbarung zum Home Office.

Sören Siebert
Sören SiebertRechtsanwalt

4. Schnell-Check “Home Office für meine Mitarbeiter”

Sind in den Arbeitsverträgen meiner Mitarbeiter Regelung zur Arbeit im Homeoffice getroffen?

Ja: Prüfen Sie ob diese Regelungen auch längere Zeiten im Home Office abdecken.

Nein: Holen Sie das Einverständnis der Arbeitnehmer ein bzw. ergänzen Sie die Arbeitsverträge um einen Passus zum Home-Office.

Haben Sie mit allen Mitarbeitern eine Vereinbarung zum Datenschutz im Home-Office getroffen?

Ja: Super. Prüfen Sie bitte, ob dies Vereinbarungen aktuell sowie inhaltlich und rechtlich korrekt formuliert sind.

Nein: Erstellen Sie mit unserem Generator kostenfrei eine DSGVO-Regelung zum Home Office.

Habe ich meinen Arbeitnehmer mit technischen Vorkehrungen zur Arbeit im Homeoffice ausgestattet? Dazu gehören insbesondere:

  • eine ausreichend stabile und schnelle Internetverbindung
  • die telefonische Erreichbarkeit über eine Büronummer
  • Ein Arbeits-Computer, dessen Software auf aktuellem Stand ist
  • Anweisungen und Hinweise zu Passwörtern und Datensicherheit im Home-Office
Kommentare  
Jutta
0 # Jutta 31.03.2020, 18:46 Uhr
Wir haben gerade voll das Theater in der Firma weil der Arbeitgeber verlangt das wir Mitarbeiter unsere Privaten Geräte für Homeoffice nutzen sollen. Es soll eine Software auf das Gerät gespielt werden und dann darf nicht über WLAN gearbeitet werden sondern nur über LAN Kabel. Jeder soll seinen Laptop in der Firma abgeben und darf dann beim Aufspielen der nötigen Software dabei sein. Das kann doch nicht rechtens sein. Ich jedenfalls werde Garantiert nicht mein privat Eigentum der Firma zur Verfügung stellen.
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Anne. Sonnenschein
-1 # Anne. Sonnenschein 23.03.2020, 23:56 Uhr
Und noch eine Ergänzung für alle, die auch so mal eben - und vor allem wenn man wie ich ganz neu und als Quereinsteiger ist - eine diese Frage zum "Zwang home Office" wegen "Corona" die aber eben meist mal eben schnell als komplett uneingeschränkt ausser wenn die Firma es widerrufen will so aufgesetzt wird, NICHT UNTERSCHREIBEN!
Hier ein Link für Eure Rechte liebe ARBEITENEHMER (m/w/d)

https://www.ihk-niederbayern.de/coronavirus-und-homeoffice-4720406#titleInText0

Lasst Euch da nicht beirren, Vertrag ist Vertrag und kann nicht einfach mal so mit einer x-beliebigen Nutzungsvereinbarung gegen Euren Willen ergänzt werden. Punkt.
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Anne. Sonnenschein
-1 # Anne. Sonnenschein 23.03.2020, 22:21 Uhr
Wenn man NEU im Thema (in meinem Falle Quereinsteiger in der IT) ist, noch nie Homeoffice gemacht hat, zu Hause nur einen anlogen Anschluss hat und auch weder das Büromobilar hat und keinen Platz, dann glaube ich kaum, das man mal eben mit neuem Arbeitsvertrag, der ja mit einer ursprünglich mal dreiwöchigen Einarbeitungszeit und danach noch mit einem erfahrenen Mitarbeitercoach zusammensitzt, auf zu Hause Arbeit EINSEITIG verpflichtet werden kann. Hinzu kommt, das der Arbeitsvertrag mit einem Personaldienstleister geschlossen wurde und das Kundenunternehmen wenige Tage vor Beginn eine solche Vereinbarung auffordert, auf UNBESTIMMTE ZEIT GELTEND (also nichts Corona) unterschreiben soll. Ich sage aus rechtlicher Sicht, das dies nicht möglich ist, da der ursprünglich unterzeichnete Arbeitsvertrag keinerlei Hinweise auf HomeOffice (was ja mit vielen Voraussetzungen schon mal zum Arbeitsplatz nur möglich ist und sehr wohl im Arbeitsvertrag schlüssig vereinbart sein muss) enthält. Somit geht das nicht, auch wenn aufgrund der nur eintägigen Kündigungsfrist die ja nicht unbedingt zugunsten des Arbeitnehmers geschlossen wird, keinen Sinn macht.
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Hans
+1 # Hans 23.03.2020, 11:14 Uhr
Der Artikel beginnt zwar mit "Home Office wegen Corona", geht aber im weiteren Verlauf nicht auf die aktuelle Sondersituation ein, er beschreibt den Regulärfall. Als Arbeitgeber interpretiere ich die Maßnahmen der Regierung so, dass ich ein homeoffice anordnen muss (wenn es technisch und von Betriebsablauf möglich ist). Ihre Aussage: "Arbeitgeber dürfen normalerweise nicht einseitig festlegen, ob und wann Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten" müsste also auf die aktuelle Situation angepasst werden. Können Sie hierzu bitte nochmal eine Einscchätzung geben, vielen Dank
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Anne. Sonnenschein
+1 # Anne. Sonnenschein 24.03.2020, 00:00 Uhr
Lieber Hans, der Arbeitgeber kann - glücklicherweise gibt es noch zumindest das REcht auf Nichteindringen in den Privatbereich des Arbeitnehmers und damit noch die Privatsphäre - eben nicht gegen den Willen des Arbeitnehmers einfach mal so was durchsetzen. Option: Kündigen Sie doch einfach, wenn das aufgrund der Zeit der Arbeitsjahre bzw. erst neu eingestellt möglich ist.
Wo kämen wir denn da hin, wenn ein Arbeitgeber jeden Tag einfach mal in die privaten sprichwörtlichen 4 Wände des Arbeitnehmers eindringen kann? Sie haben gewiss Verständnis dafür. Ihnen alles Gute und bleiben Sie gesund.
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Stefan
+3 # Stefan 19.03.2020, 10:50 Uhr
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich benötige Ihrer Unterstützung bezüglich, einen Aussagekräftige Schreiben an meinen Arbeitgeber als Begründung für den Bedarf an Homeoffice in der Coronakrise.
LG
Danke Im Voraus
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